Wie kann ich jede Kopfzeile individuell gestalten?

Diskutiere In einem Word Dokument jede Seite mit anderer Kopfzeile versehen mit Abschnittsumbrüchen im Office Produkte Forum im Bereich Software Forum; Kopfzeilen sind ja eine praktische Sache, und mit so manchen Vorgaben kann man diese auch relativ individuell gestalten. Leicht kann man alle...

Kopfzeilen sind ja eine praktische Sache, und mit so manchen Vorgaben kann man diese auch relativ individuell gestalten. Leicht kann man alle gleich machen, die erste Seite anders, oder gerade oder ungerade Seitenzahlen unterschiedlich anlegen. Was aber, wenn man in Word jede Kopfzeile anders haben will? Kein Problem! In diesem Ratgeber zeigen wir euch wie Ihr in einem Worddokument auf jeder Seite eine andere Kopfzeile einrichten könnt.

Vielleicht will man ja speziell angelegte Grafiken, Seitenzahlen oder Seitentitel in die Kopfzeile legen. Diese kann man aus den Menüs heraus nur schwer pro Seite individuell gestalten. Eine individuelle Kopfzeile pro Seite geht aber leichter als man vielleicht denkt.

Erstellt dazu die erste Seite mit der Kopfzeile nach Wahl. Wenn Ihr fertig seid geht Ihr im Menü Band auf den Punkt „Seitenlayout“ und wählt dort im Pull-Down Menü „Umbrüche“ unter „Arbeitsumbrüche“ den Punkt „Nächste Seite“ aus.

Es öffnet sich dann automatisch eine zweite leere Seite, die aber noch denselben Briefkopf wie die erste Seite hat. Würde man nun in Seite Zwei den Briefkopf ändern, würde er sich auch auf Seite Eins mitverändern. Man muss der zweiten Seite nur klar machen, dass sie mit der ersten Seite nichts mehr zu tun hat. Macht dazu einen Doppelklick in die Kopfzeile der zweiten Seite um sie zu aktivieren. Ihr seht dann oben die „Kopf- und Fußzeilentools“ und den farblich markierten Eintrag „mit vorheriger Verknüpfen“.

Klickt diesen Eintrag an damit er nicht mehr markiert ist, und Ihr habt so die Verbindung zwischen den Seiten aufgehoben. Wenn Ihr nun auf Seite Zwei die Kopfzeile verändert bleibt sie auf Seite Eins wie sie ist. Den kompletten Vorgang kann man dann genau so wiederholen wenn man Seite Drei mit einer anderen Kopfzeile als Seite Zwei versehen will, und immer so weiter.

Wenn Ihr auf einer Seite den Punkt „mit vorheriger Verknüpfen“ wieder markiert, so wird die Trennung wieder aufgehoben und nach einer Bestätigung hat man wieder dieselbe Kopfzeile wie bei der Seite davor.

Meinung des Autors: Jede Seite mit einer echten individuellen Kopfzeile zu versehen ist keine Hexerei. So geht es mit wenigen Schritten ganz einfach.

Thema:

In einem Word Dokument jede Seite mit anderer Kopfzeile versehen mit Abschnittsumbrüchen

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Hier zeige ich Ihnen, wie Sie in einem Word-Dokument rechts und links unterschiedliche Kopfzeilen einfügen können.

Inhalt

• Schritt 1: Überschriften mit Formatvorlagen auszeichnen
• Schritt 2: Kopfzeilen-Optionen festlegen
• Schritt 3: Gerade und ungerade Seiten sortieren
• Schritt 4: Überschrift 1 und Überschrift 2 in die Kopfzeilen einfügen
• Kopfzeilen vereinzelt individuell formatieren: verkürzte Kopfzeilen einfügen
• Kopfzeilen auf Querseiten?
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So fügen Sie rechts und links unterschiedliche Kopfzeilen in Ihr Dokument ein:

1. Zeichnen Sie Ihre Überschriften mit den korrekten Formatvorlagen Überschrift 1 und Überschrift 2 aus.
2. Aktivieren Sie in den Kopfzeilen-Optionen die Option „Gerade & ungerade Seiten unterschiedlich“.
3. Stellen Sie Ihre Ansicht so um, dass immer 2 Seiten nebeneinander auf dem Bildschirm angezeigt werden.
4. Öffnen  Sie eine gerade (linke) Kopfzeile und fügen Sie über Einfügen – Schnellbausteine – Feld die Feldfunktion „StyleRef“ mit Formatvorlage Überschrift 1 ein.
5. Öffnen Sie eine ungerade (rechte) Kopfzeile und fügen Sie über Einfügen – Schnellbausteine – Feld die Feldfunktion „StyleRef“ mit Formatvorlage Überschrift 2 ein.

Hier die einzelnen Schritte im Detail erklärt:

Schritt 1: Überschriften mit Formatvorlagen auszeichnen

Da Sie hier mit Formatvorlagen arbeiten müssen, lassen Sie zuerst die Liste aller Formatvorlagen in Word anzeigen. 

Mit diesem kleinem Button oben aktivieren Sie die Liste der Formatvorlagen. In den Optionen einstellen, dass alle Formatvorlagen angezeigt und alphabetisch sortiert werden

1. Klicken Sie auf den Formatvorlagen-Button, um die Liste einzublenden (siehe Abbildung oben).
2. Klicken Sie in der Liste der Formatvorlagen auf Optionen und stellen Sie ein, dass alle Formatvorlagen alphabetisch sortiert angezeigt werden sollen.
3. Setzen Sie nun den Cursor auf eine Überschrift und klicken Sie dann auf die entsprechende Vorlage. Bei einer Überschrift erster Ordnung (also einer Kapitelüberschrift) weist du also die Vorlage Überschrift 1 zu. Das sollten Sie mit allen Überschriften und Unterüberschriften in Ihrem Dokument machen.

Schritt 2: Kopfzeilen-Optionen festlegen

Bitte machen Sie sich noch mit 3 wichtigen Kopfzeilen-Optionen vertraut. Setzen Sie dazu den Cursor in die Kopfzeile (Doppelklick auf Kopfzeile).

Mit der Option Erste Seite anders legen Sie fest, dass immer die Kopfzeile auf der ersten Seite im Dokument oder eines neuen Abschnitts anders gestaltet werden kann als die Folge-Kopfzeilen. Diese Option benötigen die wenigsten von Ihnen, die eine Bachelorarbeit oder Masterarbeit schreiben. Achte Sie also darauf, dass diese Option deaktiviert ist. Sie sollten diese Option in allen Kopfzeilen deaktivieren, falls Sie mit Abschnitten arbeiten.

Die Option Mit vorheriger verknüpfen gibt es nur, wenn Sie auch mit Abschnitten arbeiten. Dann legen Sie damit fest, dass der Inhalt der Kopfzeilen immer vom vorherigen Abschnitt übernommen wird. So können Sie die Kopfzeilen für einzelne Kopfzeilen ganz individuell beschriften. In der Regel können Sie diese Option aktiviert lassen.

Die Option Gerade & ungerade Seiten unterschiedlich bewirkt, dass Sie die Kopfzeilen auf einer linken Buchseite anders gestalten werden als die auf einer rechten Buchseite. Die Option müssen Sie aktivieren.

Schritt 3: Gerade und ungerade Seiten sortieren

Um mit geraden und ungeraden Seiten zu arbeiten, sollten Sie die Mehrseiten-Ansicht aktivieren. Klicken Sie dazu im Reiter Ansicht auf Mehrere Seiten. Regeln Sie dann den Zoom (Statusleiste unten rechts) soweit herunter, dass 2 Seiten nebeneinander auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Jetzt müssen Sie verstehen, wie gerade und ungerade Seiten in Word sich verhalten. Regeln für Buchseiten

• Eine ungerade Buchseite (1, 3, 5, 7 …) muss immer auf der rechten Buchseite liegen.
• Eine gerade Buchseite (2, 4, 6, 8 …) muss immer auf der linken Buchseite liegen.
• Falls Sie Seitenzahlen und sog. lebende Kolumnentitel (die Überschriften) zugleich in der Kopfzeile aufführen wollen, sollten die Seitenzahlen außen stehen.

So sieht das korrekt aus:

Schritt 4: Überschrift 1 und Überschrift 2 in die Kopfzeilen einfügen

Jetzt können Sie die Überschriften in die Kopfzeilen einfügen. So fügen Sie die Überschriften in die Kopfzeilen ein:

1. Setzen Sie den Cursor in die linke, gerade Kopfzeile.
2. Wähln Siee im Reiter Einfügen Schnellbausteine -> Feld. Ein neues Fenster öffnet sich (siehe Abbildung unten).
3. Suchen Sie aus der Liste die Feldfunktion StyleRef. StyleRef steht für Stylesheet (Formatvorlage) und Reference, ist also ein Verweis auf eine Formatvorlage.
4. In der Mitte können Sie nun nach der Formatvorlage Überschrift 1 suchen. Klicken Sie auf OK. Die Überschrift 1 sollte nun in der Kopfzeile auftauchen.
5. Setzen Sie den Cursor in die rechte, ungerade Kopfzeile.
6. Wählen Sie im Reiter Einfügen Schnellbausteine -> Feld. Ein neues Fenster öffnet sich (siehe Abbildung unten).
7. Suchen Sie aus der Liste die Feldfunktion StyleRef.
8. In der Mitte können Sie nun nach der Formatvorlage Überschrift 2 suchen. Klicken Sie auf OK. Die Überschrift 2 sollte nun in der rechten Kopfzeile auftauchen.

Kopfzeilen vereinzelt individuell formatieren: verkürzte Kopfzeilen einfügen

Manchmal ist eine Überschrift zu lang und passt nicht in eine einzige Zeile der Kopfzeile.

Dann kann man entweder die Überschrift verkürzen. Oder man fügt in die Kopfzeile eine verkürzte Variante der Überschrift ein. Das ist durchaus üblich im Verlagswesen.

So gehen Sie vor, um eine verkürzte Überschrift in die Kopfzeile einzufügen:

1. Unterteilen Sie Ihre Arbeit in Abschnitte mithilfe von Abschnittsumbrüchen. Fügen Sie vor das betreffende Kapitel und ans Ende Kapitels einen Abschnittsumbruch, sodass das Kapitel einen eigenen Abschnitt bildet.
2. Klicken Sie auf die erste Kopfzeile in dem Kapitel, das auf dein betreffendes Kapitel folgt (also des nächsten Abschnitts).
3. Deaktivieren Sie in den Kopfzeilenoptionen die Option Mit vorheriger verknüpfen.
4. Jetzt können Sie du in Ihrem betreffenden Kapitel eine beliebige Kopfzeile einttippen.

Kopfzeilen auf Querseiten?

Vor allem in Dissertationen kommt es gelegentlich vor, dass einzelne Seite im Querformat eingefügt werden müssen, etwa dann, wenn eine Tabelle für den normalen Satzspiegel viel zu breit ist.

Das Problem dabei: Die Kopfzeilen drehen sich mit und erscheinen dann in der gedruckten Arbeit am äußeren Rand. 

Leider gibt es für dieses Verhalten in Microsoft Word keine verlässliche Lösung.

Lösungsansätze: 

• Eine Möglichkeit ist es, die normalen Kopfzeilen zu entfernen. Stattdessen platziert man ein Textfeld dort auf der Querseite, wo die Kopfzeilen erscheinen sollen. In dieses Feld fügt man eine Kopfzeile ein. Es ist allerdings sehr schwer, das Textfeld exakt so zu platzieren, dass es sich mit den normalen Kopfzeilen deckt.
• Beinhaltet die Querseite eine Tabelle, könnte man die Tabelle als Bild einfügen, also erst einen Screenshot machen und diesen dann einfügen. Dann müsste man nicht die Seite drehen, sondern einfach nur das Bild. Ist für das Layout allerdings nicht so schön.
• Die beste Variante ist es, umzudenken und auf Querseiten zu verzichten. Vielleicht lassen die Tabellen sich ja so umgestalten, dass Sie auf eine normale Hochformat-Seite passen?

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Wie Kopfzeile gestalten?