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In Verwaltung, Justiz und privatwirtschaftlichen Unternehmen (zum Beispiel im Gesundheitswesen, der Versicherungswirtschaft sowie im Steuer- und Buchführungswesen) werden im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung zunehmend elektronische Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme eingesetzt. Zur Umsetzung des elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehrs mehren sich Rechtsvorschriften, die die elektronische Aktenführung zulassen oder vorschreiben. Der parallele Umgang mit Papierdokumenten ist aber nach wie vor erforderlich und wird es auch zukünftig sein, da die Digitalisierung von Altbeständen längst noch nicht abgeschlossen ist und weiterhin Neu-Eingänge in Papier erfolgen werden. Die Originale werden bislang in einer Vielzahl von Fällen weiter aufbewahrt, um ggfs. folgenreiche Konflikte mit gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften zu vermeiden. Gleichzeitig werden sie zur Erleichterung der internen Aktenbearbeitung häufig eingescannt. Show
Die Aufbewahrung der Papieroriginale stellt eine hohe finanzielle und organisatorische Belastung der betroffenen Stellen dar. In rechtlicher Hinsicht bestehen – neben der in verschiedenen Rechtsgebieten sehr unterschiedlichen Regelungen zur Zulässigkeit des ersetzenden Scannens – Unsicherheiten aufgrund uneinheitlich ausgestalteter technisch-organisatorischer Anforderungen. Das Recht kann immer allenfalls abstrakte rechtliche Anforderungen stellen. Trotz zahlreicher Bemühungen, zum Beispiel im Bereich der steuerrelevanten und kaufmännischen Unterlagen, bleibt die technische Umsetzung weitestgehend dem Anwender überlassen. Aufgrund vielfältiger Scanlösungen am Markt, die bei der Umsetzung von Sicherheitsvorgaben stark variieren oder aus einer ganzheitlichen informationstechnischen Betrachtung heraus unvollständig sind, führt dies zu Unsicherheit in der praktischen Anwendung. Die TR RESISCAN hat zum Ziel, diese Lücke zwischen abstrakten und uneinheitlichen rechtlichen Anforderungen sowie der zuverlässigen technischen Realisierung des Scannens zu schließen. Auf Basis der bereits existierenden Empfehlungen - wie zum Beispiel DOMEA, GdPDU und weiteren, deren Gültigkeit durch diese TR nicht beeinträchtigt wird - führt die TR entlang eines strukturierten Scanprozesses die sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen, die beim ersetzenden Scannen zu berücksichtigen sind, zusammen. Dabei werden die Ziele der Informationssicherheit und der Rechtssicherheit gleichermaßen berücksichtigt. Die TR dient daher zum einen dem Anwender im behördlichen und privaten Bereich zur Erleichterung der Auswahl von Scan-Lösungen, indem eine Vereinheitlichung der Anforderungen und Sicherheitsmaßnahmen angestrebt wird. Zum anderen werden Herstellern und Dienstleistern notwendige Spezifikationen an die Hand gegeben, mittels derer diese ihre Leistungen TR-konform gestalten und anbieten können. Durch eine definierte Konformitätsprüfung können somit Anwender oder Anbieter von Scandienstleistungen einen dokumentierten Nachweis darüber erbringen, dass ihre Prozesse und Systeme für das ersetzende Scannen die hier aufgestellten technischen und organisatorischen Anforderungen nach dem jeweils gewählten Modul erfüllen. Eine nachgewiesene Konformitätsbestätigung und ein darüber erteiltes Zertifikat des BSI kann für Vergabeverfahren vom Bedarfsträger als Leistungskriterium herangezogen werden. Neben einer Zertifizierung kommen je nach Anwendungsfall auch Eigenerklärungen von Scandienstleistern oder auch Anwendern in Betracht. Die TR dient somit insgesamt als praxisorientierter Handlungsleitfaden für die Ordnungsmäßigkeit eines Scanprozesses ohne eine damit verbundene Verpflichtung zur Zertifizierung. Schließlich wird die TR zum Beispiel für die Erfüllung des Stands der Technik im Rahmen der elektronischen Akte im E-Government-Gesetz des Bundes, hier § 7 EGovG zur elektronischen Aktenführung, sowie -nach dem E-Justice-Gesetz- für die Beweiskraft gescannter elektronischer Dokumente in § 371b ZPO referenziert. Hauptdokument und Anlage PDie BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan) besteht aus dem Hauptdokument und der dazugehörigen normativen Prüfspezifikation (Anlage P). Im Hauptdokument sind alle notwendigen Maßnahmen in kompakter Weise beschrieben. Die Prüfspezifikationen enthalten die für eine Konformitätsprüfung notwendigen Testfälle, deren positives Erfüllen im Rahmen eines Audits für eine erfolgreiche Zertifizierung bestätigt werden muss. Auch wenn keine Zertifizierung angestrebt wird, können die Prüfspezifikationen zur einfacheren Überprüfung des eigenen Scanprozesses herangezogen werden.
Nachweise für die KonformitätsprüfungDie folgende Datei "Nachweise für die Konformitätsprüfung gemäß BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen" ist das in Kapitel 1.2 der Anlage P erwähnte Dokument, welches bei Zertifizierungsverfahren ausgefüllt eingereicht werden soll (es handelt sich dabei im wesentlichen um eine ausfüllbare Variante der Anlage P).
Kurzübersicht und HandlungshilfeIn der Kurzübersicht finden Sie praktische Hinweise und die zentralen Inhalte der BSI TR 03138-Resiscan zusammengefasst. BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen - Kurzübersicht Eine allgemeine Handlungshilfe zur sicheren Gestaltung des Ersetzenden Scannens liefert folgendes Dokument: Ersetzendes Scannen leichtgemacht – eine Handlungshilfe für Institutionen und Unternehmen Das generische Scankonzept beschreibt ein grundlegendes Vorgehen zum Ersetzenden Scannen gemäß BSI TR-03138 als Vorlage für die konkrete Umsetzung in Unternehmen und Behörden. Anhand von Beispielen werden mögliche Umsetzungsszenarien dargestellt und Hinweise für die Projektpraxis gegeben. Generisches Scankonzept gemäß BSI TR-03138 AnwendungshinweiseDie rein informativen Anwendungshinweise bieten Hilfestellungen bei der praktischen Anwendung. Sie dienen dem interessierten Leser der weiterführenden Information, sind jedoch für die Umsetzung eines TR Resiscan-konformen Scanprozesses nicht erforderlich. Sie sind insbesondere auch nicht Gegenstand der Zertifizierung. Derzeit bestehen vier Anwendungshinweise. Anwendungshinweis A (Ergebnis der Risikoanalyse) und Anwendungshinweis R (Unverbindliche rechtliche Hinweise) dokumentieren die der TR zu Grunde liegenden Vorarbeiten. Darüber hinaus beinhaltet Anwendungshinweis V eine exemplarische Verfahrensdokumentation. Diese enthält als Orientierungshilfe eine Muster-Verfahrensbeschreibung zum ersetzenden Scannen in Form einer individuell zu befüllenden Checkliste. Damit wird eine Hilfestellung für den Anwender zur Strukturierung eines Scanprozesses nach TR Resiscan bereitgestellt. Im neuen Anwendungshinweis F werden häufig gestellte Fragen (FAQ) zur TR Resiscan zusammengefasst. Dieses Dokument wird regelmässig um neue Fragen erweitert.
PraxisbeispieleLeitfaden: E-Scannen für BundesbehördenErsetzendes Scannen gemäß EGovG und TR RESISCAN Ziel des hier vorliegenden Praxis-Leitfadens ist es, die Behörden der Bundesverwaltung durch die Bereitstellung praxisnaher Hilfestellungen bei der Einführung des rechtssicheren Ersetzenden Scannens zu unterstützen. Der Leitfaden wurde gemeinsam durch das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erarbeitet. Viele weitere Bundesbehörden haben durch das Bereitstellen von Informationen und Erfahrungswerten einen wertvollen Beitrag zu diesem Leitfaden geleistet. Leitfaden: E-Scannen für Bundesbehörden Ergänzt wird der Leitfaden durch folgende Vorlagen und Mustern, die bei der effizienten Erstellung der notwendigen Bestandteile der Verfahrensdokumentation gemäß TR RESISCAN hilfreich sind:
Umsetzung des Transfervermerks (Deutsche Rentenversicherung)Die in der BSI TR 03138 RESISCAN definierten Maßnahmen sollen einen möglichst weit an das Original angenäherten Beweiswert des Scanprodukts ermöglichen. Eine Maßnahme hierzu ist die Führung eines Transfervermerks. Im Falle eines Rechtsstreits soll der Transfervermerk ermöglichen, den Ablauf des Medienbruchs sowie der weiteren Prozessschritte entlang des Scanprozesses bis zur beweiswertsichernden Aufbewahrung nachzuvollziehen, um hieraus eine Schlussfolgerung zum Beweiswert des elektronischen Abbilds eines Papierdokuments zu ziehen. Die inhaltliche und technische Ausgestaltung wird dem jeweiligen Anwender der Richtlinie überlassen. Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat ein XML-Schema entwickelt, das alle relevanten Angaben abbilden kann und flexibel für beliebige Scanvorhaben einsetzbar ist. In dem hier als Beispiel angebotenen Hauptdokument erfolgt eine inhaltliche Auseinandersetzung mit der Ausgestaltung des Transfervermerks entsprechend der in der TR RESISCAN spezifizierten Inhalte. In den Anlagen veranschaulicht ein eingescannter Rentenantrag die Umsetzung in unterschiedliche Formaten. Transfervermerk für Scanprodukte Beispiele für Transfervermerke der Deutschen Rentenversicherung Gemeinsame Muster-Verfahrensanweisung (Deutscher Steuerberaterverband und Bundessteuerberaterkammer)Es wird zudem verwiesen auf die Gemeinsame Muster-Verfahrensdokumentation (PDF) des Deutschen Steuerberaterverbandes und der Bundessteuerberaterkammer zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inklusive Vernichtung der Papierbelege. Diese beschreibt für die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen in den steuerberatenden Berufen, wie der Umgang mit digitalisierten Belegen organisiert und dokumentiert werden kann, so dass Belege nach dem Scanvorgang vernichtet werden können, ohne gegen die dort geltenden Ordnungsmäßigkeitsnormen zu verstoßen. Umsetzung einer Schutzbedarfsfeststellung (Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz)Die Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz (BLK) hatte ihre Arbeitsgruppe "Elektronischer Rechtsverkehr" beauftragt, für das ersetzende Scannen eine gemeinsame, länderübergreifende Definition des Schutzbedarfes zu entwerfen. Das Resultat ist die "Schutzbedarfsbedarfsfeststellung für das ersetzende Scannen in justiziellen Verfahren auf Grundlage der TR Resiscan" (04.11.2015). Schutzbedarfsfeststellung für das ersetzende Scannen in justiziellen Verfahren auf der Grundlage der TR Resiscan KontaktFachlich zuständig für die Betreuung dieser TR ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Bundesamt für Sicherheit in der InformationstechnikReferat DI 15 - eID-Lösungen für die digitale Verwaltung Postfach 20 03 63 53133 Bonn E-Mail: |
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