Was gehört nicht in die Personalakte

In einer Personalakte befinden sich mitunter sehr sensible personenbezogene Daten über den jeweiligen Arbeitnehmer. Neben dem Lebenslauf, Beurteilungen und Zeugnissen sowie Adress- und Kontodaten können das auch Informationen über die Gesundheit des Betroffenen (z. B. Atteste) oder sogar dessen Religion sein. Es können also mitunter auch besonders schützenswerte personenbezogene Daten in der Personalakte enthalten sein.

Nicht jedem Arbeitnehmer ist dabei bewusst, dass auf Grundlage einer solch umfassenden Datensammlung nicht nur ein exaktes Profil erstellt werden kann. Darüber hinaus kann der Missbrauch von Daten wie der Steuer-Identifikationsnummer auch zu einem wirtschaftlichen Schaden führen.

Aufgrund dieser sensiblen Inhalte ist insbesondere bei einer jeden Personalakte der Datenschutz streng zu beachten. Doch was genau bedeutet das?

Datenschutz beachten: Die Personalakte ist auch Eigentum des Arbeitnehmers!

Aufgrund der enthaltenen personenbezogenen Daten in der Personalakte ist der Datenschutz im jeweiligen Unternehmen zu gewährleisten. Das bedeutet vor allem die Einhaltung der wichtigen Datenschutzgrundsätze:

1. Für die Ablage personenbezogener Daten in der Personalakte bedarf es entweder der Zustimmung des betroffenen Arbeitsnehmers oder aber einer gesetzlichen Grundlage, die dies gestattet oder bestimmt.
2. Es gilt das Gebot der Datensparsamkeit.
3. Die Daten dürfen nur zweckgebunden erhoben, verarbeitet und genutzt werden.

Für Arbeitgeber bedeutet das vor allem: Es dürfen nur solche Daten gesammelt werden, die für die Aufnahme, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind (§ 26 Bundesdatenschutzgesetz – BDSG).

Im Datenschutz kommt der Personalakte darüber hinaus ein gewisser Sonderstatus zu, denn üblicherweise beziehen sich entsprechende Gesetze auf die automatisierte Datenerhebung – also digitalisierte und elektronisch hinterlegte Daten. Aber das BDSG hebt explizit hervor, dass nicht nur eine elektronische Personalakte unter den Datenschutz fällt, sondern insbesondere auch jede nicht automatisierte Papierakte.

Wer darf die Personalakte laut Datenschutz einsehen?

Zudem gilt es beim Datenschutz zu berücksichtigen, dass nur Befugte Personen Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben dürfen. Sie müssen entsprechend vor dem unbefugten Zugriff Dritter bewahrt werden. Das gilt analog auch für jede Personalakte. Im öffentlichen Dienst finden sich entsprechende Vorschriften zum Datenschutz in der Personalabteilung u.a. im Bundesbeamtengesetz (§§ 106 bis 115 BBG).

Wesentliche Bestimmungen diesbezüglich sind:

1. Die Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln.
2. Sie muss ausreichend vor unbefugter Einsichtnahme gesichert sein (gemäß § 9 BDSG).
3. Nur Personen, die in der Personalverwaltung arbeiten oder mit Personalangelegenheite betraut sind, dürfen die Akte einsehen.
4. Der Kreis der Einsichtsberechtigten muss nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 15. Juli 1987 vom Vorgesetzten möglichst klein gehalten werden (Aktenzeichen: 5 AZR 215/86).
5. Auch bei Berechtigung ist die Einsicht in die Personalakte jedoch nur dann zulässig, wenn dies zum Zwecke der Personalverwaltung bzw. einer Personalangelegenheit erfolgt. Also auch Personalverwalter dürfen nicht beliebig Einsicht nehmen. Und auch der Vorgesetzte darf sich nicht einfach beliebig der Personalakten bedienen.

Zwar findet sich eine entsprechende Regelung für privatrechtliche Arbeitsverhältnisse nicht, aber gelten auch hier dieselben Vorgaben. Dies verdankt sich vor allem dem durch das Grundgesetz jedem Bürger eingeräumte Recht auf informationelle Selbstbestimmung – als Teil des Rechts auf Privatsphäre. Auch die personenbezogenen Daten in der Personalakte unterliegen dem Datenschutz uneingeschränkt, als Sie Eigentum des jeweiligen Arbeitnehmers sind.

Da nicht immer jeder Personalverwalter und Einsichtsberechtigter alle Informationen in der Personalakte einsehen können muss, sind unterschiedliche Vorgänge denkbar, die die Einsichtnahme jedes Mal beschränkt. Neben der Absonderung einzelner Daten in einer gesonderten Personalakte kann der Datenschutz etwa auch erhöht werden, indem sämtliche Dokumente in dem Ordner in separierten Briefumschlägen aufbewahrt werden. Auf diesem kann dann ggf, zusätzlich jede einzelne Einsichtnahme vermerkt werden.

Im Hinblick auf eine digitale Personalakte könnte der Datenschutz ggf. besser gewahrt werden, indem einzelne Abschnitte in der Akte nur separat über Passwörter einsehbar wären. Diese Passwörter könnten dann den jeweils Berechtigten ausgehändigt werden.

Auskunftsrecht des Arbeitnehmers

Da die Personalakte dem Datenschutz unterliegt, gelten diesbezüglich auch dieselben Rechte auf Seiten der Betroffenen. Das wichtigste hierunter ist das Recht auf Auskunft. Das bedeutet in diesem Fall, dass neben den Personalern vor allem auch der Eigentümer der in der Personalakte enthaltenen personenbezogenen Daten diese einsehen darf: der Arbeitnehmer.

Sie können also gegenüber Ihrem Arbeitgeber bzw. dem Personalverwalter die Einsichtnahme beantragen. Das Auskunftsrecht soll dem Betroffenen ein gewisses Maß an Kontrolle über die zu seiner Person gespeicherten Daten gewährleisten.

Sie können bei der Einsichtnahme in Ihre Personalakte die vom Datenschutz vorgegebenen Bestimmungen prüfen: Sind veraltete, falsche oder widerrechtlich erhobene personenbezogene Daten in der Personalakte hinterlegt? Wurden Lösch- und Sperrfristen für einzelne Daten beachtet?

Fallen Ihnen Fehler in Ihrer Personalakte auf, kommt gemäß Datenschutz Ihr Recht auf Löschung, Sperrung oder Berichtigung von Daten zum Tragen.

Welche Inhalte dürfen nicht in der Personalakte sein?

Was gehört in die Personalakte Arbeitsrecht?

Welche Dokumente kommen in die Personalakte?

Was gehört in die Personalakte Haufe?