Bankettprofi gleich erp

Eine gehörige Portion Pioniergeist, der Mut zum Außergewöhnlichen und der Drang, Risiken zu bezähmen, waren von Anfang an der Motor bei der Entwicklung des Luftfrachttransport-Unternehmens Georgi. Aber auch die entsprechende Sorgfalt und Erfahrung gehören dazu, um Spezialtransporte und besondere Verladetechniken wie die von Flugzeug-Triebwerken zu bewerkstelligen. Mit der inzwischen 170 Fahrzeuge starken Flotte ist man für alle Eventualitäten gewappnet: Modernstes Equipment mit Fahrzeugen wie Vier- und Fünf-Palettenzügen sowie Hightech-LKWs mit Überwachung aktueller Temperaturund Luftfeuchtigkeitswerte bilden die Voraussetzung für den Transport von Flugzeugteilen oder Produktionsanlagen für die Halbleiterindustrie zur Chip-Herstellung, aber auch lebenswichtiger Güter wie Blutplasma oder Medikamente. Spektakuläres gibt es natürlich auch in der Historie des 1980 von Siegfried Georgi gegründeten Unternehmens: Der vom Hollywood-Film „Free Willy" bekannte Wal gehörte ebenso schon zur Fracht des renommierten Transportunternehmens wie der Weltraum-Satellit Christina.

Start im Archiv: Aktenlager besser nutzen

Aufgrund des hohen Papieraufkommens allein durch die mehrseitigen Frachtbriefe war bei Georgi die Lagerkapazität im 50 POSTMASTER-Magazin 1-2/2008 Dokumentenmaster Januar 2006 zwar noch nicht erschöpft. Auf lange Sicht wollte man die Räumlichkeiten jedoch gern sinnvoller nutzen als mit Bergen von Papier. „Wir beauftragten mit dem Einscannen und der Archivierung das Siegener Unternehmen bmd Microfilm und digitale Datentechnik GmbH, das uns als Scan-Dienstleister für kompetente Beratung und erstklassige Qualität bekannt ist", berichtet Hans-Jörg Schnorrenberg, Teamleiter Organisation. „Da die Dokumente nach einer Aufbewahrungsfrist von vier Wochen durch die digitalisierten Belege ersetzt werden sollten, brauchten wir einen zuverlässigen Partner mit dem entsprechenden Know-how, der große Mengen an Material auch Zwischenlagern konnte." Für das Einscannen von rund 2000 Ordnern und Archivieren des Inhalts auf optischen Medien wurde ein Zeitraum von zirka sechs Monaten veranschlagt. Wichtig war für Georgi bei diesem Projekt, dass die Auskunftsmöglichkeit für die Kunden währenddessen aufrechterhalten blieb. Einen ersten Schritt in Richtung des leistungsstarken Dokumentenmanagement-Systems Docuware unternahm man bereits mit dem Einsatz von Docuware Request. Hiermit ist es möglich, ohne Software-Installation die gescannten Dokumente entsprechend zuvor festgelegter Suchkriterien direkt anzuzeigen und wenn nötig auszudrucken. Der Zugriff auf die ausgelagerten Dokumente wie Buchhaltungsunterlagen, Frachtbriefe und Belege der Schadensabwicklung war somit gewährleistet.

Steuerprüfung: Härtetest bestanden

Spannend wurde es nach dem pünktlichen Abschluss der Archivierung Ende August: Für den 1 September 2006 hatte sich die Steuerprüfung angemeldet und recherchierte die erforderlichen Unterlagen einzig über die digitalisierten Dokumente. „Dieser Umstand wurde von der Belegschaft mit höchstem Interesse verfolgt, bestanden doch Vorbehalte gegenüber dem papierlosen Archiv. Eigentlich ein willkommener Zufall - nachdem alle Belege problemlos gefunden wurden, waren die Mitarbeiter von der Lösung restlos überzeugt", erklärt Schnorrenberg.

Vom Archiv zum lebenden Dokument

Die Entscheidung, Docuware in größeren Dimensionen einzusetzen und den Schritt von der reinen Archivierung zum modernen Dokumentenmanagement mit optimiertem Workflow zu vollziehen, fiel jedoch schon einige Zeit vorher. Bereits im April hatte der innovative Luftfrachttransporteur den betriebswirtschaftlichen Nutzen durch eine effizientere Bearbeitung der „lebenden" Dokumente erkannt und realisierte die Umstellung mit bmd und Alos als langjährigem Partner gemeinsam. „Die Alos GmbH mit ihrer praktisch 50-jährigen Branchenerfahrung übernahm die gesamten programmiertechnischen Anpassungen und stand uns mit hoher Kompetenz in Sachen Archivierung/ Workflow-Optimierung zur Seite", so Schnorrenberg. Die erste Abteilung, bei der man mit dem Einsatz von Docuware begann, war die der Schadensabwicklung. Hier müssen zahlreiche verschiedene Unterlagen gesammelt und einem Schadensfall zugeordnet werden. Dazu gehören Formulare, Fotos sowie der Schriftverkehr mit verschiedenen Adressaten zum selben Vorgang wie beispielsweise Versicherungen, Unfallgegner oder Gutachter. Hinzu kommen die Unterlagen des Fuhrparks an die Werkstatt und darüber hinaus Vermerke im „LKW-Ordner" über den Einbau von Ersatzteilen und sonstige Besonderheiten. „Bei einer Fahrzeugflotte von 170 Fahrzeugen sind Schadensabwicklungen an der Tagesordnung - und natürlich laufen auch mehrere zeitlich parallel", erklärt Schnorrenberg den Umfang einer jeden Schadensmeldung.

Virtuelle Mappe für reale Projekte

Wurden alle diese Unterlagen früher in einer Mappe gesammelt, führt man sie jetzt unter einer Schadensnummer, unter der alle zum Vorgang gehörenden Belege in gescannter Form vorliegen. Sowohl der gesamte Vorgang als auch einzelne Belege stehen so in Sekundenschnelle zur Verfügung. Dies ermöglichte das Docuware-Zusatzmodul „Content Folder", mittels dessen ein Zusammenfassen archivierter Dokumente nach Projekten bzw. Vorgängen möglich wird. Docuware erzeugt eine virtuelle Mappe mit allen Dokumenten, die die jeweilige Schadensnummer als Indexbegriff haben, und legt neue Belege dort auch automatisch ab. Beim Öffnen der virtuellen Mappe wird der Anwender dann vom System auf die neu hinzugekommenen Dokumente hingewiesen.

Sachbearbeitung am digitalen Dokument

Eine weitere Prozessoptimierung erzielt das Familienunternehmen mit den Zusatzfunktionalitäten des Docuware- Viewers. Dieses vielfältige Werkzeug stellt eine Reihe verschiedener Bearbeitungsoptionen zur Verfügung: Auf den Dokumenten können hiermit elektronische Signaturen, Textnotizen oder Kommentare angebracht werden. Bei Georgi erhält jedes Schriftstück bis zur endgültigen Schadensabwicklung einen elektronischen Stempel als Freigabe. Das Schriftstück selbst bleibt dabei unverändert, der Stempel wird als „Overlay" wie auf Folie gedruckt und separat gespeichert. Die jeweiligen Mitarbeiter in der Abteilung Schadensregulierung als auch diejenigen des Fuhrparks sind dadurch sofort über den Bearbeitungsstatus des Dokuments informiert. „Mit Docuware und den leistungsstarken Zusatzmodulen konnte zum einen die Schadensabwicklung selbst wesentlich übersichtlicher und effizienter organisiert werden, zudem wurde aber auch der Workflow zwischen Schadensabwicklung und Fuhrpark entscheidend verbessert", erläutert Schnorrenberg.

Frachtbrief-Digitalisierung: Einzug ins Kerngeschäft

Doch bevor man in dem Transportunternehmen mit über 55 Verwaltungsmitarbeitern die digitale Integration des Fuhrparks in Angriff nahm, gab es einen weitaus dringenderen Bedarf an Prozessoptimierung. Dieser betraf den Bereich der Frachtbrief-Ablage. Da diese Belege die Grundlage für die Abrechnungen mit den Georgi-Kundcn bilden, darunter international renommierte Unternehmen wie Lufthansa, Air France oder UPS, lag es nahe, Frachtbrief-Ablage und Ausgangsrechnung im Mai 2006 parallel auf die Bearbeitung mit Docuware umzustellen. Schnorrenberg beschreibt das Einsparungspotenzial in diesen Bereichen als enorm. „Mit einem Belegaufkommen von täglich mehr als 100 bis zu dreiseitigen Frachtbriefen war die Arbeit kaum noch zu bewältigen. Da diese Belege den Ausgangsrechnungen im Original beigelegt werden, mussten sie vor der Sortierung und Ablage auch noch kopiert werden." Mit dem Einsatz von Docuware können schon allein in diesem Bereich täglich zwei bis drei Stunden eingespart werden. Die ständige Einsatzbereitschaft des Unternehmens an sieben Tagen pro Woche führt montags sogar zu einer Einsparung von bis zu neun Stunden. Hinzu kommen außerdem noch die Frachtbriefe der Georgi-Zweigniederlassung direkt am Frankfurter Flughafen. Da die Flotte des rund um die Uhr erreichbaren Luftfrachttransporteurs im letzten halben Jahr von zuvor 140 auf 170 Fahrzeuge erweitert wurde, sei die Arbeitseinsparung „drastisch zu spüren", so der verantwortliche für die Organisation bei Georgi, „und das aktuelle Aufkommen zum heutigen Zeitpunkt ohne diese Innovation nicht mehr vorstellbar." Zudem fülle diese Belegflut pro Monat zirka zehn Ordner, so dass mit dem Einsatz von Docuware extrem hohe Lagerraumkosten eingespart werden konnten.

Digitaler Frachtbrief und automatische Abrechnung

Inzwischen scannt man bei Georgi alle Frachtbriefe ein und archiviert diese nach einer Verschlagwortung im System automatisch über die LKW-Nummer, das Kfz-Kennzeichen und dem entsprechenden Datum. Für die Abrechnungen werden die relevanten Daten aus den Frachtbriefen übernommen, und die monatlich rund 500 bis 600 Ausgangsrechnungen können automatisch über die Auftragsund Kundennummer erstellt werden. Dank Tiff-Maker, einer in Docuware integrierten Funktion, brauchen diese Belege nur noch einmal für den Kunden ausgedruckt zu werden. Im System wird dabei die Rechnung parallel über eine digitale Signatur den bereits archivierten Frachtbriefen beigefügt.

Komplett-Digitalisierung als nächster Schritt

Als Verantwortlicher für das Ressort Organisation weiß Schnorrenberg die Vorteile nicht nur betriebswirtschaftlicher Natur sehr genau zu schätzen: „Die Einsparungen erstrecken sich über mehrere Ebenen. Wir konnten mit dem Einsatz von Docuware die gesamte Organisation straffen, übersichtlicher gestalten und dazu unnötige Kosten für Peripheriegeräte wie Kopierer und Drucker senken. Die erforderlichen Schriftstücke stehen nun sofort zur Verfügung, zeit- und kostenaufwändige Prozesse, die zudem die Mitarbeiter unterforderten, konnten durch konstruktive Tätigkeiten ersetzt werden. Das Erstellen der Abrechnungen ist nicht nur schneller, sondern durch Vermeiden von Ablagefehlern vor allem zuverlässiger geworden." Das Ende der Fahnenstange ist natürlich noch längst nicht erreicht. Ein innovatives Unternehmen mit kometenhaftem Aufstieg und solider Etablierung in einer Branche, die für die meisten Menschen zu einer anderen Dimension gehört, hat weiterhin viel vor - in absehbarer Zukunft soll die Verwaltung der Dokumente des gesamten Unternehmens inklusive der Frankfurter Zweigniederlassung auf die Organisation mit Docuware umgestellt werden.