1. Was ist aufzubewahren?
Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen im Original aufzubewahren.
Achtung:
Auch alle elektronischen Aufzeichnungen iZm der elektronischen Registrierkasse unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (z.B. Datenerfassungsprotokoll, Startbeleg, Monatsbeleg usw.)
2. Wie lange muss aufbewahrt werden?
Grundsätzlich sind die Unterlagen sieben Jahre hindurch aufzubewahren. Die Sieben-Jahres-Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. So sind z.B. die Belege des Kalenderjahres 2015 bis Ende des Kalenderjahres 2022 aufzubewahren. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.
Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.
Übersicht
Buchhaltungsunterlagen | 7 Jahre |
Belege/Rechnungen | 7 Jahre |
Unterlagen iZm Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz | 22 Jahre |
Unterlagen iZm mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für den-One-Stopp-Shop (OSS) in Anspruch genommen wird | 10 Jahre |
Aufzeichnungen von Plattformen iZm der Plattformhaftung | 10 Jahre |
COVID-19 Unterstützungen: | |
Investitionsprämie | 10 Jahre |
Kurzarbeitsbeihilfe | 10 Jahre |
Härtefallfonds | 7 Jahre; Phase 1: 10 Jahre |
Fixkostenzuschuss I; 800.000 | 7 Jahre |
Ausfallsbonus I, II; III | 7 Jahre |
Verlustersatz | 7 Jahre |
3. In welcher Form sind Belege aufzubewahren?
Belege können entweder in Papierform (Schriftstücke) oder mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte) oder in elektronisch gespeicherter Form aufbewahrt werden. Wobei hier eine Sicherung mittels Worm-Speicher erfolgen muss, lediglich das Scannen alleine reicht nicht aus um die Belege unveränderbar aufzubewahren.
4. Was ist bei Aufbewahrung auf elektronischen Datenträgern zu beachten?
Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
Bei EDV-Buchführung müssen sämtliche Informationen auf elektronischen Datenträgern aufbewahrt werden.
Auch hier besteht die Verpflichtung zur Verfügungsstellung von Hilfsmitteln, um die Unterlagen lesbar zu machen bzw zur Beibringung von dauerhaften Wiedergaben.
5. Was passiert bei Nichtaufbewahrung?
Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzungsbefugnis ergeben. Sollten die Unterlagen vorsätzlich nicht aufbewahrt worden sein, so handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit, welche eine Geldstrafe von bis zu 5.000 EUR nach sich ziehen kann.
Stand: 01.04.2022
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Generell unterliegen bei Gewerbetreibenden nach §238 und §257 HGB HGB kaufmännische Dokumente Aufbewahrungsfristen über gewisse Zeiträume. Nach §257 Abs. 1 HGB differenziert man zwischen der Sechs- und Zehn-Jahres-Frist. Daneben ist die Aufbewahrungspflicht im Bereich des Steuerrechts in der Abgabenordnung (AO) geregelt.
Detaillierte Informationen sind ebenfalls in zahlreichen Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu entnehmen (BMF). Dabei sind die wichtigsten Regelungen in den folgenden beiden Exemplaren verortet:
- BMF-Schreiben vom 7. November 1995 „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)
- BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)
Wer muss die Aufbewahrungsfristen beachten?
Aufbewahrungspflichtig ist jeder, der eine Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht hat. Dazu zählen nicht nur Handelsgesellschaften (z.B. GmbH oder OHG), sondern auch Land- und Forstwirte sowie Gewerbetreibende, die viel Umsatz und Gewinn erzielen.
- Gewerbetreibende: Mehr als 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn pro Jahr
- Land- und Forstwirte: 60.000 € Gewinn pro Jahr oder eine Nutzfläche mit Wirtschaftswert größer als 25.000€
Auch Privatpersonen müssen wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Belege über steuerpflichtige Leistungen für zwei Jahre aufbewahren.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Beginn der Aufbewahrungsfrist ist jeweils das Ende des Kalenderjahres, in welchem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgten. Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, sofern die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig sind und deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§147 Abs. 3 AO). Daher sind die Unterlagen aufzubewahren für:
- eine begonnene Betriebsprüfung,
- eine vorläufige Steuerfestsetzung nach §165 AO,
- anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sowie
- zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.
Die Aufbewahrungsfristen sollten durch das Jahressteuergesetzt 2013 (JStG 2013) eigentlich etappenweise gekürzt werden. Da jedoch keine Übereinstimmung im Bundestag und Bundesrat zustande kam, gelten weiterhin die bestehenden Fristen.
Was ist aufzubewahren?
Abgabenordnung
Die steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Inventare,
- Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanz,
- die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Handelsgesetzbuch
Nach §257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
- Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- die empfangenen Handelsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
- Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer.
Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Nach §14b Abs. 1 S. UStG müssen die Unterlagen zehn Jahre lesbar bleiben. Sprich falls nicht sichergestellt ist, dass die Originale in dieser Zeit lesbar bleiben, müssen sie kopiert werden; dies gilt u.a. für Thermokopierpapier.
Weitere Regelungen zu dem Thema sind im §147 Abs. 2 AO, §14, §14b UStG sowie im BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 definiert, ansonsten gilt die inhaltliche Wiedergabe, die eine maschinelle Auswertung ermöglicht.
Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfrist
- Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach § 283 ff. Strafgesetzbuch (StGB),
- Verfolgung nach den für die jeweiligen Rechtsformen maßgebenden Vorschriften, §399 ff. AktG, §82 GmbHG, §147 des Genossenschaftsgesetzes,
- Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden, §274 StGB,
- Bei Vorliegen der jeweiligen weiteren Voraussetzungen kann die Verletzung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auch steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben (§370, §378, §379 AO).
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen alphabetisch sortiert
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 |
Abschreibungsunterlagen | 10 |
Abtretungserklärungen, soweit erledigt | 6 |
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 |
Akkreditive | 10 |
Aktenvermerke, wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege | 6 10 |
Angebote mit Auftragsfolge | 6 |
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) | 10 |
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) | 10 |
Anlagenvermögensbücher- und Karteien | 10 |
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 |
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) | 10 |
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation | 10 |
Aufzeichnungen | 10 |
Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung) | 10 |
Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege wenn sonstige | 10 6 |
Bankbelege | 10 |
Bankbürgschaften nach Vertragsende | 6 |
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb | 10 |
Belegformate | 10 |
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege | 10 |
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 |
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung | 10 |
Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 |
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 |
Betriebskostenrechnungen | 6 |
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) | 6 |
Bewertungsunterlagen | 10 |
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) | 10 |
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) / Bilanzunterlagen | 10 |
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation | 10 |
Buchungsanweisungen, -belege | 10 |
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) als Buchungsbeleg | 6 10 |
Dauerauftragsunterlagen (soweit Buchungsgrundlage) | 10 |
Dateien, Beschreibungen der | 10 |
Dateiverzeichnisse | 10 |
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der | 10 |
Datensicherungsregeln | 10 |
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) | 10 |
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 |
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.) | 6 |
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung | 10 |
Eingabedatenformate | 10 |
Eingehende Rechnung einschließlich Berichtigungsbelege dazu | 10 |
Einnahmenüberschussrechnung | 10 |
Einheitswertunterlagen | 10 |
Eröffnungsbilanzen | 10 |
Essensmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage) | 6 |
Exportunterlagen | 6 |
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg) | 6 |
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege | 10 |
Finanzberichte | 6 |
Frachtbriefe | 6 |
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg | 10 |
Geschäftsberichte | 10 |
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift, soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam | 6 |
Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) | 6 |
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) | 10 |
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen | 10 |
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 |
Gutschriften im Sinne der „umgekehrten Rechnung“ | 10 |
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift) | 6 |
Handelsbücher | 10 |
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich | 6 |
Hauptabschlussübersicht | 10 |
Inventare (§ 240 HGB) | 10 |
Investitionszulage (Unterlagen) | 6 |
Jahresabschluss mit Erläuterungen | 10 |
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent | 10 |
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung (außer für Kalkulation der Herstellkosten) | 6 |
Kassenberichte | 10 |
Kassenbücher/-blätter | 10 |
Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel | 6 0 |
Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 |
Kontenregister | 10 |
Kontoauszüge | 10 |
Konzernabschluss (§ 290 HGB) | 10 |
Konzernlagebericht (§ 290 HGB, § 350 HGB) | 10 |
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz, wenn Buchungsbeleg | 6 10 |
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen | 10 |
Lagerbuchführungen | 10 |
Lieferscheine, sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung | 6 10 |
Lohnbelege als Buchungsbelege | 10 |
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen | 10 |
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion | 10 |
Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe) | 6 |
Maske (Bildschirm-, Druck-) | 10 |
Menu-Übersicht | 10 |
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 |
Nachnahmebelege (soweit nicht Buchungsunterlage) | 6 |
Nebenbücher | 10 |
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 |
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 6 |
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege | 10 |
Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen | 6 10 |
Programmablaufbeschreibungen | 10 |
Programmverzeichnisse | 10 |
Protokolle als Handelsbrief | 6 |
Prozessakten | 6 |
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 |
Quittungen | 10 |
Rechnungen an Unternehmer | 10 |
Rechnung an Privatpersonen für Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück (2 Jahre Aufbewahrungspflicht für den Rechnungsempfänger) | 10 |
Reisekostenabrechnung | 10 |
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 |
Sachkonten | 10 |
Saldenbilanzen | 10 |
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen | 6 10 |
Scheck- und Wechselunterlagen, als Buchungsbeleg | 6 10 |
Schriftwechsel | 6 |
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 |
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen | 10 |
Steuererklärungen und Steuerbescheide | 10 |
Systemhandbücher | 10 |
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege | 10 |
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege | 10 |
Überweisungsbelege | 10 |
Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 |
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung | 10 |
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 |
Verkaufsbücher | 10 |
Vermögensverzeichnis | 10 |
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege | 10 |
Versicherungspolicen, wenn nach Ablauf der Versicherung | 10 6 |
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege | 10 |
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) | 10 |
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher | 10 |
Wechsel | 10 |
Zahlungsanweisungen | 10 |
Zollbelege | 6 |
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung | 10 |
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 |
Tipp: Hier können Sie kostenlos die Aufbewahrungsfristen & Aufbewahrungspflichten berechnen.
Zusammenfassung
Sie sehen, nicht nur wenn Sie eine Rechnung schreiben oder einen Beleg oder eine Gutschrift erhalten, müssen Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten.
Außerdem gibt es noch spezielle Fristen im Aktien-, Arbeits-, Beamten-, Produkthaftungs-, Sozialversicherungs-, Steuer-, sowie Banken- und Versicherungsgesetz und ebenfalls in der Röntgen- und Strahlenschutzverordnung und der Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe.
Für weitere Informationen und Aufbewahrungsfristen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Er kann Ihnen als Fachmann genau sagen, wie lange Sie das Dokument oder den Beleg aufbewahren müssen. Auch zuständiges Finanzamt gibt Ihnen gerne darüber Auskunft, wie lange Sie die jeweilige Geschäftsunterlage aufbewahren müssen. Mit dem Rechnungsprogramm lexoffice von Lexware können Sie problemlos uns schnell Belege bzw. Rechnungen scannen und archivieren.
Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben übernehmen können.
Quelle: IHK Berlin und Stuttgart
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