1. Was ist aufzubewahren?Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen im Original aufzubewahren. Show
Achtung: 2. Wie lange muss aufbewahrt werden?Grundsätzlich sind die Unterlagen sieben Jahre hindurch aufzubewahren. Die Sieben-Jahres-Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. So sind z.B. die Belege des Kalenderjahres 2015 bis Ende des Kalenderjahres 2022 aufzubewahren. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind. Übersicht
3. In welcher Form sind Belege aufzubewahren?Belege können entweder in Papierform (Schriftstücke) oder mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte) oder in elektronisch gespeicherter Form aufbewahrt werden. Wobei hier eine Sicherung mittels Worm-Speicher erfolgen muss, lediglich das Scannen alleine reicht nicht aus um die Belege unveränderbar aufzubewahren. 4. Was ist bei Aufbewahrung auf elektronischen Datenträgern zu beachten?Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Bei EDV-Buchführung müssen sämtliche Informationen auf elektronischen Datenträgern aufbewahrt werden. Auch hier besteht die Verpflichtung zur Verfügungsstellung von Hilfsmitteln, um die Unterlagen lesbar zu machen bzw zur Beibringung von dauerhaften Wiedergaben. 5. Was passiert bei Nichtaufbewahrung?Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzungsbefugnis ergeben. Sollten die Unterlagen vorsätzlich nicht aufbewahrt worden sein, so handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit, welche eine Geldstrafe von bis zu 5.000 EUR nach sich ziehen kann. Stand: 01.04.2022 Gesetzliche AufbewahrungsfristenGenerell unterliegen bei Gewerbetreibenden nach §238 und §257 HGB HGB kaufmännische Dokumente Aufbewahrungsfristen über gewisse Zeiträume. Nach §257 Abs. 1 HGB differenziert man zwischen der Sechs- und Zehn-Jahres-Frist. Daneben ist die Aufbewahrungspflicht im Bereich des Steuerrechts in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Detaillierte Informationen sind ebenfalls in zahlreichen Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu entnehmen (BMF). Dabei sind die wichtigsten Regelungen in den folgenden beiden Exemplaren verortet:
Wer muss die Aufbewahrungsfristen beachten?Aufbewahrungspflichtig ist jeder, der eine Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht hat. Dazu zählen nicht nur Handelsgesellschaften (z.B. GmbH oder OHG), sondern auch Land- und Forstwirte sowie Gewerbetreibende, die viel Umsatz und Gewinn erzielen.
Auch Privatpersonen müssen wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Belege über steuerpflichtige Leistungen für zwei Jahre aufbewahren. Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?Beginn der Aufbewahrungsfrist ist jeweils das Ende des Kalenderjahres, in welchem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgten. Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, sofern die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig sind und deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§147 Abs. 3 AO). Daher sind die Unterlagen aufzubewahren für:
Die Aufbewahrungsfristen sollten durch das Jahressteuergesetzt 2013 (JStG 2013) eigentlich etappenweise gekürzt werden. Da jedoch keine Übereinstimmung im Bundestag und Bundesrat zustande kam, gelten weiterhin die bestehenden Fristen. Was ist aufzubewahren?AbgabenordnungDie steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:
HandelsgesetzbuchNach §257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer. Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?Nach §14b Abs. 1 S. UStG müssen die Unterlagen zehn Jahre lesbar bleiben. Sprich falls nicht sichergestellt ist, dass die Originale in dieser Zeit lesbar bleiben, müssen sie kopiert werden; dies gilt u.a. für Thermokopierpapier. Weitere Regelungen zu dem Thema sind im §147 Abs. 2 AO, §14, §14b UStG sowie im BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 definiert, ansonsten gilt die inhaltliche Wiedergabe, die eine maschinelle Auswertung ermöglicht. Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfrist
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen alphabetisch sortiert
Tipp: Hier können Sie kostenlos die Aufbewahrungsfristen & Aufbewahrungspflichten berechnen. ZusammenfassungSie sehen, nicht nur wenn Sie eine Rechnung schreiben oder einen Beleg oder eine Gutschrift erhalten, müssen Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten. Außerdem gibt es noch spezielle Fristen im Aktien-, Arbeits-, Beamten-, Produkthaftungs-, Sozialversicherungs-, Steuer-, sowie Banken- und Versicherungsgesetz und ebenfalls in der Röntgen- und Strahlenschutzverordnung und der Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe. Für weitere Informationen und Aufbewahrungsfristen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Er kann Ihnen als Fachmann genau sagen, wie lange Sie das Dokument oder den Beleg aufbewahren müssen. Auch zuständiges Finanzamt gibt Ihnen gerne darüber Auskunft, wie lange Sie die jeweilige Geschäftsunterlage aufbewahren müssen. Mit dem Rechnungsprogramm lexoffice von Lexware können Sie problemlos uns schnell Belege bzw. Rechnungen scannen und archivieren. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben übernehmen können. Quelle: IHK Berlin und Stuttgart Sie kümmern sich um Ihr Business, lexoffice erledigt den Rest
 Ähnliche Lexikon EinträgeWelche Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?Für alle Rechnungen, die das Unternehmens ausgestellt und selbst erhalten hat (Eingangs- & Ausgangsrechnungen), gilt also eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Diese 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beginnt immer mit dem Ende (31.12.)
Wie lange muss ich als Privatperson Unterlagen aufheben?Ausweise, Pässe, Heirats- und Scheidungsurkunden, Altersvorsorge, Sozialversicherungsausweis, Testament und Erbschein. All das gehört zu den Dokumenten, die sie ein Leben lang oder noch länger aufbewahren sollten.
Sollte man Rechnungen aufheben?Rechnungen über handwerkliche Leistungen, die der Gewährleistungspflicht unterliegen, solltest du fünf Jahre lang archivieren. Rechnungen über größere Anschaffungen solltest du über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus aufbewahren.
Wie lange muss ein Kassenbeleg aufbewahrt werden?Wie lange müssen Kassenbelege aufbewahrt werden? Privatpersonen sollten Kassenbelege so lange behalten, wie der Garantieanspruch auf eine Ware gilt. Rechnungen über größere Anschaffungen können auch länger aufbewahrt werden. Für Unternehmen und Selbstständige gilt es, Belege zehn Jahre lang aufzuheben.
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Wie lange müssen rechnungen aufbewahrt werden
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