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ZahlungserinnerungSo wird eine Zahlungserinnerung wirkungsvoll und korrekt erstelltSicherlich kennen Sie das auch. Dienstleistung vollbracht oder Produkte erfolgreich dem Kunden übergeben bzw. an ihn versendet. Doch der ausstehende Rechnungsbetrag wurde noch nicht beglichen, Sie verzeichnen keinen Zahlungseingang. Dass Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt werden, kommt leider immer wieder vor. Hier gilt es nun wirkungsvoll und korrekt damit umzugehen und den Kunden an die fällige Zahlung zu erinnern. Wir möchten Ihnen zeigen, wann Sie eine Zahlungserinnerung schreiben sollten, was dabei zu beachten ist, welche Formulierungen möglich sind und beantworten Fragen, die häufig in diesem Zusammenhang aufkommen. Dennoch ist es sinnvoll, den Kunden an die Zahlung zu erinnern. Egal ob es ein Versehen oder doch böse Absicht war, an Ihr Geld sollten Sie in jedem Fall kommen. Ist das Zahlungsziel also überschritten, sollten Sie dem Kunden noch einige Tage zusätzlicher Schonfrist geben, da er möglicherweise die Überweisung bereits getätigt hat, das Geld jedoch noch nicht auf Ihrem Konto eingegangen ist. Danach können Sie aber getrost zum Hörer oder zur Tastatur greifen und freundlich an die Zahlung erinnern. Übrigens: Freundlichkeit rechnet sich, wenn Sie einen Mahnbescheid verschicken! Die Gefahr ist groß, dass der Kunde auf stur schaltet, sollte die Zahlungserinnerung zu grob formuliert sein. Außerdem sollten Sie unbedingt beachten, dass es gesetzliche Fristen gibt, sofern beim Kauf oder beim Vertragsabschluss keine individuellen Fristen gesetzt wurden. Unter Unternehmern greift die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen ohne explizite Nennung. Ist Ihr Kunde jedoch ein Verbraucher oder möchten Sie ein individuelles Ziel vereinbaren, muss das entsprechende Zahlungsziel vertraglich oder innerhalb Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegt werden. Die reine Erwähnung auf der Rechnung, die durchaus als Erinnerung sinnvoll ist, legt jedoch kein Zahlungsziel fest! Für eine Zahlungserinnerung gibt es kein gesetzliches vorgegebenes Muster - sie kann daher formlos per Mail, Telefon oder klassisch per Post erfolgen. Dennoch gibt es einige Elemente, die innerhalb der Zahlungserinnerung nicht vergessen werden dürfen. Auch im Ablauf beziehungsweise im Zeitpunkt gibt es einiges zu beachten. Doch damit Sie nicht auf sich alleine gestellt sind, haben wir die wichtigsten Punkte zusammengefasst: 1. Überschrittenes ZahlungszielSie haben Ihren Kunden korrekt über die Zahlungsfrist informiert. Dabei haben Sie entweder mit Ihrem Kunden ein individuelles Zahlungsziel vertraglich geregelt, Ihn rechtzeitig vor dem Kauf bzw. Vertragsabschluss durch Ihre AGBs auf die individuelle Zahlungsfrist hingewiesen. Sofern Sie die gesetzliche Frist von 30 Tagen nutzen wollen, müssen Sie Verbraucher darüber ebenfalls informieren, bei Unternehmern hingegen greift diese Regelung automatisch. Zahlt der Kunde nicht innerhalb der vereinbarten Frist, befindet er sich im Zahlungsverzug und kann gemahnt werden. Die Zahlungsfrist gilt im Übrigen ab Zugang beim Kunden. Beachten Sie dabei jedoch auch die mögliche Dauer einer Überweisung und gewähren Sie einige Tage Schonfrist. 2. Vollständige Inhalte einer ZahlungserinnerungBei Ihrem Mahnschreiben an den Kunden sollten Sie einige Elemente unbedingt erwähnen, damit Sie wirkungsvoll und korrekt an die Zahlung erinnern. Unser Tipp: Bleiben Sie bei der ersten Zahlungserinnerung freundlich, aber bestimmt. Oftmals ist der Zahlungsverzug unbeabsichtigt und bereits sehr unangenehm für Ihren Kunden. Freundlichkeit rechnet sich in diesem Fall!
3. Freiheit in Form und ArtIhre Zahlungserinnerung muss nicht auf Briefpapier geschrieben sein oder per Einschreiben an den Kunden gesendet werden. Konkrete Vorschriften darüber, wie eine Mahnung zu erfolgen zu hat, gibt es nicht. Sie können Ihren Kunden daher anrufen, die Zahlungserinnerung per Mail versenden oder auch den Postweg wählen. In der Wahl von Form und Art sind Sie völlig frei. Bei langjährigen Kunden empfiehlt sich ein Anruf, ansonsten ist eine E-Mail meist die schnellste Lösung. Außerdem können Sie bei sehr guten Kunden ebenfalls eine Zahlungserinnerung lustig gestalten, wenn Sie sich sicher sein können, dass der Kunde die Zahlung nur übersehen hat. 4. Häufigkeit, Dauer, Fristen und FormulierungWeder in der Häufigkeit, der Dauer oder der Formulierung gibt es Vorgaben. Lediglich die vereinbarte oder gesetzliche Zahlungsfrist ist zu beachten (siehe Punkt 1). Ein häufig genannter Irrtum sollte direkt ignoriert werden: um beispielsweise ein Inkassounternehmen zu beauftragen oder das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten, bedarf es keiner drei Mahnungen. Ab dem Verzugszeitpunkt können diese Mittel bereits in Betracht gezogen werden. Sollten Sie dennoch planen oder dazu gezwungen sein, mehrere Mahnungen an Ihren Kunden zu senden, empfehlen wir auch zunehmend strenger zu werden. Die erste Zahlungserinnerung sollte noch freundlich und verständnisvoll formuliert sein, bei der Zweiten können Sie aber durchaus weitere Schritte wie die Übergabe an ein Inkassounternehmen oder auch das gerichtliche Mahnverfahren androhen. Seit 2004 stehen wir unseren Kunden als starker Partner verlässlich und kompetent zur Seite. Risikomanagement, Zahlungsgarantie, Payment Service oder Inkassodienstleistungen – wir bieten unseren Kunden ein umfangreiches Portfolio an Möglichkeiten. Modernste Technologien und ein maßgeschneiderter Service auf Augenhöhe sind unser Schlüssel zum Erfolg. Sie haben noch nie eine Zahlungserinnerung geschrieben und fühlen sich trotz unserer
Informationen noch unsicher in der Formulierung? Durch unseren Muster-Generator können Sie sich eine passende Zahlungserinnerung Vorlage für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden als PDF zum Download erstellen lassen. Wählen Sie die für sich passende Version aus und erinnern Sie Ihre Kunden mit einem unserer Vorlage Zahlungserinnerung Muster. 1. Höfliche ZahlungserinnerungSehr geehrte Damen und Herren, 2. Freundliche ZahlungserinnerungHallo {Ansprechpartner}, 3. Lustige ZahlungserinnerungHallo {Ansprechpartner}, 4. Kreative ZahlungserinnerungHallo, 5. Zahlungserinnerung auf EnglischDear sir or madam, Wir hoffen, dass wir bereits viele brennende Fragen beantworten und Ihnen beim Thema Zahlungserinnerung weiterhelfen konnten. Um auch garantiert die letzten Fragen zu beantworten, haben wir die häufigsten Fragen zusammengestellt und beantwortet. A. Kann man eine Zahlungserinnerung per E-Mail senden?Ja, denn Zahlungserinnerungen unterliegen keinen gesetzlichen Vorgaben zu Form und Art. Der Versand per E-Mail eignet sich sogar, wenn man den Kunden schnellstmöglich an die Zahlung erinnern möchte. Außerdem ist diese Variante einfach umsetzbar, ohne Kosten und mit geringem Zeitaufwand verbunden. B. Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung?Tatsächlich gibt es hier keinen Mahnung Zahlungserinnerung Unterschied. Einige Unternehmer, aber auch Kunden, fassen den Begriff „Mahnung“ jedoch als deutlich drastischer auf. Eine Mahnung kann durchaus eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung sein, vermutlich verbindet man oftmals das „gerichtliche Mahnverfahren“ mit der Bezeichnung Mahnung. C. Was kann man noch tun, wenn ein Kunde trotz Zahlungserinnerung nicht bezahlt?Eine einmalige Zahlungserinnerung kann oftmals bereits zum Erfolg führen. Manchmal muss jedoch häufiger gemahnt werden. Leider werden diese Mahnungen von einigen Kunden trotz damit verbundenen Mahngebühren ignoriert oder die jeweilige wirtschaftliche Situation lässt die Bezahlung nicht zu. Sollten Sie das Gefühl haben, selbst nicht weiter zu kommen, können Sie einen Partner mit Inkassodienstleistungen beauftragen oder das gerichtliche Mahnverfahren in Betracht ziehen. D. Was kann man tun, wenn sich ein Kunde weigert seine Schulden zu begleichen?Sollten Sie dem Kunden bereits mehrere Chancen gewährt haben, den offenen Betrag zu bezahlen und selbst das Angebot einer Ratenzahlung nicht zum Erfolg geführt haben, sollten Sie weitere rechtliche Schritte in Erwägung ziehen. Zwar können Sie Ihrem Kunden die Schulden erlassen, doch Sie befinden sich im Recht auf Zahlung. Weigert sich der Kunde, seine Schulden zu begleichen, können Sie noch immer Inkassodienstleistungen in Anspruch nehmen oder mit Hilfe des gerichtlichen Mahnverfahrens Ihren Anspruch geltend machen. E. Was ist zu tun, wenn ein Kunde eine Ratenzahlung vereinbaren will?Häufig fragen Kunden nach der Möglichkeit einer Ratenzahlung. Sie müssen dieser Bitte zwar nicht zustimmen, jedoch bietet sich eine Zahlung in Raten durchaus an. Viele Kunden sind einfach nicht in der Lage, den vollen Betrag in kompletter Höhe zu bezahlen. Das wissen Ihre Kunden nicht zwingend im Vorfeld, daher können Sie auf dieses Angebot eingehen. Sie selbst können säumigen Kunden auch, am besten früh im Mahnprozess, die Möglichkeit einer Ratenzahlung anbieten. F. Wie lange sollte man warten, eine zweite Zahlungserinnerung zu senden?Ist die erste Frist Ihrer freundlichen Zahlungserinnerung bereits verstrichen, sollten Sie nicht zu lange warten und den Kunden erneut zur Zahlung ermahnen. Bedenken Sie hierbei jedoch, dass die Zahlungsfrist erst ab Zugang beim Kunden beginnt und Überweisungen einige Tage benötigen können, bis sie auf Ihrem Konto gutgeschrieben werden. Es empfiehlt sich, die zweite Zahlungserinnerung innerhalb von etwa 14 Tagen nach Ablauf der verstrichenen Frist zu versenden und den neuen Zeitraum auf 5 - 10 Tage zu begrenzen, in denen Ihr Kunde seine Schulden begleichen soll. Was versteht man unter Teilzahlung?Teilzahlung (früher: Stückzahlung) ist in der Wirtschaft die Bezeichnung für eine teilweise Zahlung der Geldschuld durch den Schuldner, die nicht die Höhe der geschuldeten Zahlung erreicht.
Was ist eine vorausrechnung?Wie der Name vielleicht schon erahnen lässt, handelt es sich hierbei um Rechnungen, die vor der Erbringung einer Leistung gestellt werden. Der Kunde muss sozusagen in Vorkasse gehen und die Agentur kann dafür sicher sein, nicht auf ihren Kosten sitzen zu bleiben.
Was ist der Unterschied zwischen Anzahlung und Vorauszahlung?Was ist der Unterschied zwischen einer Anzahlung und einer Vorauszahlung? Eine Anzahlung ist nur eine Teilzahlung und Vorauszahlungen bedeutet die gesamte Summe voraus zu bezahlen.
Was ist eine Vorauszahlungsrechnung?Vorauszahlungsrechnungen sind eine allgemeine Geschäftspraktik. Ein Kreditor gibt Vorauszahlungsrechnungen aus, um eine Einzahlung auf dem Einkauf zu erfordern, bevor die Bestellung erfüllt wurde. Beispielsweise verlangen einige Kreditoren kann eine Vorauszahlung für angepasste Waren oder Dienstleistungen.
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