Was muss länger als 10 Jahre aufbewahrt werden?

Ausweise und Pässe

Wie lange? Für immer. Wegen der Ausweis­pflicht muss jeder ein Leben lang einen aktuellen Personal­ausweis haben. Er muss alle zehn Jahre erneuert werden. Bis zum 24. Lebens­jahr gilt das Papier nur sechs Jahre lang.

Wofür? Personen ab 16 Jahren müssen in Deutsch­land einen Personal­ausweis besitzen. Er dient dem Identitäts­nach­weis etwa für eine Konto­eröff­nung. Einen Reisepass benötigt man nur für Reisen außer­halb der Europäischen Union (EU). Ein Kinder­reisepass ist für allein­reisende Kinder auch inner­halb der EU nötig. Das gilt auch, wenn ein Eltern­teil alleine mit dem Kind verreist und die Eltern geschieden und beide sorgeberechtigt sind.

Im Original? Ausweis­inhaber dürfen Kopien anfertigen, wenn diese als solche erkenn­bar sind. Mit Zustimmung des Ausweis­inhabers oder dessen Vormunds darf auch ein Dritter eine Kopie machen, etwa der Bank­angestellte. Nur der Ausweis­inhaber darf eine Kopie weitergeben.

Verloren? Wer Ausweis oder Pass verliert, muss den Verlust bei Polizei oder Bürger­amt melden. Einen vorläufigen Ausweis gibt es im Bürgerbüro sofort – gegen 26 Euro. Reguläre Kinder­ausweise kosten 13 Euro, Personal­ausweise ab 24 Jahren 28,80 Euro und Stan­dard-Reisepässe 60 Euro. Wer das 24. Lebens­jahr noch nicht voll­endet hat, zahlt 37,50 für den Reisepass. Eine Gebührenübersicht findet sich auf der Website des Bundes­innen­ministeriums. Wer keinen Personal­ausweis vorzeigen kann, muss mit einer Geldbuße bis zu 3 000 Euro rechnen.

Geburts­urkunde

Wie lange? Ein Leben lang.

Wofür? Die Geburts­urkunde belegt Vornamen (und deren Reihen­folge), Geburts­datum und Geburts­orts­ort eines Menschen, sowie die Namen der Eltern. Sie ist nötig für den ersten Ausweis, die Anmeldung zur Eheschließung und den Renten­antrag. Die Geburts­urkunde der Kinder brauchen Eltern für Eltern­geld­antrag, Kinder­frei­betrag, Kinder­geld und um ihr Kind bei der Kranken­versicherung anzu­melden. Außerdem für einen Kita­platz, ein Kinder­konto und für den Nach­weis von Kinder­erziehungs­zeiten bei der Rente.

Im Original? Für alle behördlichen Zwecke muss es das Original sein. Von sogenannten „Personen­stands­urkunden“ darf keine beglaubigte Kopie mit aktuellem Datum erstellt werden. Vereine oder Arbeit­geber akzeptieren häufig eine Kopie.

Verloren? Die Urkunde gibt es beim Standes­amt im Geburts­ort, sie kann meist direkt mitgenommen werden. Die Stadt Düssel­dorf etwa hebt Geburts­einträge 110 Jahre lang auf. Seit 2009 existiert ein elektronisches Register, auf das auch andere Standes­ämter zugreifen können. In vielen Städten können die Urkunden auch online, per Fax oder per Post beantragt werden.

Heirats­urkunde

Wie lange? Die Heirats­urkunde ist eines der Dokumente, die ein Leben lang aufzubewahren sind, in der Regel im Familien­stamm­buch. Dieses Buch wird am Tag der Eheschließung oder Lebens­part­nerschaft über­reicht. Es dient dazu, die beglaubigten Abschriften der staatlichen Personen­stands­bücher beziehungs­weise des Personen­stands­registers aufzuheben, etwa auch Geburts­urkunden.

Wofür? Sie muss gegebenenfalls dem Standes­amt vorgelegt werden, um den neuen Familien­namen zu dokumentieren. Oder dem Chef, der Hochzeits-Sonder­urlaub gewähren soll. Ebenso für neue Ausweis­papiere oder die Umschreibung von Bank­konten oder Versicherungs­policen. Beim Finanz­amt müssen Ehepaare die Urkunde vorlegen, um ihre Steuerklasse wechseln zu können. Stirbt ein Ehegatte, ist die Vorlage einer Geburts­urkunde notwendig, damit die Behörden Ster­beurkunde und Erbschein ausstellen können.

Im Original? Ob eine Kopie oder das Original nötig ist, kommt auf den Zweck an. Behörden verlangen immer das Original, bei Arbeit­gebern oder Bank reicht oft eine Kopie.

Verloren? Ersatz kann beim jeweiligen Standes­amt beantragt werden. Es speichert Heirats­einträge 80 Jahre lang. Je nach Bundes­land liegen die Gebühren zwischen 10 Euro in Sachsen und 14,50 Euro in Hamburg. Wer gewerb­liche Urkunden­vermittler nutzt, zahlt zusätzlich bis zu 7 Euro Provision, um die Urkunde vom Standes­amt weiterzuleiten.

Tipp: Mehr zum Thema Heiraten in unserem Special Was für eine Ehe spricht – und was Unver­heiratete wissen sollten.

Scheidungs­beschluss

Wie lange? Lebens­lang.

Wofür? Erst mit dem Rechts­kraft­vermerk des Gerichts – Siegel auf dem Beschluss – ist die Urkunde rechts­kräftig und Geschiedene können ihren Namen ändern, sich neu verheiraten und Bank­konten umschreiben lassen. Die Urkunde ist auch im Erbfall wichtig, damit der Ex-Partner als Erbe ausgeschlossen werden kann. Sie muss daher auch einem Nach­lass­verwalter vorgelegt werden. Das Wichtigste zu Kosten, Kindern und Ehewohnung erklären wir in unserem Special Scheidung: Das Wichtigste zu Kosten, Kindern, Ehewohnung.

Im Original? Beglaubigte Kopie reicht.

Verloren? Das Amts- oder Familien­gericht, das die Scheidung ausgesprochen hat, kann das Dokument neu ausstellen. Das kann bis zu sechs Monaten dauern und kostet etwa 30 Euro. Ist das Aktenzeichen bekannt, geht es schneller. Auch Scheidungs­anwalt und Ex-Partner haben je eine Ausfertigung.

Schul­zeug­nisse

Wie lange? Abschluss­zeug­nisse am Besten für immer.

Wofür? Alle Dokumente über die Ausbildung ab dem 16. Lebens­jahr werden für den Renten­antrag gebraucht. Das Abizeugnis muss für einen Studien­platz vorgelegt werden, Abschluss­zeug­nisse für Ausbildungs­platz oder Bewerbungen.

Im Original? Bei der Renten­versicherung reicht in der Regel eine Kopie, es kann aber auch das Original verlangt werden. Für die Bewerbung an einer Universität reicht eine beglaubigte Kopie aus.

Verloren? Zeug­nisse können bei der Schule, die sie ausgestellt hat, neu beschafft werden. Dies dauert meist drei bis vier Wochen. Die Ersatz­ausfertigung kann bis zu 20 Euro kosten. Abschluss- und Abgangs­zeug­nisse müssen Schulen 50 Jahre lang aufbewahren.

Sozial­versicherungs­ausweis

Wie lange? Wie ein Ausweisdokument lebens­lang.

Wofür? Zur Vorlage beim Arbeit­geber für die Anmeldung zur Sozial­versicherung.

Im Original? Vielen Arbeit­gebern reicht die Angabe der Sozial­versicherungs­nummer, andere wollen den Ausweis im Original sehen.

Verloren? Wichtig ist, sich die Sozial­versicherungs­nummer zu notieren − sie steht auch auf der Melde­bescheinigung zur Sozial­versicherung. Bei Verlust oder Namens­änderung können der Renten­versicherungs­träger oder die gesetzliche Kranken­versicherung einen neuen Ausweis ausstellen.

Meldung zur Sozial­versicherung

Wie lange? Der Arbeit­geber über­mittelt das Dokument zwar elektronisch an die Renten­versicherung. Aber es ist besser, alle Meldungen aufzuheben, bis der von der Renten­versicherung geschickte Versicherungs­verlauf zeigt, dass alles korrekt einge­tragen ist und das Konto bei der Renten­versicherung geklärt ist. „Für die gesetzliche Rente ist es sehr wichtig, die Unterlagen selbst zu haben“, erklärt Anke Voss vom Bundes­verband der Rentenberater. „Der Einzelne ist nach­weis­pflichtig – im Zweifel hilft ein Stück Papier“.

Wofür? Der Arbeit­geber verschickt jedes Jahr eine Melde­bescheinigung zur Sozial­versicherung. Sie ist das Herz­stück aller Dokumente und nennt die Höhe des renten­versicherungs­pflichtigen Gehalts. Die Bescheinigungen sind wichtig für die Berechnung der gesetzlichen Rente. Sie zeigen auch, welches die aktuelle Krankenkasse ist. Das ist nützlich für den Renten­antrag – denn da wird nach Mitgliedschaften bei Krankenkassen gefragt.

Im Original? Eine Kopie reicht aus.

Verloren? Eine Zweit­schrift kann der Arbeit­geber erstellen — solange es ihn gibt. Daher empfiehlt es sich, fehlende Papiere so früh wie möglich wieder­zubeschaffen und das Konto bei der Renten­versicherung zu klären.

Betriebliche Alters­vorsorge

Wie lange? Bis über den Tod hinaus, denn Betriebs­renten enthalten oft Rege­lungen für Hinterbliebene.

Wofür? Eine Betriebsrente – vom Arbeit­geber ganz oder anteilig finanziert – kommt nicht auto­matisch zum Kunden. Sie muss in der Regel beantragt werden – im Juristen­deutsch heißt das Holschuld. Deshalb sollte der Arbeitnehmer einen Nach­weis aufbewahren: Das kann der Arbeits­vertrag sein, ein Auszug aus dem Tarif­vertrag, eine Betriebs­ver­einbarung oder der Chef hat zugunsten des Arbeitnehmers einen Vertrag mit einem externen Versorgungs­träger, etwa einem Direkt­versicherer, geschlossen. Ein Dokument über eine Betriebs­rente ist auch im Falle eines Streits wichtig.

Im Original? Eine Kopie reicht oft.

Verloren? Ersatz­dokumente beim Arbeit­geber anfordern. Im Fall der Insolvenz des Arbeit­gebers werden Unterlagen nur bei Durch­führung der Rente über eine Direkt­zusage, einen Pensions­fonds oder eine Unterstüt­zungs­kasse beim Pensionssicherungsverein in Köln aufbewahrt.

Gültige Wert­papiere in Papierform

Wie lange? Solange Ansprüche bestehen.

Wofür? Um den Anspruch auf Dividenden, Zinsen, Gewinn­beteiligungen oder die Rück­zahlung des Kapitals bei sogenannten Inhaber­papieren geltend zu machen.

Im Original? Unbe­dingt.

Verloren? Nur wer die Inhaber­papiere hat, kann Rechte daraus geltend machen. Sind sie nicht mehr da, sieht es schlecht aus.

Testament

Wie lange? Es sollte so aufbewahrt werden, dass es im Erbfall gefunden wird. „Es ist dringend zu empfehlen, das Testament in die amtliche Verwahrung beim Nach­lass­gericht zu geben“, rät Jan Bittler von der Deutschen Vereinigung für Erbrecht und Vermögens­nach­folge. Dies kostet 93 Euro und schließt die Registrierung im zentralen Testamentsregister der Bundes­notarkammer ein.

Wofür? Nur ein formgerecht verfasstes Testament regelt die Erbfolge im Sinne des Verstorbenen. Auf unserer Themenseite Testament und Erbrecht finden Sie alles, was Sie zum Thema wissen müssen.

Im Original? Eine Kopie reicht nicht aus, „außer es kann bewiesen werden, dass das Original beim Erblasser aus Versehen verloren gegangen ist“, sagt Bittler.

Verloren? „Bei Verlust eines Testaments kann der Wunscherbe unter Umständen seine Rechte nicht geltend machen, weil die gesetzliche Erbfolge eintritt.“ Wiederbeschaffen ist nicht möglich.

Ster­beurkunde

Wie lange? Für immer.

Wofür? Diese amtliche Bescheinigung weist den Todes­tag eines Menschen aus. Sie wird benötigt für die Abwick­lung der Rechts­geschäfte des Verstorbenen, für die Sozial­versicherungen und um einen Erbschein vom Nach­lass­gericht erstellen zu lassen. Außerdem wird sie zur Vorlage bei Banken und Versicherungen gebraucht.

Im Original? Zur Vorlage braucht man das Papier im Original oder eine beglaubigte Kopie. Am besten gleich fünf bis zehn Exemplare ausfertigen lassen (Gewusst wie: Sterbeurkunde beantragen).

Verloren? Das Standes­amt am Ster­beort stellt ein neues Exemplar für 10 Euro aus, jedes weitere kostet 5 Euro. Gebührenfrei für das Sozial­amt, für Krankenkasse und Renten­versicherung. Das Standes­amt bewahrt Ster­beein­träge 30 Jahre lang auf.

Erbschein

Wie lange? Lebens­lang, da selbst nach Abwick­lung des Erbes noch Ansprüche anderer Erben aufkommen könnten.

Wofür? Stirbt ein Familien­mitglied, müssen sich Angehörige oder andere als Erben legitimieren. Die öffent­liche Urkunde vom Nach­lass­gericht brauchen sie, um Bank­konten oder eine Immobilie im Grund­buch umschreiben zu lassen, um Geld aus einer Lebens­versicherung zu erhalten und um Rechts­geschäfte abzu­wickeln, etwa den Miet­vertrag des Verstorbenen zu kündigen.

Im Original? Es empfiehlt sich, gleich fünf bis zehn Ausfertigungen erteilen zu lassen, da Erben an verschiedenen Stellen wie Banken, Grund­buch­amt oder Versicherungen ein Original vorlegen müssen.

Verloren? Ein Erbschein kann beim Nach­lass­gericht neu beantragt werden. Die Warte­zeit variiert je nach Gericht. Je höher die Erbschaft, desto teurer der Erbschein.

Kirchen­buch­auszüge

Wie lange? Lebens­lang oder bis zum Austritt aus der Kirche.

Wofür? Wer in der evangelischen Kirche zum Beispiel ein Paten­amt über­nehmen will, muss Taufe und Konfirmation nach­weisen. Gleiches gilt für die kirchliche Trauung.

Im Original? Beglaubigte Kopie reicht auch.

Verloren? In der Kirchen­gemeinde gibt es kostenlos eine Kirchen­buch­urkunde, auch für gesetzliche Vertreter, Ehepartner, Vorfahren, Kinder und Enkel oder Bevoll­mächtigte. Die Gemeinden zählen Kirchenbücher zu „archivwürdigen Unterlagen, die dauernd aufzubewahren sind“, sagt Heike Krohn-Bräuer von der Evangelischen Kirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz.

Arbeits­vertrag und Arbeits­zeugnis

Wie lange? Den aktuellen Arbeitsvertrag mit allen Änderungen, individuellen Abreden, Schreiben des Arbeit­gebers, Betriebs­ver­einbarungen und Tarif­verträgen abheften bis zum Jobwechsel oder bis zur Rente. Ist der neue Job bei einer Tochterfirma oder will man später in das Unternehmen zurück, besser den alten Vertrag aufheben. Ansonsten können alte Verträge weg oder digitalisiert werden. Arbeits­zeug­nisse dagegen besser immer aufheben.
Übrigens: Nicht alles was im Zeugnis nett klingt, ist auch nett gemeint. Mit unserer Übersetzungshilfe entlarven Sie versteckte Kritik.

Wofür? Im Fall einer Kündigung oder bei Streit mit dem Arbeit­geber, zur Rentenklärung oder als Beleg für Betriebs­renten­ansprüche. Arbeits- und Zwischen­zeug­nisse sind wichtig für Bewerbungen, Jobwechsel, zum Nach­weis von Qualifikationen bei Versetzungen und Aufstiegs­möglich­keiten, aber auch bei betriebs­bedingten Kündigungen.
Tipp: Klären Sie bei der Deutschen Renten­versicherung früh­zeitig Ihr Konto. Einige Zeiten, etwa die Schul­ausbildung, fließen nicht auto­matisch ins Renten­konto. Je eher Sie sich kümmern, desto leichter sind Nach­weise zu beschaffen.

Im Original? Eine Kopie reicht.

Verloren? „Nicht so schlimm“, sagt Arbeits­rechtler Alexander Bredereck. „Im Notfall können Arbeits­verhältnis und Lohn­höhe über Gehalts­nach­weise oder Kollegen­aussagen bewiesen werden oder aber Sie bitten die Personal­abteilung, eine Kopie zu machen. Schwieriger ist es, an alte Betriebs­ver­einbarungen und Tarif­verträge zu kommen.“

Belege für die Steuererklärung

Wie lange? Auch wenn Belege zur Abrechnung nur selten einzureichen sind – nicht einmal Spendenquittungen und Bank­bescheinigungen über Kapital­erträge – sollten Sie diese mindestens bis zum Ablauf eines Jahres nach Erhalt des Steuer­bescheids aufheben. Die Beamten können Belege nach wie vor anfordern. Spendenbelege müssen Privatleute nach Zugang des Steuer­bescheids ein Jahr lang aufbewahren, Belege über eine Vermietung zehn Jahre und Belege rund ums Haus zwei Jahre lang. Wer mehr als 500 000 Euro im Jahr einnimmt, muss alle Belege sechs Jahre aufbewahren. Für Hand­werk­errechnungen gelten eigene Fristen (siehe auch unser Special Handwerker und Haushaltshilfen: Kosten rund ums Heim senken die Steuer).

Wofür? Steuern sparen lohnt sich: Knapp 1 000 Euro beträgt im Schnitt die Erstattung für Arbeitnehmer. Abzüge gibt es etwa für Hand­werk­erleistungen, Spenden, Gesund­heits­kosten. Alle Ausgaben müssen auf Nach­frage dem Finanz­amt per Rechnung oder Beleg nachgewiesen werden. Anleger müssen zudem Verlust­bescheinigungen der Bank einreichen. Ob alle Kapital­erträge erklärt wurden, kann das Amt noch später erfragen.

Im Original? Belege können Sie auch elektronisch über­mitteln, etwa einge­scannt per E-Mail – das gilt auch für Bank­bescheinigungen über gezahlte Kapital­ertrag­steuer. Um Zahlungen nach­zuweisen, brauchen Sie keinen Original-Konto­auszug vorlegen. „Ein PC-Ausdruck aus dem Online­banking ist etwa für den Nach­weis von Spenden bis 200 Euro ausreichend“, sagt Tobias Gerauer von der Lohn­steuer­hilfe Bayern.

Verloren? „Bei Verlust wird es sehr schwierig“, sagt Gerauer. „Ich würde vom Finanz­amt keine große Unterstüt­zung erwarten, da sie schon seit Jahren einge­reichte Belege zurück­schi­cken.“ Allerdings können Sie Rechnungen beim Handwerks­betrieb, Dienst­leister oder der Bank neu anfordern.

Lohn­steuer­bescheinigung

Wie lange? Ein Jahr nach Erhalt des Steuer­bescheids. Dann ist dieser bestands­kräftig.

Wofür? Die elektronische Lohn­steuer­bescheinigung erhalten Arbeitnehmer jähr­lich zum Jahres­ende. Sie brauchen den Ausdruck nur, um zu prüfen, ob der Arbeit­geber korrekte Daten an das Finanz­amt über­mittelt hat.

Im Original? Kopie reicht.

Verloren? Bei Verlust stellt Ihnen der Arbeit­geber kostenlos eine neue Bescheinigung aus.

Steuer­bescheid

Wie lange? Elf Jahre – wegen der zehnjäh­rigen Fest­setzungs­frist bei Steuer­hinterziehung.

Wofür? Um beim Finanz­amt Einspruch einlegen zu können und um Steuerzah­lungen und Einkommen nach­zuweisen, aber auch zur Vorlage beim Jugend­amt für die Berechnung von Kita-Gebühren. Desgleichen für eine Scheidung, Unter­halts­ansprüche, Kredit­anträge oder für den Antrag auf Baukinder­geld. Wenn sie Bafög bentragen, müssen Studierende sogar den Bescheid der Eltern vorlegen.

Im Original? Kopie reicht aus.

Verloren? Finanz­ämter speichern Steuer­bescheide mindestens zehn Jahre lang, meist noch darüber hinaus. In der Regel bekommen Steuerzahler bei Verlust kostenlos eine Kopie zuge­schickt.

Tipp: Durch­blick verloren?Unser Special über 10 typische Steuerirrtümer bietet Orientierung.

Gehalts­abrechnung

Wie lange? Für das laufende Jahr. Stimmt die elektronische Lohn­steuer­bescheinigung des Arbeit­gebers am Jahres­ende, können die monatlichen Abrechnungen weg.

Wofür? Mit der Gehalts­abrechnung lassen sich Arbeits­verhält­nisse und Betriebs­rentenzah­lungen nach­weisen. Die monatliche Lohn­abrechnung sollten Arbeitnehmer kontrollieren: Stimmen Steuerklasse, Kinder­frei­betrag und Religions­zugehörig­keit?

Im Original? Kopien reichen.

Verloren? Personal­abtei­lungen erstellen kostenlos Zweit­ausfertigungen.

Hand­werk­errechnungen

Wie lange? Es gelten unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungs­fristen. Private Hand­werk­errechnungen müssen Sie zwei Jahre lang aufheben – um dokumentieren zu können, dass es sich nicht um Schwarz­arbeit handelt. Bei Verstoß droht eine Geldbuße bis zu 500 Euro. Stehen Hand­werk­erarbeiten im Zusammen­hang mit einer Vermietung, ist die Rechnung sogar zehn Jahre lang aufzubewahren. Um bei Mängeln nach Neu- oder Umbau oder Reparatur keine Ansprüche zu verlieren, sollten Sie Rechnungen fünf Jahre aufbewahren.
Übrigens: Die Frist beginnt erst zum Ende des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde.

Wofür? Für die Steuererklärung, bei Vermietung und für Ansprüche bei Mängeln.

Im Original? Kopie reicht.

Verloren? Zweit­ausfertigungen können beim Handwerks­betrieb angefragt werden, da dieser die Rechnung für seine Buch­führung zehn Jahre aufheben muss. Eventuell helfen Über­weisungs­belege oder Konto­auszüge.

Versicherungs­policen

Wie lange? Versicherungs­schein und Versicherungs­bedingungen mindestens bis zum Vertrags­ende und weitere drei Jahre bis zum Ende der allgemeinen Verjährungs­frist aufbewahren. Lebensversicherungspolicen sind über den Tod hinaus aufzubewahren, wenn Hinterbliebene daraus eigene Ansprüche geltend machen können. Auszahlungen aus Lebens-und Renten­versicherungen können auch steuer- und erbrecht­lich relevant sein. Dann ist es gut, wenn Nach­weise vorliegen.

Wofür? Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung reichen meist eine Kunden- oder Vertrags­nummer, wenn Kunden einen Schaden melden oder eine Leistung beantragen. Für die Auszahlung aus einem Lebens­versicherungs­vertrag, der in Papierform abge­schlossen wurde, verlangen Versicherer in der Regel den Versicherungs­schein – im Verlustfall stellen sie ein Ersatz­dokument aus.

Im Original? Das Original oder ein Ersatz­dokument sollte im Streitfall vorliegen.

Verloren? Versicherer stellen für alle Versicherungen Zweitdokumente aus.

Konto­auszüge

Wie lange? Eine gesetzliche Aufbewahrungs­frist für Privatleute gibt es nicht. „Es empfiehlt sich aber, die Belege drei Jahre parat zu haben. Das ist die Verjährungs­frist für die meisten Alltags­geschäfte“, rät Anne van Dülmen vom Bundes­verband deutscher Banken.

Wofür? Als Nach­weis aller Zahlungen vom Giro­konto, etwa Miete, Versicherungs­beiträge, Käufe, Zeitungs-Abos.

Im Original? Online­banking-Kunden sollten ihre Auszüge regel­mäßig als PDF-Datei herunter­laden und auf dem heimischen Rechner speichern. Denn Bank­kunden mit Online­konto können ihre Konto­auszüge zwar in ihrem Post­fach abrufen – aber manchmal nur eine Zeit lang. Während der Abruf bei der Berliner Sparkasse zeitlich unbe­grenzt möglich ist, werden die Auszüge bei der Post­bank nach zwölf Monaten gelöscht.

Verloren? Ältere Auszüge können bis zu zehn Jahren bei den Banken ange­fordert werden. Je nach Bank kostet das unterschiedlich viel.

Aufräumen ist Typsache

Uns haben Leser häufig gefragt: Was ist das perfekte Ordnungs­system? Nach Stich­worten, Jahr­gängen oder Alphabet sortieren? Viel sammeln oder groß­zügig wegwerfen? Doch Ordnung ist Typsache. Sammler fühlen sich ohne viele Unterlagen unsicher, Minimalisten von vielen Ordnern und Dateien erdrückt. Es gibt kein optimales Ordnungs­system für alle. Jeder muss das System entwickeln, das persönlich am besten passt. Es ist ratsam, die gewählte Form der Ablage zunächst eine Zeit lang zu testen und dann – wenn sie funk­tioniert – konsequent zu befolgen.

Wichtig ist, dass sich zur Not auch andere Personen zurecht­finden. Liegt jemand etwa bewusst­los im Kranken­haus oder stirbt gar über­raschend, müssen sich Betreuer oder Hinterbliebene rasch einen Über­blick verschaffen. Hier hilft ein Notfall­ordner (siehe oben, Das Wichtigste in Kürze).

Wie lassen sich Dateien elektronisch über lange Zeit speichern?

Selbst Profis in Behörden und Archiven zer­brechen sich die Köpfe, wie sie elektronische Daten und Dokumente am besten aufbewahren. Einige Dokumente müssen auch bei Privatleuten Jahr­zehnte über­dauern, weil Arbeitnehmer sie zum Beispiel für den Renten­antrag benötigen. Andere Unterlagen brauchen die Nach­fahren, wenn sie sich um das Erbe kümmern müssen.

Jahr­zehnte sind eine Ewig­keit im digitalen Zeit­alter. Vor wenigen Jahren etwa waren noch Disketten Stan­dard. Heute sind sie nicht mehr auf dem Markt. Die zugehörigen Lauf­werke sind nur noch selten zu bekommen.

Dennoch: Privatleute kommen um ein elektronisches Archiv nicht mehr herum und müssen den Über­blick bewahren. Das Zugangs­zertifikat für die elektronische Steuererklärung ist lokal auf dem Rechner abge­speichert, einge­scannte Rechnungen liegen in der Cloud, Konto­auszüge im elektronischen Post­fach der Bank.

Daten elektronisch zu verwalten bedeutet auch Aufwand

Viele Menschen wollen ihre Papier­berge abtragen. Sie erwarten, dass es leichter ist, Dateien zu verwalten als diszipliniert Papiere zu lochen und abzu­heften. Diese Hoff­nung erfüllt sich aber oft nicht. Denn digitale Dateien haben ihre eigenen Probleme. Zur Sicherheit sollten sie zum Beispiel mehr­fach kopiert und regel­mäßig auf neue Speichermedien über­tragen werden. Bei jedem Rechnerwechsel muss sicher­gestellt werden, dass alles richtig über­tragen wurde und lesbar bleibt.

Elektronische Daten: Doppelt hält besser

Dateiformateund-eigenschaften. Komprimieren und verschlüsseln Sie Ihre archi­vierten Daten nicht. Nutzen Sie weit verbreitete, möglichst offen dokumentierte Formate. Das Archivformat „PDF/A“ eignet sich auch, wenn wenige E-Mails, gegebenenfalls mit Anhang, dauer­haft gespeichert werden sollen. Es gibt auch spezielle E-Mail-Archi­vierungs­programme, um viele E-Mails zu archi­vieren.

Auf eine Papier­ablage sollte nicht verzichten werden

Vor allem Urkunden und Dokumente, die ein Leben lang oder darüber hinaus aufbewahrt werden müssen, sollten in Papierform vorhanden sein. Professor Achim Oßwald beschäftigt sich beruflich mit Fragen der persönlichen Lang­zeit­archi­vierung. Er warnt auch vor zu viel Vertrauen in die digitale Welt: „Über kurze Fristen wie zwei bis fünf Jahre können wir ziemlich sicher sein, dass die digitale Speicherung funk­tioniert. Wir wissen aber nicht, ob es über Jahr­zehnte funk­tionieren wird.“

Im privaten Bereich gibt es noch weniger Erfahrungen. Bei einigen Dokumenten ist es aber wichtig, sie lang­fristig und auf Papier aufzuheben, etwa Geburts- oder Heirats­urkunden, Zeug­nisse oder Notar­verträge. Nur das Original hat volle Beweis­kraft, etwa vor Gericht. Der Scan einer Urkunde aus Papier ist kein Original mehr. Richter können ihn anerkennen, müssen es aber nicht.

Dokumente auf Papier: Vor Schimmel schützen

Dieses Dateiformat ist empfehlens­wert

Archivare setzen bei Texten unter anderem auf eine Archiv­variante des Dateiformats PDF, genannt PDF/A. Es bettet zum Beispiel die Schrift und Bilder im Dokument mit ein und lässt es sich auf allen Rechnern anzeigen. Liegt ein Dokument im Format PDF/A vor, lässt sich eher nach­weisen, dass es nicht verändert wurde. Dateien in vielen anderen Formaten sind dagegen leicht manipulier­bar, wie bei Bürosoftware.

Such­funk­tionen ersparen nicht das Strukturieren von Dateien

Prinzipiell ist es möglich, auf die Such­funk­tion zu setzen, statt Dateien nach einem festen System zu benennen und zu sortieren. Ob das Arbeit spart, ist aber fraglich. Denn die Suche arbeitet nur dann effektiv, wenn sie die gesuchten Wörter oder Zeichen­folgen nicht nur in Datei­namen, sondern auch in den Dokumenten finden kann. Das wiederum ist nur möglich, wenn das Dateiformat dies ermöglicht. Dafür reicht es nicht, zugeschickte PDF-Dateien einfach abzu­legen. Man muss prüfen, ob sie durch­such­bar sind. Sind sie es nicht, müssen sie bearbeitet und in ein durch­such­bares Format gebracht werden.

Wer seine Dateien systematisch ablegt, kann direkter darauf zugreifen. Oßwald stellt einen weiteren Vorteil heraus: „Ist die Ordnerstruktur geschickt gewählt, ist es viel leichter, nicht mehr benötigte Dateien zu löschen.“

Informationen zu Dokumenten in den Meta­daten ergänzen

Als Meta­daten in der Datei selbst. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste öffnet sich ein Menü mit dem Unter­punkt „Eigenschaften“. Er enthält auto­matisch erzeugte Angaben, zum Beispiel zum Erstellungs­datum und der Dateigröße. Diese Informationen kann man mit einem Bild­anzeige- und Bearbeitungs­programm ergänzen. Bei Fotos bietet es sich an, die Namen abge­bildeter Personen als Meta­daten einzufügen. Bei einer einge­scannten Urkunde könnte vermerkt sein, wo das Original auf Papier zu finden ist.

Alternativ lassen sich ergänzende Informationen in einer Extradatei erfassen. Diese muss aber immer mit archi­viert werden.

Speichermedien gut aufbewahren

Kopien sollten am besten an verschiedenen Orten und nicht nur in der eigenen Wohnung aufbewahrt werden. Sicherer ist es, eine Kopie bei vertrauens­würdigen Personen wie Eltern oder Geschwistern zu hinterlegen.

Das Speichern in einer Cloud empfiehlt Oßwald nur mit Vorbehalt und nur dann, wenn es Kopien auf anderen Speichermedien gebe. Er hält es für essenziell, sich die Allgemeinen Geschäfts­bedingungen der Cloud-Anbieter anzu­sehen und einen aus dem deutschen oder europäischen Rechts­bereich zu bevor­zugen, weil dann deutsches oder europäisches Daten­schutz­recht gilt.

Wichtig: Was passiert, wenn der Anbieter aufgekauft oder insolvent wird? Werden Kunden informiert, wie lange sie dann noch auf die Daten zugreifen können? Wer darf auf die Daten zugreifen? „In den USA haben die US-Geheim­dienste ein Zugriffs­recht“, betont Oßwald. Das sollten sich Kunden klarmachen, die etwa Dropbox verwenden. Wir haben Cloud-Dienste getestet, Tipp: Der Beste kommt aus Deutsch­land.

Dateien besser nicht verschlüsseln

„Verschlüsselung vermeiden“, das ist der klare Rat Oßwalds bei der Lang­zeit­archi­vierung – außer in einer Cloud. Je mehr Zeit vergeht, desto höher ist das Risiko, dass der Schlüssel später nicht mehr verfügbar ist. Bei Geräten wie Tablet oder Smartphone, die momentan im Einsatz sind, hält der Experte eine Verschlüsselung dagegen für sinn­voll, weil die Geräte auch mal verloren gehen können.

Nicht alles muss aufgehoben werden

Schon allein wegen des Aufwands muss nicht jedes Dokument ins Lang­zeit­archiv. Oßwald rät dazu, sich eine Art Ritual zu über­legen, um regel­mäßig Ordner auszumisten. Zweifels­fälle könnten in einen Ordner mit dem Namen „Unklar“ geschoben werden, „sie können meist gelöscht werden, wenn sie über lange Zeit nicht gebraucht wurden.“

Einfach Text­dateien halten oft am längsten

Bisherige Erfahrungen sprächen dafür, in einfachen Text­dateien mit wenig Struktur zu archi­vieren. Dateien, die vor 20 oder 30 Jahren so erstellt wurden, ließen sich noch mit jedem Editor lesen. Verbreitete Dateiformate bieten die Chance, lange genutzt werden zu können.

Nur das regel­mäßige Umkopieren auf aktuelle Speichermedien bietet eine gewisse Sicherheit. Das machen auch professionelle Rechenzentren so. Sehr lang­lebig ist Mikrofilm, aber dabei werden normaler­weise Daten analog und nicht digital gespeichert.