Belegnummer gleich rechnungsnummer

Belegnummernvergabe in der Finanzbuchhaltung

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Belegnummernvergabe in der Finanzbuchhaltung
Standard-Nummernvergabe
Lücken innerhalb eines Nummernkreises schließen
Erweiterte Nummernvergabe
Administration
Sind belegnummer und Rechnungsnummer das gleiche?
Wo steht die Belegnummer auf der Rechnung?
Was gilt als Rechnungsnummer?
Wie nennt man die Rechnungsnummer noch?

In der Finanzbuchhaltung werden Buchungen anhand von Belegnummern identifiziert. Dafür steht entweder ein fest vorgegebener Nummernkreis, in dem Sie separate Nummernkreise für bestimmte Dialogbuchungen definieren können oder freidefinierbare Nummernkreise für Belege zur Verfügung. Welcher Nummernkreis zur Verfügung steht, ist anhand des Anwendungsparameters FB_DocNoViaNumberRange konfiguriert. Wenn der fest vorgegebene Nummernkreis genutzt wird, so wird dies als Standard-Nummernvergabe bezeichnet. Die Vergabe von Belegnummern mit Hilfe der Nummernkreise für Belege wird als erweiterte Nummernvergabe bezeichnet.

Welche Belegnummernvergabe genutzt wird, ist davon abhängig, ob unterschiedliche Nummernkreise für die verschiedenen Buchungsarten benötigt werden. Mit Hilfe der erweiterten Nummernvergabe können Sie unterschiedliche Nummernkreise für verschiedene Buchungsarten, u.a. Eingangsrechnungen, Kassenbuchungen, definieren. Dagegen stehen bei der Standard-Nummernvergabe fortlaufende Belegnummern über alle Buchungsarten zur Verfügung, wobei Sie zusätzlich separate Nummernkreise für bestimmte Dialogbuchungen definieren können.

Standard-Nummernvergabe

Bei der Standard-Nummernvergabe steht ein fest vorgegebener Nummernkreis zur Verfügung. Dieser beginnt mit der Belegnummer "1" und endet mit der maximalen Belegnummer, die im Anwendungsparameter FB_DocNoMax hinterlegt ist. Wenn Sie eine Buchung erfassen, dann wird anhand dieses Nummernkreises die Belegnummer automatisch ermittelt, indem von der zuletzt vergebenen Belegnummer um eins hochgezählt wird.

Abhängig von der Konfiguration des Anwendungsparameters FB_DocNoPerPostingType werden folgende Anwendungsfälle unterschieden:

Nummernkreis gilt über alle Buchungsarten
Für alle Buchungsarten wird der vorgegebene Nummernkreis verwendet. Die Belegnummern werden nach jeder Buchung um eins hochgezählt, unabhängig davon, welche Buchung erfasst wurde. Wenn z.B. eine Ausgangsrechnung mit der Belegnummer "100" erfasst wurde und als nächste Buchung eine Eingangsrechnung, dann wird automatisch die Belegnummer "101" für die Eingangsrechnung vergeben.
Separate Nummernkreise für einzelne Dialogbuchungen
In dem vorgegebenen Nummernkreis können Sie zusätzlich separate Nummernkreise definieren. So können Sie für Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Sachkontenbuchungen im Dialog genau festlegen, welche Belegnummern innerhalb eines Zeitraums, z.B. Geschäftsjahr, vergeben werden. Für jede dieser Buchungsarten können die Belegnummern ab einer bestimmten Belegnummer vergeben werden. Welche Belegnummer dies ist, bestimmen Sie in der ersten Buchung des Zeitraums. Dazu ändern Sie die automatisch ermittelte Belegnummer auf den gewünschten Wert. Im Anschluss an Ihre Änderung wird eine Systemmeldung angezeigt, in der Sie bestimmen, dass alle zukünftigen Belegnummern anhand Ihrer manuell vergebenen Belegnummer ermittelt werden. Die Ermittlung erfolgt dann, indem die zukünftigen Belegnummern ab der von Ihnen manuell vergebenen Belegnummer um eins hochgezählt werden. Je Buchungsart können Sie die Vergabe nach oben hin abgrenzen. Dazu hinterlegen Sie eine maximale Belegnummer für die entsprechende Buchungsart.
Die maximale Belegnummer hinterlegen Sie im Fibu-Stamm in folgenden Feldern:
- Feld "max BelegNr SB" für Sachkontenbuchungen
- Feld "max BelegNr AR" für Ausgangsrechnungen
- Feld "max BelegNr ER" für Eingangsrechnungen
Hinweis: Wenn bei einer Buchungsart die maximale Belegnummer vergeben wurde, dann wird in der nächsten Buchung dieser Buchungsart grundsätzlich die Belegnummer "1" ermittelt und vorgeschlagen. In diesem Fall können Sie die gewünschte Belegnummer manuell vergeben oder die maximale Belegnummer abändern, sodass weitere Belegnummern automatisch ermittelt werden.

Die automatisch ermittelte Belegnummer ist ein Vorschlagswert, den Sie beim Erfassen der Buchungsdaten ändern können. Wenn Sie eine ermittelte Belegnummer ändern, dann müssen Sie in einer Systemmeldung entscheiden, wie die zukünftigen Belegnummern ermittelt werden. Dabei werden folgende Fälle unterschieden:

Zukünftige Belegnummern werden anhand der manuell geänderten Belegnummer ermittelt, indem ab dem geänderten Wert um eins hochgezählt wird.
Diese Form der Ermittlung ist u.a. dann sinnvoll, wenn die Belegnummervergabe für betriebsinterne Vorgaben angepasst wird.
Zukünftige Belegnummern werden anhand der zuletzt automatisch ermittelten und vergebenen Belegnummer ermittelt.
Diese Form der Ermittlung ist u.a. dann sinnvoll, wenn Sie als Belegnummer z.B. eine Nummer aus einer externen Rechnung einmalig verwenden wollen.

Tipp: Die maximale Belegnummer können Sie auch nutzen, um Lücken innerhalb des fest vorgegebenen Nummernkreises zu schließen. So können z.B. zu einem späteren Zeitpunkt Belegnummern ermittelt werden, die in einem bestimmten Zeitraum nicht vergeben wurden.

Hinweise zur Standard-Nummernvergabe

Thematik	Hinweise
Maximale Belegnummer	Sobald die maximale Belegnummer vergeben wurde, wird in der folgenden Buchung grundsätzlich die Belegnummer "1" ermittelt und vorgeschlagen. Hinsichtlich der Vergabe der maximalen Belegnummer werden folgende Fälle unterschieden: Die Belegnummernvergabe wurde für eine bestimmte Buchungsart im Dialog angepasst und die zu diesem Zweck festgelegte maximale Belegnummer wurde in einer Buchung vergeben. Die maximale Belegnummer können Sie erneut festlegen. Die im Anwendungsparameter FB_DocNoMax hinterlegte maximale Belegnummer wurde vergeben und irrtümlich wurde bestimmt, dass alle zukünftigen Belegnummern anhand der maximalen Belegnummer ermittelt werden. Durch dieses Versehen ist eine Lücke innerhalb des fest vorgegebenen Nummernkreises entstanden. Die Lücke können Sie mit Hilfe der maximalen Belegnummer schließen. Alle Belegnummern innerhalb des vorgegebenen Nummernkreises wurden vergeben. In zukünftigen Buchungen müssen Sie die Belegnummer grundsätzlich manuell anpassen oder Sie konfigurieren die erweiterte Nummernvergabe.
Mehrfache Vergabe einer Belegnummer	Die mehrfache Vergabe einer Belegnummer ist möglich. Jedoch wird beim Speichern einer Buchung automatisch geprüft, ob die verwendete Belegnummer bereits in einer anderen Buchung vergeben wurde. Wenn die Belegnummer bereits vergeben ist, dann können Sie in einer Systemmeldung Folgendes entscheiden: Die Buchung wird dennoch durchgeführt. Sie akzeptieren, dass die Belegnummer nicht eindeutig ist. Die Buchung wird nicht durchgeführt, da Sie die Belegnummer überprüfen und ändern wollen. Somit können Sie sicherstellen, dass die Belegnummer eindeutig ist.
Stapelbuchungen in der Datenübernahme	Bei Buchungen, die über die ASCII-Schnittstelle importiert wurden, wird beim Verbuchen der Stapelbuchung die Belegnummer anhand des Nummernkreises automatisch ermittelt. So werden z.B. die Belegnummern für Provisionsabrechnungen der Vertreter automatisch ermittelt. Voraussetzung: Die Stapelbuchungen haben die Belegnummer "0".
Stapelbuchungen	Wie die Belegnummern automatisch hochgezählt werden, ist anhand der Anwendungsparameter FS_DocNoBatchPostingAuto und FB_DocNoPattyCashPostingAuto konfiguriert.
Kassenbuchungen
Dauerbuchungen	Beim Erfassen einer Dauerbuchung wird die Belegnummer anhand des Nummernkreises automatisch ermittelt. Diese Belegnummer können Sie übernehmen oder ändern. Anhand dieser Belegnummer können Sie für die wiederkehrenden Buchungen bestimmen, ob deren Belegnummern fortlaufend hochgezählt werden (aktives Kontrollkästchen "BelNr fortlaufend").
Stornobuchungen	Für Stornobuchungen wird automatisch die Belegnummer der stornierten Buchung vergeben.
Bankkontoauszüge Elektronische Bankkontoauszüge	Für diese Buchungen steht der Nummernkreis nicht zur Verfügung. Sie können z.B. Kontoauszugsnummer und Blattnummer manuell erfassen.
Scheckbuchungen	Für diese Buchungen steht der Nummernkreis nicht zur Verfügung. Sie können z.B. Schecknummer oder Wechselnummer manuell erfassen.
Wechselbuchungen

Lücken innerhalb eines Nummernkreises schließen

Bei der Standard-Nummernvergabe können innerhalb des fest vorgegebenen Nummernkreises Lücken entstehen. Diese entstehen, wenn z.B. nach der Belegnummer "5000000" die Belegnummer "66666666" in einer Buchung vergeben und irrtümlich bestimmt wurde, dass zukünftige Belegnummern ab der Belegnummer "66666666" vergeben werden. In einem solchen Fall wurden die Belegnummern 5000001 - 66666667 noch nicht vergeben. Solche Belegnummern können mit Hilfe einer maximalen Belegnummer ermittelt und vergeben werden. In diesem Beispiel ist die maximale Belegnummer die "66666668". Die nächste Belegnummer, die dann automatisch vergeben wird, ist kleiner als die maximale Belegnummer und um eins größer als die zuletzt gebuchte Belegnummer.

Die maximale Belegnummer können Sie wie folgt hinterlegen:

Ort der Hinterlegung	Buchungsarten
Anwendungsparameter FB_DocNoMax	Alle Buchungsarten Die maximale Belegnummer wird für die jeweilige Buchungsart von der im Fibu-Stamm hinterlegten maximalen Belegnummer übersteuert.
Feld "max BelegNr SB" im Fibu-Stamm	Sachkontenbuchungen
Feld "max BelegNr AR" im Fibu-Stamm	Ausgangsrechnungen
Feld "max BelegNr ER" im Fibu-Stamm	Eingangsrechnungen

Hinweis: Wenn die maximale Belegnummer vergeben wurde, dann wird in den Buchungen grundsätzlich die Belegnummer "1" ermittelt und vorgeschlagen. In diesem Fall können Sie eine andere maximale Belegnummer hinterlegen, um weitere Lücken innerhalb des Nummernkreises zu schließen.

Erweiterte Nummernvergabe

Bei der erweiterten Nummernvergabe definieren Sie zu einzelnen Buchungsarten Nummernkreise für Belege. Dazu stehen für die einzelnen Buchungsarten verschiedene Belegarten zur Verfügung. Je Belegart können Sie einen Nummernkreis, z.B. pro Geschäftsjahr, definieren. Mit Hilfe eines solchen Nummernkreises werden eindeutige Belegnummern lückenlos vergeben.

Hinweise zur erweiterten Nummernvergabe

Thematik	Hinweise
Eindeutige Nummernkreise	Die Belegnummer wird grundsätzlich anhand des Nummernkreises vergeben. Die Vergabe der Belegnummer erfolgt nicht bei der Erfassung, sondern erst bei der Buchung. Die Belegnummer können Sie nicht manuell vergeben. Die Vergabe der Belegnummern können Sie je Belegart einsehen (Menüpunkt "Extras \| Vergabeprotokoll Belegnummer").
Nicht eindeutige Nummernkreise	Die Belegnummer können Sie manuell vergeben. Dabei können Sie auch eine Belegnummer vergeben, die nicht innerhalb des Nummernkreises liegt. So können Sie z.B. eine externe Nummer als Belegnummer verwenden. Wenn Sie die Belegnummer manuell vergeben, dann können Sie in einer Systemmeldung entscheiden, ob die manuelle Vergabe innerhalb der Buchungssitzung einmalig ist. Wenn die manuelle Vergabe einmalig ist, dann wird in der folgenden Buchung die Belegnummer erneut anhand des Nummernkreises ermittelt. Wenn die manuelle Vergabe nicht einmalig ist, dann wird in der folgenden Buchung die Belegnummer anhand Ihrer manuell vergebenen Belegnummer ermittelt. Wenn Sie die Belegnummer nicht manuell vergeben, dann wird die Belegnummer grundsätzlich anhand des Nummernkreises ermittelt.
Buchungskreise	Definieren Sie die Nummernkreise so, dass es nicht zu Überschneidungen innerhalb der Buchungskreise kommt. Zudem müssen Sie berücksichtigen, dass die Nummernkreise der Belegarten nicht innerhalb des von Ihnen festgelegten Nummernkreises der Bankbuchungen liegen.
Feld "max BelegNr SB" Feld "max BelegNr AR" Feld "max BelegNr ER"	Bei der erweiterten Belegnummernvergabe werden die Felder nicht benötigt. Diese stehen im Fibu-Stamm nicht zur Verfügung.
Automatische Eröffnungsbilanzbuchungen	Wenn Sie die Belegnummer im Buchungsvorlauf manuell vergeben, dann wird diese Belegnummer für alle EB-Buchungen des Buchungslaufs übernommen.
Eingangsrechnungen Ausgangsrechnungen	Eindeutige Nummernkreise gelten sowohl für Dialog- als auch für Stapelbuchungen.
Stapelbuchungen in der Datenübernahme	Wenn Sie in Stapelbuchungen aus der Finanzbuchhaltung die Belegnummer nicht manuell vergeben, dann wird beim Verbuchen der Stapelbuchung die Belegnummer anhand des Nummernkreises automatisch ermittelt. Für Buchungen aus anderen proALPHA Modulen erfolgt keine Nummernvergabe. In solchen Buchungen ist bereits eine Belegnummer vorhanden, so z.B. die Belegnummer einer Rechnung aus dem Vertrieb. Bei Buchungen, die über die ASCII-Schnittstelle importiert wurden, wird beim Verbuchen der Stapelbuchung die Belegnummer anhand des Nummernkreises automatisch ermittelt. Voraussetzung: Die Stapelbuchungen haben die Belegnummer "0".
Dauerbuchungen	Beim Erfassen einer Dauerbuchung wird die Belegnummer anhand des Nummernkreises automatisch ermittelt. Diese Belegnummer können Sie übernehmen oder ändern. Anhand dieser Belegnummer werden die Belegnummern der wiederkehrenden Buchungen fortlaufend hochgezählt (aktives Kontrollkästchen "BelNr fortlaufend").
Kassenbuchungen	Wenn Sie die Belegnummer nicht manuell vergeben, dann wird beim Ausgeben der noch nicht gebuchten Kassenbuchungen die Belegnummer "0" ausgegeben. Dies gilt sowohl bei eindeutigem Nummernkreis als auch bei nicht eindeutigem Nummernkreis. Wenn Sie die Eindeutigkeit des Nummernkreises erst nach Erfassung der Kassenbuchungen, aber vor der Datenübernahme festlegen, dann sind diese Kassenbuchungen nicht zur Verbuchung freigegeben. In der Stapelbuchung müssen Sie die Belegnummer manuell vergeben und anschließend den Buchungsstapel zur Verbuchung freigeben.
Wechselbuchungen	Sie können Nummernkreise für Besitzwechseleingänge und Schuldwechselausgänge definieren.
OP-Ausgleich beim Buchen von Bankkontoauszügen	Als Belegnummer können Sie manuell die Kontoauszugsnummer und Blattnummer erfassen.
Elektronische Bankkontoauszüge	Als Belegnummer werden die von der Bank übermittelte Kontoauszugsnummer und Blattnummer vergeben. Wenn diese Daten nicht übermittelt werden, dann können Sie manuell die Daten im Detail des Kontoauszugs erfassen.
Vorauszahlungen	Bei Vorauszahlungen wird die Belegnummernvergabe wie folgt unterschieden: OP-Ausgleich durch Buchen von Bankkontoauszügen Wenn Sie keine Belegnummer manuell vergeben, dann wird die Belegnummer anhand des Nummernkreises ermittelt. Kassenbuchungen Die Belegnummer können Sie nur manuell vergeben.
Stornobuchungen	Bei einer Stornobuchung wird automatisch die Belegnummer der stornierten Buchung vergeben.
Vertreterprovisionsabrechnungen aus dem Vertrieb	Wenn die erweiterte Nummernvergabe konfiguriert ist, dann wird bei Erstellung von Vertreterprovisionsabrechnungen im Vertrieb die Belegnummer "0" vergeben. Erst bei Datenübernahme der Vertreterprovisionsabrechnungen wird automatisch die nächste Belegnummer aus dem Belegnummernkreis "FER - Eingangsrechnung (Fibu)" vergeben.
Sachkontenbuchungen aus dem proALPHA Personalwesen	Die Compilerkonstante pa_F_BelegNrKreis im Personalwesen und der ACM FB_DocNoViaNumberRange in proALPHA müssen identisch konfiguriert sein. Den Nummernkreis definieren Sie in proALPHA mit der Belegart "Sachbuchung (Fibu Herk. Lohn)".

Administration

Objekte	Beschreibung
FB_DocNoViaNumberRange	Festlegung, wie die Nummernvergabe erfolgt.
FB_DocNoPerPostingType	Festlegung, wie die Standard-Nummernvergabe erfolgt.
FB_DocNoPattyCashPostingAuto	Festlegung, wie Belegnummern in Kassenbuchungen automatisch um eins hochgezählt werden.
FB_DocNoMax	Maximale mandantenübergreifende Belegnummer für die Finanzbuchhaltung
Fibu-Stamm des Mandanten; Feld max BelegNr SB	Maximale mandantenspezifische Belegnummer für Sachkontenbuchungen
Fibu-Stamm des Mandanten; Feld max BelegNr AR	Maximale mandantenspezifische Belegnummer für Ausgangsrechnungen
Fibu-Stamm des Mandanten; Feld max BelegNr ER	Maximale mandantenspezifische Belegnummer für Eingangsrechnungen
Nummernkreise für Belege	Nummernkreise sind: Nummernkreis "Ausgangsrechnung (Fibu)" Nummernkreis "Besitzwechseleingang Fibu)" Nummernkreis "Scheckausgang (Fibu)" Nummernkreis "Scheckeingang (Fibu)" Nummernkreis "Dauerbuchungen (Fibu)" Nummernkreis "Eröffnungsbilanz (Fibu)" Nummernkreis "Eingangsrechnung (Fibu)" Nummernkreis "Kassenbuchung (Fibu)" Nummernkreis "Schuldwechselausgang (Fibu)" Nummernkreis "Sachbuchung (Fibu)" Nummernkreis "Zinsrechnung (Fibu)" Nummernkreis "Kundenzahlungsverkehr (Fibu)" Nummernkreis "Lieferantenzahlungsverkehr (Fibu)" Nummernkreis "Gutschrift" Nummernkreis "Mawi-Buchung ohne BelNr" Thema: Belegnummernvergabe bei manuellen Lagerbuchungen und Wertbuchungen

Sind belegnummer und Rechnungsnummer das gleiche?

Du kannst eine Belegnummer auch als Rechnungsnummer verwenden. In diesem Fall ist diese Rechnung ebenfalls rechtsgültig und deine Kunden müssen dies akzeptieren. Beim Belegnummer vergeben kannst du die Standard-Nummernvergabe oder die erweiterte Nummernvergabe wählen.

Wo steht die Belegnummer auf der Rechnung?

Rechts neben der Rechnungsnummer wird angezeigt, welcher Belegnummernkreis zugrunde liegt (hier “Rechnungen”). Die Belegnummern werden lückenlos vergeben. Werden Nummern, z.B. durch Stornierung des Beleges, wieder frei, so werden sie in einer Reserveliste vermerkt, und bei Bedarf wieder verwendet.

Was gilt als Rechnungsnummer?

Gemäß §14 (4) Abs. 4 Nr. 4 Umsatzsteuergesetz ist eine Rechnungsnummer eine eindeutige Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungssteller einmalig vergeben wird. Diese Nummer ist auf der Rechnung enthalten und dient eigentlich zur Identifizierung der Rechnung.

Wie nennt man die Rechnungsnummer noch?

Die Rechnungsnummer ist eine (fortlaufende) Nummer, abgekürzt auch “lfd. Nummer”, die sowohl Zahlen als auch Buchstaben enthalten und sogar aus mehreren Zahlenreihen bestehen kann.