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Welche Pflichtangaben gehören auf Auftragsformular, Lieferscheinblock und Rechnungsblock und was passiert, wenn sie fehlen? Rechtsstreitigkeiten sind aufwendig, teuer und in vielen Fällen auch überflüssig. Um unmissverständliche und eindeutige Voraussetzungen für einen Vertrag und dessen Erfüllung zu schaffen, sieht der
Gesetzgeber deshalb auf bestimmten, entscheidenden Schriftstücken Pflichtangaben vor. Sie dienen dazu, Missverständnisse zu vermeiden. Selbstverständlich ist es jedoch ohne Einschränkung möglich, einen individuellen Lieferscheinblock oder Rechnungsblock oder ein selbst gestaltetes Auftragsformular zu verwenden. Es müssen nur sämtliche Bedingungen erfüllt sein – die Form ist nicht vorgeschrieben. Für das Unterbreiten eines Angebots oder dessen Annahme kann ein Auftragsformular genutzt werden. Dabei sollten Sie jedoch beachten, dass ein Angebot – anders als ein Kostenvoranschlag – verbindlich ist. Das können Sie jedoch einschränken, falls auf dem Auftragsformular eine Klausel wie “Dieses Angebot ist unverbindlich” enthalten ist. Fehlt diese, kommt mit der Annahme des Angebots ein rechtsgültiger Vertrag zustatten. Eine Auftragsbestätigung wiederum
ist eine schriftliche Willenserklärung. Sie kann von einem Angebot abweichen, ist in diesem Fall aber als Gegenvorschlag anzusehen. Der Auftraggeber muss in diesem Fall den Änderungen erst einmal ausdrücklich zustimmen. Das Auftragsformular ist rechtlich gesehen ein Geschäftsbrief und unterliegt denselben Pflichtangaben. Sie unterscheiden sich zwischen Unternehmen in unterschiedlichen Geschäftsformen und je
nachdem, ob ein Handelsregistereintrag vorliegt. Im Allgemeinen bestehen sie jedoch aus: Weitere Angaben sind freiwillig, darunter etwa Telefon-
und Faxnummer, Homepage oder E-Mail für die Kontaktaufnahme, die Bankverbindung und die Umsatzsteuer ID. Anders als bei anderen Formularen gibt es keine rechtlichen Vorgaben für einen Lieferschein. Das liegt daran, dass auch die Verwendung eines Lieferscheins nicht vorgeschrieben ist. In der Praxis ist er jedoch sowohl gebräuchlich wie auch zweckmäßig – ein gut
gemachter Lieferschein ist eine Visitenkarte Ihres Unternehmens. Aus den aufgeführten Gründen gibt es keinerlei Bedingungen, die ein Lieferscheinblock von sich aus erfüllen müsste. Sie sind sowohl in der Wahl des Formats wie auch der Gestaltung frei. Als sinnvoll haben sich jedoch folgende Angaben erwiesen: Rechnungen sind insbesondere für das Finanzamt wichtig und deshalb streng geregelt. Auf eine Rechnung gehört demnach mindestens: Bei einem Lieferscheinblock sind Sie relativ frei, bei den anderen Formularen können Verstöße jedoch schmerzhafte Konsequenzen nach sich ziehen. Dies gilt insbesondere bei dem Rechnungsblock. Hier drohen Strafen durch das Finanzamt – von Geldbußen
bis zu einem Entzug des Rechtes auf Vorsteuerabzug. Bei Aufträgen wiederum können unpräzise Formulierungen zu Beschwerden und Rechtsstreitigkeiten führen. In vielen Bereichen liegt die Nachweispflicht bei dem Unternehmen, das durch ein Auftragsformular seine Leistungen dokumentieren kann – sofern die Pflichtangaben erfüllt sind. Ähnliche BeiträgeÜbersichtWerden Angebote an Kunden erstellt ist es meist auch nötig eine Auftragsbestätigung zum Angebot dem Kunden zu senden. Diese können in FreeFinance direkt erstellt werden. VoraussetzungenVoraussetzung für die Erstellung einer Auftragsbestätigung ist die zuvor durchgeführte Konfiguration der Rechnungslegung. Hierzu zählen für die Erstellung einer Auftragsbestätigung:
Automatische ErstellungEine Auftragsbestätigung kann aus einem Angebot automatisch erstellt werden. Aus einer Auftragsbestätigung kann automatisch eine Rechnung oder ein Lieferschein erstellt werden. Details zur Automatischen Erstellung unter Faktura Dokumentenübersicht. Diese automatische Übernahme kann nur erfolgen, wenn alle Daten, vorallem auf Zeilenebene, richtig und vollständig erfasst werden. Das bedeutet, dass Details wie Währung, Belegtyp oder Steuersatz für die Auftragsbestätigung selbst nicht wichtig sind, jedoch für die weitere Verarbeitung notwendig ist. Auftragsbestätigung KopfdatenDer Kopf der Auftragsbestätigung besteht aus Pflichtfeldern und Felder, die optional ausgefüllt werden können. Auftragsnummer: Nach Abschluss der Auftragsbestätigung wird die nächste fortlaufende Nummer vergeben. PflichtfelderFolgende Felder sind für die Erfassung einer neuen Auftragsbestätigung erforderlich:
Kunde aus dem KundenstammWählen Sie einen Kunden aus oder geben Sie einen Kunden in des Eingabefeld ein. Bitte beachten Sie, dass die Kundendaten inkl. Adresse im Kundenstamm gepflegt sind damit die Auftragsbestätigung auch dem entsprechend richtig ist. Weitere Funktionen beim Kunden:
Nach der Auswahl eines Kunden wird die aktuelle (Standard-) Rechnungsadresse automatisch vorausgewählt. Die Hauptadresse wird immer auch angezeigt. Sind beim Kunden mehrere Rechnungsadressen vorhanden, kann durch Klick auf die Adresse über den folgenden Dialog einer der möglichen weiteren Rechnungsadressen gewählt werden. Kundendaten ohne KundenstammSollen Auftragsbestätigungen ohne Kunden aus dem Kundenstamm erstellt werden, beispielsweise für einmalige Aufträge, ist es möglich die Anschrift des Kunden auch ohne Kundenstammdaten bei der Auftragsbestätigung zu hinterlegen. Dafür einfach auf das unter der Kundenauswahl: Damit kann die Kundenadresse für diese eine Auftragsbestätigung eingegeben werden. Der Name des Kunden wird im Auswahlfeld "Kundenname" und die Adresse darunter angezeigt. Bearbeitet kann diese Adresse wieder über die Schaltfläche werden. Diese Bearbeitung der Anschrift kann auch bei Auswahl eines Kunden aus dem Kundenstamm erfolgen. Optionale Felder
Anmerkung: Wollen Sie eine Freitext-Auftragsbestätigung ohne Zeilen erstellen, verwenden Sie bitte die Brief-Funktion. Eine Auftragsbestätigung kann beliebig viele Zeilen beinhalten. Die Eingabe der Zeilen unterteilt sich wiederum in Pflicht- und optionale Felder. Es muss mindestens eine (1) Zeile eingegeben werden. Pflichtfelder
Sortieren der RechnungszeilenSoll die Reihenfolge der Rechnungszeilen geändert werden, kann dies durch Klick auf die Zeile und verschieben mittels Drag-and-Drop an die gewünschte Position erfolgen. Artikel
Optionale Felder
VersendenNach dem Abschließen der Auftragsbestätigung und der automatischen Erstellung des PDF-Dokumentes kann dieses direkt über FreeFinance an den Kunden per E-Mail versendet werden. Details zum Versenden unter Faktura E-Mail versenden. Auftragsbestätigung Status ändernEin Auftrag (bzw. die Auftragsbestätigung als Abbildung des Auftrages in FreeFinance) kann auf folgende Status gesetzt werden: Auftrag in Bearbeitung Der Auftrag wird aktuell bearbeitet - markieren Sie den Auftrag (die Auftragsbestätigung) entsprechend: Klicken Sie auf die Schaltfläche In Bearbeitung und geben Sie das Datum zB: des Bearbeitungsstarts ein. Auftrag erledigt Der Auftrag wurde erledigt und kann dem entsprechend über die Schaltfläche Erledigt gesetzt
werden.
Ein erledigter Auftrag kann einfach über die Schaltfläche In Bearbeitung wieder zurückgesetzt werden Auf den Status kann auch in der Sammelrechnung gefiltert werden! Schaltflächen auf Zeilenebene
Schaltflächen
Siehe auchWie verbindlich ist eine Auftragsbestätigung?Wenn eine Auftragsbestätigung erteilt wird, ist sie rechtlich bindend. Sie muss als Beleg zu den Unterlagen der Finanzbuchhaltung genommen werden, da sie wichtig ist, um einen Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können.
Was gilt als Auftragsbestätigung?Eine Auftragsbestätigung ist eine Willenserklärung eines Auftraggebers, eine Leistung zu festgelegten Konditionen zu kaufen. Der Begriff wird in der DIN 69905 als „Mitteilung über die Annahme eines Auftrages“ definiert. Eine Auftragsbestätigung ist rechtlich bindend.
Was ist eine Auftragseingangsbestätigung?Eine Bestellbestätigung ist ein Dokument, das den Eingang und die Annahme einer Bestellung bestätigt. In der Transportbranche bestätigt das Dokument, dass ein Transportauftrag erteilt wurde.
Was zählt Bestellung oder Auftragsbestätigung?In einigen Fällen ist die schriftliche Bestätigung eines Auftrags jedoch zwingend erforderlich. Wird eine Bestellung abgeändert, erfolgt eine Bestellung zu spät oder bestellt ein Kunde, ohne dass er zuvor ein Angebot erhalten hat, so ist eine Auftragsbestätigung erforderlich.
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