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Wenn Mitarbeiter im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit unterwegs sind, fallen oft Reisekosten an, die sie im Anschluss ihrer Geschäftsreise als Spesen in einer Reisekostenabrechnung dokumentieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche gesetzlichen Regelungen es gibt, welche Arbeitsschritte bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auf Sie zukommen und was Sie hinsichtlich Steuern, Fristen und der Kilometerpauschale beachten müssen.

• Was gilt als Geschäfts- bzw. Dienstreise?
• Was sind Reisekosten?
• Reisekostenabrechnung 2023: Muss ich Steuern zahlen?
• Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es?
• Wer hat Anspruch auf eine Reisekostenabrechnung?
• Welche Fristen gelten für die Reisekostenabrechnung?
• So lässt sich die Reisekostenabrechnung ausfüllen
• ✔️ Kostenloser Download: Reisekostenabrechnung 2022 Vorlage Excel

Was gilt als Geschäfts– bzw. Dienstreise?

Es handelt sich um eine Dienstreise, wenn die Auswärtstätigkeit nicht an der „ersten Tätigkeitsstätte” verrichtet wird.

Der Begriff „erste Tätigkeitsstätte” beschreibt den Ort, an dem ein Arbeitnehmer seine tägliche oder zumindest regelmäßige wöchentliche Arbeit verrichtet, oder ein Drittel der Arbeitszeit verbringt. Diese wird auch als regelmäßige Arbeitsstätte bezeichnet. 

Aber Achtung: Dienstreisen sind meist Tätigkeiten, die außerhalb der eigenen Stadtgrenze stattfinden. Das können u.a. Kundentermine, Messebesuche oder auch Fahrten zu Niederlassungen des Unternehmens sein. 

Und: Wenn Sie auswärts tätig sind, werden Reisekosten für maximal drei Monate vom Finanzamt abgerechnet.

Definition: Was sind Reisekosten?

Als Reisekosten werden jegliche Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich bedingten Reisen für die Arbeitnehmer anfallen. Dazu gehören:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungskosten
• Reisenebenkosten

Fahrtkosten: Die Kilometerpauschale bei der Reisekostenabrechnung

Für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte gibt es drei Arten der Berechnung:

• Abrechnung der tatsächlichen Kosten durch Einzelnachweis: Für diese Art der Berechnung müssen die Beschäftigten ein Fahrtenbuch führen. Darin werden die Gesamtkosten des Fahrzeugs, die beruflich gefahrenen Kilometer und die Jahresfahrleistung festgehalten. Weitere Kosten für Steuern, Haftpflicht, Abschreibung, Betriebskosten und Reparaturen werden ebenfalls dokumentiert und mit Quittungen belegt.
• Abrechnung durch den individuellen Kilometersatz des Fahrzeuges: Auch hier muss die Kilometerleistung in einem Fahrtenbuch dokumentiert werden. Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz wird zunächst anhand der tatsächlichen Kosten durch einen Einzelnachweis über 12 Monate ermittelt. Im Anschluss kann der ermittelte Satz auch in den Jahren danach angewendet werden – sofern es keine einschlägigen Änderungen in der Fahrleistung gibt.
• Abrechnung durch eine Kilometerpauschale: Für einen PKW beträgt die Pauschale 30 Cent pro Kilometer, für andere motorbetriebene Fahrzeuge 20 Cent pro Kilometer. Weitere Aufwendungen, wie Reparaturkosten, Kfz-Steuer oder Versicherungsprämien sind damit abgegolten.

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Übernachtungskosten

Für Beschäftigte, die auf Dienstreise gehen, gelten die folgenden Regelungen hinsichtlich der Übernachtungskosten: 

• Das Unternehmen wird Ihnen vorher mitteilen, bis zu welcher Höhe die Kosten für einen Hotelaufenthalt erstattet werden
• Die Hotelrechnung übernehmen Sie erst einmal selber und lassen sich diese später erstatten, sie sollte nicht über die firmeneigene Kreditkarte bezahlt werden
• Wenn die Dienstreise mehr als 24 Stunden dauert, können Sie eine Übernachtungspauschale nutzen 
• Eine Übernachtungspauschale von 20 Euro bekommen Sie dann, wenn Sie auf einem privaten Stellplatz mit einem Wohnmobil übernachten

Verpflegungskosten

Es gibt zwei Arten der Verpflegungspauschale: je nachdem, ob Arbeitnehmer*innen zwischen 8 bis 24 Stunden oder mehr als 24 Stunden unterwegs sind. Zusätzlich werden An- und Abreisetage sowie Dienstreisen im In- und Ausland unterschiedlich berechnet.

Dieser sogenannte Verpflegungsmehraufwand dient dem Kostenersatz für die Kosten von Mittag- oder Abendessen und Getränken, die während einer Dienstreise entstehen.

Verpflegungspauschale für Dienstreisen im Inland seit 2020

Verpflegungspauschale für Dienstreisen im Ausland

Die Reisekosten für Dienstreisen ins Ausland werden je nach Reiseziel unterschiedlich berechnet. In Belgien beträgt die große Verpflegungspauschale beispielsweise 28 Euro (ab 8 Stunden) und 42 Euro (ab 24 Stunden). Die pauschalen Übernachtungskosten sind für Belgien mit 138 Euro abzurechnen.

Besonderheiten des Verpflegungsmehraufwands

Ist die Verpflegung im Hotelpreis inbegriffen oder werden Mitarbeiter*innen zum Geschäftsessen eingeladen, ändert sich auch der Verpflegungsmehraufwand. Wird ein Frühstück zur Verfügung gestellt, werden 20 Prozent, für eine Einladung zum Essen 40 Prozent von der Pauschale abgezogen.

Was sind Reisenebenkosten?

Neben der Verpflegungspauschale können Mitarbeitende unter anderem auch folgende Reisenebenkosten als Ausgaben auf Ihrer Reisekostenabrechnung geltend machen:

• Park- oder Mautgebühren
• Reisen in öffentlichen Verkehrsmitteln (Auto, Bahn, Flugzeug, Taxi, Mietwagen)
• Eintritte für (berufliche) Veranstaltungen
• Kosten für (berufliche) Telefongespräche bzw. Internet Kosten
• Aufbewahrung und Schäden am Reisegepäck
• Diebstahl von beruflichen oder für die Reise benötigten privaten Gegenständen

Beachten Sie, dass während der auswärtigen Tätigkeit bei Fahrten in Bahn oder Flugzeug nur die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten berücksichtigt werden, bei Fahrten mit dem Auto pauschale Sätze gelten.

Die Fahrtkosten werden in voller Höhe erstattet, wenn ein entsprechender Beleg vorliegt. 

Reisekostenabrechnung 2023: Muss ich Steuern zahlen?

Die auf Reisen entstandenen Kosten zahlt der Arbeitnehmer in der Regel erst einmal selbst und geht somit in Vorleistung. Damit Sie Ihren Mitarbeiter*innen diese Aufwendungen lohnsteuerfrei erstatten können, benötigen Sie die originalen Belege und Quittungen.

Beim Ausgleich der Reisekosten handelt es sich für die Arbeitnehmer*innen um „steuerfreie Einnahmen”.

Achtung! Achten Sie darauf, dass Sie die entsprechenden Belege und Rechnungen niemals zerschneiden, denn dadurch verlieren Sie ihre Gültigkeit und werden bei einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt nicht akzeptiert.

In manchen Fällen gibt es jedoch keinen Beleg. Dann hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, einen Eigenbeleg zu erstellen.

Dennoch sollten Sie nach Möglichkeit steuerlich konforme Belege verlangen, da Sie die entstandenen Kosten nur dann steuerlich absetzen können. Denn Eigenbelege weisen keine Mehrwertsteuer aus, wodurch keine Steuerminderung möglich ist.

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Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es?

Es gibt weder gesetzliche Anforderungen noch formale Vorgaben. Theoretisch können Mitarbeiter*innen ihre Reisekosten handschriftlich auf einem Blatt Papier notieren. Auch eine Unterschrift oder ein offizielles Formular sind nicht notwendig. Ein Formular dient lediglich der Fehlervermeidung in der Buchhaltung.

Die korrekte Abrechnung der Reisekosten dagegen ist gesetzlich geregelt. Das „Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts” beinhaltet die rechtlichen Anforderungen.

Nach § 3 Einkommensteuergesetz (EStG) können Arbeitgeber die Reisekosten steuerfrei erstatten. Reisekosten, die über die Grenzen dieser Regelung hinausgehen, können Arbeitgeber nach § 9 EstG als Werbungskosten absetzen. Dies kann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer eine kürzere Anfahrt zum auswärtigen Ziel hat als zu seinem eigentlichen Arbeitsplatz.

Um Werbungskosten steuerlich abzusetzen, sollten Mitarbeiter*innen alle Belege aufbewahren.

Wer hat Anspruch auf eine Reisekostenabrechnung?

Im Prinzip können alle Beschäftigten, die auf eine Geschäftsreise gehen, auch eine Reisekostenabrechnung erstellen. Diese beinhaltet dann alle Kosten, die bei der Geschäftsreise entstanden sind.

Welche Fristen gelten für die Reisekostenabrechnung?

Ab dem Datum der entstandenen Kosten haben Mitarbeiter drei Jahre Zeit, die Reisekosten einzureichen. Das ist in  § 195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) so festgelegt. 

Allerdings gibt es eine Ausnahme: Der Arbeitgeber kann die Frist für die Abgabe der Reisekostenabrechnung im Arbeitsvertrag festlegen. Dann müssen die vertraglich vereinbarten Fristen eingehalten werden.

Steht im Arbeitsvertrag, dass eine Verjährungsfrist von sechs Monaten gilt, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die zu spät eingereichten Reisekostenabrechnungen zu akzeptieren. Einzig, wenn die vom Arbeitgeber festgelegte Frist weniger als drei Monate beträgt, ist diese Frist zu kurz und damit nicht rechtskräftig. I

n diesem Fall gilt § 195 BGB und Arbeitnehmer*innen können ihre Reisekostenabrechnung später noch einreichen.

So lässt sich die Reisekostenabrechnung ausfüllen

Das Reisekostenabrechnung Formular kann sowohl handschriftlich auf Papier als auch digital ausgefüllt werden. Der Vorteil der digitalen Reisekostenabrechnung ist der reduzierte administrative Aufwand für Personalabteilung und Buchhaltung.

Belege können gescannt und digital gespeichert werden. Zeitliche Verzögerungen sind so gut wie ausgeschlossen. Anschließend kann der Mitarbeiter direkt den Verpflegungsmehraufwand berechnen.

Auch eine Excel-Tabelle mit automatisierten Formularfeldern eignet sich für die schnelle Eingabe der Reisekostenabrechnung.

✔️ Kostenloser Download: Reisekostenabrechnung 2022 Vorlage Excel

Um die Reisekosten zu erfassen, können Sie entweder eine eigene Excel-Vorlage erstellen, oder unsere kostenlose Reisekostenabrechnungs Vorlage als pdf herunterladen. Das Ausfüllen der Reisekostenabrechnung Vorlage ist ganz einfach.

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