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[Gesamt: 10 Durchschnitt: 2.7] Wenn du den ersten Gedanken nennen solltest, der dir beim Wort “Mahnung” in den Kopf schießt, welcher wäre das? Das Bild einer schimpfenden Mutter, die ihr Kind zum Aufräumen in sein Zimmer
schickt? Ein strenger Richter, der mit dem erhobenen Zeigefinger droht? Du wirst wahrscheinlich zustimmen: “Mahnung” weckt keine positiven Gedanken. Wozu dieses kleine Gedankenexperiment dient? Zu nichts anderem, als zu verdeutlichen, worin der Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung liegt: ausschließlich in der Wirkung auf die Gedanken, die beim Empfänger entstehen!
Mahnung und Zahlungserinnerung – zwei Worte für (fast) dieselbe SacheWenn du einen säumigen Schuldner aufforderst, deine Rechnung zu begleichen, ist die Wortwahl dafür deine Geschmackssache. Es hat sich eingebürgert, zunächst eine “Zahlungserinnerung” und erst danach eine “Mahnung” zu versenden – deshalb findest du bei uns auch eine Vorlage für eine “Zahlungserinnerung” und nicht für eine “1. Mahnung”.  Der Ton macht die Musik! In den unterschiedlichen Namen für die Mahnung schwingen verschiedene Botschaften mit Irrtümer über Mahnungen und ZahlungserinnerungenZwei Irrtümer zu diesem Thema halten sich hartnäckig, gehören aber ins Reich der Legenden:
Kannst du also schon auf das erste Schreiben, das eine überfällige Zahlung anmahnt, das Wort “Mahnung” schreiben? Ja, selbstverständlich kannst du das tun!
Das Wichtigste zur ZahlungserinnerungWas ist eine Zahlungserinnerung? Eine Zahlungserinnerung soll den Rechnungsempfänger an seine fälligen Schulden erinnern. Oft wird sie als unverbindliche Vorstufe einer rechtswirksamen Mahnung betrachtet. Worin unterscheidet sich die Zahlungserinnerung von einer Mahnung? Ob ein Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung besteht, hängt von der Formulierung und dem Inhalt des Schreibens ab. Eine unverbindliche Erinnerung setzt den Schuldner z. B. nicht in Verzug, eine Mahnung hingegen schon. Welche Rechtsfolgen der Schuldnerverzug hat, lesen Sie hier. Was sollte ich beachten, wenn ich eine unverbindliche Zahlungserinnerung schreibe? Auch wenn Sie nur ein unverbindliches Schreiben aufsetzen, macht es Sinn, dem Kunden eine Frist in der Zahlungserinnerung zu setzen. Nutzen Sie auch unser kostenloses Muster für eine erste Orientierung. Inhalt
Was ist eine Zahlungserinnerung?Manche Schuldner übersehen versehentlich eine Rechnung oder sind zahlungsunfähig bzw. überschuldet und wieder andere haben eine schlechte Zahlungsmoral. Für den Gläubiger ist es unangenehm, wenn sein Kunde die Rechnung nicht pünktlich zahlt, und er nun entsprechende Maßnahmen einleiten muss, um an sein Geld zu kommen. Einer der ersten Schritte ist oft eine freundliche Zahlungserinnerung, die den Schuldner in höflichem Ton darauf aufmerksam macht, dass da noch eine Rechnung offen ist, die er möglicherweise nur versehentlich übersehen hat. Meistens lautet die Formulierung in etwa: „Wahrscheinlich Sind Sie noch nicht dazu gekommen …“ oder „Sicher haben Sie nur vergessen …“ In der Regel ist eine solche erste Zahlungserinnerung unverbindlich und löst noch keinerlei Rechtsfolgen aus. Der Gläubiger geht zunächst von einem Versehen seines Schuldners aus und möchte ihn nur an die offene Rechnung erinnern. Bezahlt dieser danach immer noch nicht, hat der Rechnungssteller folgende Möglichkeiten: Er verschickt eine zweite Zahlungserinnerung, die ebenfalls unverbindlich ist und keine Rechtsfolgen auslöst oder er lässt dem Schuldner eine Mahnung zukommen, die diesen in Schuldnerverzug setzt. Für den Gläubiger ist dies wichtig, weil ein solcher Verzug mehrere Rechte bzw. Ansprüche begründet, z. B.:
Eine Mahnung berechtigt den Gläubiger jedoch noch nicht, eine Zwangsvollstreckung bzw. Pfändungzu veranlassen. Hierfür muss er zunächst eine titulierte Forderung, z. B. einen Vollstreckungsbescheid erwirken. Unterschied zwischen Mahnung und ZahlungserinnerungWas ist besser – Zahlungserinnerung oder gleich Mahnung? Aus juristischer Sicht ist es nicht erforderlich, den Schuldner per Zahlungserinnerung freundlich auf die noch offene Rechnung hinzuweisen. Sie verursacht Kosten und einen gewissen Aufwand, wahrt aber auch den guten Ton gegenüber einem Kunden, der es möglicherweise wirklich nur vergessen hat, pünktlich zu zahlen. Welches Schreiben Sie daher zuerst verschicken, hängt maßgeblich von Ihren Kundenbeziehungen und Ihrer eigenen wirtschaftlichen Situation ab. Größere Zahlungsausfälle können gerade kleine Händler und Shops schnell in Schwierigkeiten bringen. Die Zahlungserinnerung entfaltet gewöhnlich nicht dieselbe Wirkung wie eine Mahnung. Sie ist eher deren kleine Schwester und ein höflicher Wink mit dem Zaunpfahl. Doch Vorsicht: Mitunter werden beide Begriffe aber auch synonym benutzt. An eine Mahnung stellt der Bundesgerichtshof ganz konkrete Anforderungen:
Eine verzugsbegründende Zahlungserinnerung bzw. Mahnung sollte folgenden Inhalt aufweisen:
Will sich ein Gläubiger im Streitfall auf den Schuldnerverzug berufen, so muss er nachweisen, dass dem Schuldner wirklich eine Mahnung zugegangen ist. Aus diesem Grund ist es ratsam, die Mahnung bzw. Zahlungserinnerung als Einschreiben mit Rückschein zu verschicken. Was sagt das BGB über Mahnung und Zahlungserinnerung?Im Geschäftsverkehr ist es üblich, dass Gläubiger einer Geldforderung ihre Kunden zunächst nur höflich an die offene Rechnung erinnern. Oft folgt dann die erste, zweite und dritte Mahnung. Dementsprechend hat sich der Glaube durchgesetzt, dass das Gesetz genau diese Vorgehensweise vorschreibt. Doch das stimmt nicht. Im Folgenden klären wir drei Irrtümer zur Mahnung und Zahlungserinnerung auf: Irrtum 1: Der Gläubiger darf erst nach drei Mahnungen rechtliche Schritte gegen den Schuldner einleiten.Auch wenn sich diese Vorgehensweise durchgesetzt hat, muss der Gläubiger nicht zwingend drei Mahnungen verschicken. Ist die Geldforderung fällig, so genügt eine einzige Mahnung, um den Schuldner in Verzug zu setzen und die oben beschriebenen Rechtsfolgen auszulösen. In bestimmten Fällen gerät der Rechnungsempfänger sogar ohne Mahnung bzw. Zahlungserinnerung in Verzug, etwa wenn für die Geldleistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist. Die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB begründet ebenfalls einen Schuldnerverzug, ohne dass es einer Mahnung oder Zahlungserinnerung bedarf:
Irrtum 2: Eine Zahlungserinnerung ist gesetzliche Pflicht.Der Gläubiger muss dem Schuldner keine unverbindliche Zahlungserinnerung schicken, bevor er diesen mahnen oder sonstige Schritte einleiten darf. Er darf vielmehr sofort mahnen, wenn der Schuldner trotz Fälligkeit nicht zahlt. Verschickt der Rechnungssteller zuerst eine höfliche, vielleicht sogar humorvolle Zahlungserinnerung, dann dient das eher der Kundenpflege und -bindung. Jeder kann es mal vergessen, eine Rechnung pünktlich zu begleichen. Gläubiger, die dann sofort mit dem Anwalt drohen, verprellen eher ihre Kunden. Irrtum 3: Ein Zahlungsziel auf der Rechnung setzt den Schuldner ohne Mahnung in Verzug.Angenommen, auf der Rechnung steht: „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum].“ Gerate ich in Verzug, wenn ich bis zum besagten Zeitpunkt nicht bezahle? Nein, sagt der Bundesgerichtshof. Wenn ein Verkäufer den Zahlungstermin erstmals in der Rechnung nennt, dann genügt dies nicht, um den Schuldner ohne Mahnung bzw. Zahlungserinnerung in Verzug zu setzen, schon gar nicht, wenn dieser Verbraucher ist (BGH, Urteil vom 25.10.2007, Az. III ZR 91/07). Dann bedarf es zusätzlich einer Belehrung auf der Rechnung, dass eine verspätete Zahlung nach dem Zahlungsziel einen Verzugsschaden verursachen kann. Das heißt: Fehlt eine solche Belehrung, gerät der Rechnungsempfänger erst nach einer gesonderten Mahnung in Verzug. Und erst nach dieser Mahnung darf er Mahngebühren verlangen. Das erste Mahnschreiben ist kostenlos. Zahlungserinnerung schreiben: Vorlage zum kostenlosen DownloadZwar ist eine unverbindliche, höfliche Erinnerung keine Pflicht. Sie kann aber dennoch Sinn machen, um zahlungswillige Kunden nicht gleich vor den Kopf zu stoßen. Fehler machen wir alle und so kann eine Rechnung versehentlich auch mal übersehen werden. Wenn Sie eine Zahlungserinnerung (mit Fristsetzung) verfassen wollen, sollten Sie sich daher zunächst im Klaren darüber sein, was Sie damit bezwecken. Gehen Sie davon aus, dass Ihr Kunde zahlungswillig ist und er Sie nur vergessen hat? Oder soll das Schreiben gleich die Wirkungen einer Mahnung entfalten? Inhalt und Formulierung des Schriftstücks hängen maßgeblich von Ihren Antworten auf diese Fragen ab. Im Folgenden stellen wir Ihnen eine Zahlungserinnerung als Muster zur Verfügung. Sie richtet sich eher an Rechnungsempfänger, die es schlicht vergessen haben zu zahlen. Zu guter Letzt noch einige kurze Tipps:
Bitte beachten Sie, dass jede Vorlage einer Zahlungserinnerung an Ihre individuelle Bedürfnisse, Ihren Kunden und die jeweilige Situation angepasst werden muss. Unsere Vorlage ist nur ein Beispiel. Sie bietet lediglich eine erste Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Muster für eine ZahlungserinnerungRechnungssteller Rechnungsempfänger Ort, Datum Zahlungserinnerung zu unserer Rechnung Nr. [….] vom [Datum] Sehr geehrte/r Herr/Frau ………….. wir freuen uns, dass Sie bei uns eingekauft haben. War alles in Ordnung? Sind Sie zufrieden mit unserem Produkt? Leider konnte unsere Buchhaltung noch keinen Zahlungseingang verbuchen. In der Hektik des Alltags kann es schon einmal passieren, dass eine Rechnung übersehen oder vergessen wird. Deshalb senden wir Ihnen diese Erinnerungshilfe und bitten Sie, den offenen Rechnungsbetrag in Höhe von […] Euro bis zum [Datum] zu überweisen. Für den Fall, dass Ihnen die Rechnung verloren gegangen ist, haben wir eine Kopie beigefügt, auf der Sie auch unsere Bankverbindung finden. Mit freundlichen Grüßen …………………………… Hier finden Sie unser Muster zum kostenlosen Download
Wann kommt Mahnung nach Zahlungserinnerung?Bevor rechtliche Schritte gegen einen Schuldner eingeleitet werden, schreibt der Gläubiger in der Regel bis zu drei Mahnungen, zumeist im Abstand von jeweils zwei Wochen. Reagiert der Schuldner auch auf die dritte Zahlungserinnerung nicht, so können rechtliche Schritte eingeleitet und ein Mahnverfahren eröffnet werden.
Wie lange hat man Zeit nach Zahlungserinnerung?Es ist gängige Unternehmerpraxis bei der ersten Mahnung eine Frist von zehn bis 14 Tagen zu gewähren. Ist nach dieser Zeit die Rechnung noch immer unbezahlt, gibt es zwei Möglichkeiten: Der Selbstständige verschickt Mahnung Nummer 2 und 3 und setzt immer kürzere Zahlungsfristen – beispielsweise eine Woche bei der 2.
Was kommt nach der 2 Zahlungserinnerung?In einer 3. Mahnstufe wird dann nach Nichteinhaltung der Frist aus dem 2. Mahnschreiben eine Kostennote beigefügt, die neben dem offenen Rechnungsbetrag die Mahngebühren und die Verzugszinsen auf den offenen Rechnungsbetrag enthält.
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Zahlungserinnerung gleich mahnung
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