In Microsoft Excel kann man ganz einfach aufklappbare Dropdown-Auswahllisten in einer oder mehreren Zellen erstellen. Die Auswahlmöglichkeiten beschleunigen die Eingabe der Daten erheblich, verhindern ungültige Eingaben und machen das Arbeitsblatt wesentlich übersichtlicher und professioneller. Wie das genau geht und welche Funktionen Ihnen dabei alles zur Verfügung stehen, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung. Show
(Lesedauer ca. 6 Minuten) Inhaltsverzeichnis
1. Dropdown-Listen in Excel: Was ist das eigentlich genau?Als „Dropdown-Liste“ wird in dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel eine aufklappbare Auswahlliste in einer Zelle bezeichnet, manchmal auch Klappmenü genannt. Dabei erscheint ein Aufklapppfeil neben der oder den ausgewählten Zellen. Wird dieser angeklickt, öffnet sich eine zuvor erstellte Auswahlliste, und Sie können einfach per Mausklick ein Element auswählen, das dann sofort eingefügt wird, ohne dass Sie dies extra eintippen müssen. Die Funktion vereinfacht und beschleunigt die Eingabe von Daten in eine Excel-Tabelle erheblich. Dies ist vor allem für häufig benötigte Formulare praktisch, in die immer wieder dieselben Eingaben eingetragen werden müssen. Gleichzeitig vermeiden Sie damit auch Tippfehler oder ungültige beziehungsweise nicht vorgesehene Eingaben. So können auch andere Nutzer effizienter mit Ihren Arbeitsblättern in dem Tabellenkalkulationsprogramm arbeiten.
2. Wie wollen Sie die Werte (Quelle) für die Dropdown-Liste in Excel eingeben?Zunächst müssen Sie sich entscheiden, wie Sie die Werte, die in der Dropdown- Auswahlliste erscheinen sollen, in Excel eingeben wollen. Dies kann durch das Markieren bestehender Zellen erfolgen, durch das Anlegen einer separaten Tabelle oder durch das manuelle Eintragen der Werte in die Quellliste beim Erstellen Ihrer Dropdownauswahl.
Anleitung, wie man eine Tabelle als Quelle für die Dropdown-Auswahlliste formatiertEine Liste aus mehreren untereinanderstehenden Zellen kann ganz leicht in eine Tabelle umgewandelt werden. Klicken Sie dafür einfach nur auf eine beliebige Zelle in dieser Liste und geben Sie dann die Tastenkombination → Strg + T ein. Optional das Häkchen bei → Tabelle hat Überschriften setzen und mit → Ok bestätigen, fertig. 3. Schritt-für-Schritt Anleitung, wie man eine Dropdown-Auswahlliste in Excel erstellt
4. Wie eine Dropdown-Aufklappliste in Excel funktioniert und genutzt wirdWenn Sie die Dropdownliste erfolgreich angelegt haben, erscheint neben der Zielzelle ein kleiner Aufklapppfeil. Sobald darauf geklickt wird, öffnet sich die Auswahlliste mit allen zur Auswahl stehenden Optionen. Wird eine dieser Auswahlmöglichkeiten angeklickt, wird die Zelle automatisch damit ausgefüllt.
5. Eine Dropdownliste in Excel wieder löschenDafür müssen lediglich die betreffenden Zellen, in die das Dropdownelement eingefügt wurde, mit der Maus markiert werden. Anschließend auf die Registerkarte → Daten und auf → Datenprüfung klicken und dann links unten auf → Alle löschen. 6. Die Quellliste vor der Bearbeitung anderer schützen und ausblendenWenn Sie verhindern möchten, dass andere Nutzer die Dropdown-Auswahlliste nachträglich noch bearbeiten und verändern können, dann sollten Sie die Liste mit den Einträgen, aus denen sich die Auswahlliste zusammensetzt, auf einem anderen Arbeitsblatt dieser Mappe anlegen. Dieses Arbeitsblatt können Sie dann ausblenden und schützen lassen. 7. Extra-Tipps rund um Microsoft 365 und die Top 10 Excel-Tipps als Video-Tutorial!Die Dropdown-Auswahllisten sind nicht die einzige etwas versteckte Funktion in dem Excel-Kalkulationsprogramm. Auch die absoluten und relativen Zellenbezüge, die Filterfunktionen oder die bedingte Formatierung sind beispielsweise extrem praktisch – allerdings nur den wenigsten User richtig gut vertraut. Was diese nützlichen Excel-Features konkret bringen, erfahren Sie in unserem Video-Tutorial „die Top 10 Microsoft Excel Tipps“ gleich im Anschluss unten. Und wie sieht es mit Ihrem Insider-Wissen rund um die anderen Microsoft 365 Tools aus, wie zum Beispiel Outlook, Word, PowerPoint, Teams, Planner, OneNote, OneDrive, Sway, Forms, Whiteboard, Yammer, Visio oder Viva? Hier finden Sie unsere besten Tipps, Tricks und Anleitungen hierzu!
Büro-Kaizen Video-Tutorial: Die Top 10 Microsoft Excel Tipps (auf Deutsch)
Inhalt dieses Video-Tutorials mit den 10 besten Excel-Tipps:
Weiter Tipps rund um ExcelMicrosoft Excel bietet noch weitere spannende Funktionen. Deshalb haben wir eine Sammlung mit weiteren Beiträgen rund um das Tabellenkalkulationsprogramm: Wie erstellt man eine Dropdownliste?Markieren Sie die Zellen in der Tabelle, in welche Sie das Dropdown-Menü einbinden möchten. Klicken Sie dann im Reiter "Daten" auf "Datenüberprüfung...". Klicken Sie im neuen Fenster auf den Pfeil des Dropdown-Menüs unter "Zulassen:", der neben "Jeden Wert" zu sehen ist. Wählen Sie dann die Option "Liste" aus.
Wie fügt man ein Dropdown Feld ein?Platzieren Sie den Cursor in der Formularvorlage an der Stelle, wo Sie das Steuerelement einfügen möchten. Wenn der Aufgabenbereich Steuerelemente nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Einfügen auf Weitere Steuerelemente, oder drücken Sie ALT+I, C.
Wie funktioniert Dropdown?Eine Dropdown-Liste (auch Drop-down-Liste), Dropdown-Listenfeld (von englisch to drop down ‚herunterfallen') oder Klappliste ist ein Steuerelement einer grafischen Benutzeroberfläche, mit dem ein Benutzer einen Wert aus einer vorgegebenen Liste von Werten auswählen kann.
Wo ist das Drop Down Menü?Das Drop Down Menü, manchmal auch Dropdown Menü genannt, ist einfach zu findendes Menü auf deinem Smartphone. Um es zu sehen musst du nur mit dem Finger vom oberen Displayrand herunterwischen.
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