Wie berechne ich nebenkosten als vermieter

Kosten für die Hausverwaltung

Die Kosten für die Hausverwaltung sind – anders als die für den Hausmeister – nicht umlagefähig..

Überzogene Kosten für Reinigung und Gärtnerarbeiten

Wird der Hausmeister schon abgerechnet, darf er nicht doppelt als Gärtner auftauchen. Auch eine Reinigungsfirma, die ohne Notwendigkeit dreimal pro Woche putzt, müssen Sie nicht hinnehmen.

Kosten für Reparaturen oder Ersatzanschaffungen

Manchmal verstecken Vermieter diese Kosten auf der Nebenkostenabrechnung in der Rubrik „Wartungen“, zu erkennen an großen Unterschieden von Jahr zu Jahr. Auch diese Kosten gehören nicht auf die Nebenkostenabrechnung.

Gebühren für Briefverkehr, Telefon oder die Bank

Diese Kosten müssen vom Vermieter übernommen werden und gehören nicht auf die Nebenkostenabrechnung.

Gebühren für ungenutzte Mülltonnen

Stehen Wohnungen leer, müssen diese Tonnen abgemeldet werden. So entfallen die Grundgebühren.

Sofern die Umlage von Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart ist, kann der Vermieter seinen Mietern all jene Betriebskosten, die in der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind, in Rechnung stellen. Die dortige Aufzählung umfasst 16 Kostenarten. Ein expliziter Verweis auf die Betriebskostenverordnung im Mietvertrag ist nicht nötig. Ist die Umlage von Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart, gilt der Betriebskostenkatalog der Betriebskostenvereinbarung automatisch. Lediglich auf den Punkt „Sonstige“ kann sich nicht ohne nähere Definition bezogen werden. Sonstige Betriebskosten, die nicht im Katalog aufgezählt werden, müssen gesondert im Mietvertrag vereinbart werden. Es wird entweder die Zahlung einer Betriebskostenpauschale vereinbart (einen Fixbetrag, die sogenannte Inklusivmiete) oder der Mieter zahlt einen monatlichen Abschlag.

Umlagefähige Nebenkosten sind jedem Fall nur Kosten, welche dem Vermieter regelmäßig anfallen. Fallen einem Vermieter Kosten nur einmalig an, sind jene in aller Regel nicht umlagefähig. Bei der Aufzählung der umlegbaren Nebenkosten im Mietvertrag kann der Vermieter entweder auf die Betriebskostenverordnung verweisen oder die ihm anfallenden Kostenstellen einzeln aufzählen. Will ein Vermieter den im Mietvertrag bestimmten Kostenpositionen noch weitere hinzufügen, kann er dies nur im Falle der Durchführung einer Modernisierungsmaßnahme, welche die neue Kostenart rechtfertigt. Hat der Vermieter bei der Aufzählung der Nebenkosten im Mietvertrag eine Kostenstelle vergessen, kann er diese nicht ohne Weiteres auf seine Mieter umlegen.Folgende Nebenkosten sind auf Mieter umlagefähig:

• laufende öffentlichen Lasten des Grundstücks bzw. Grundsteuer
• Wasserversorgung
• Entwässerung (Gebühren für die Nutzung einer öffentliche Entwässerungsanlage oder die Kosten einer eigenen Anlage)
• Betrieb der zentralen Heizungsanlage und Abgasanlage
• Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage
• verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
• Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs
• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung (nur laufende Kosten)
• Gartenpflege (Kosten für die Erneuerung von Pflanzen und entsprechende Personalkosten)
• Beleuchtung, Kosten für die Außenbeleuchtung und Flure
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hauswart
• Betrieb einer Gemeinschaftsantennenanlage
• Betrieb von Einrichtungen für die Wäschepflege
• sonstige Betriebskosten

Zu den „sonstigen Betriebskosten“ im Sinne des § 1 der Betriebskostenverordnung gehören diejenigen Betriebskosten, welche nicht von den hier festgelegten Betriebskosten erfasst sind. Diese müssen im Mietvertrag vom Vermieter aufgelistet werden und in der Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar aufgeschlüsselt sein.

Die Höhe der Nebenkosten ergibt sich aus verschiedenen Posten, wie Wasser-, Strom- und Heizkosten aber auch Kosten für Reinigung und Wartung und Kosten für Versicherungen und Personal.

Die umlagefähigen Nebenkosten werden auf Grundlage eines Verteilerschlüssels auf den Mieter umgelegt. Der Verteilerschlüssel ergibt sich meist aus der Größe der Wohnung. Der Verteilerschlüssel wird im Mietvertrag festgehalten. Wurde er dort nicht aufgeführt, zählt wiederum die Wohnungsgröße.

Wasserkosten hingegen können auch nach Verbrauch abgerechnet werden, sofern zuvor benötigte Messgeräte in Betrieb genommen wurden.

Besonders oft werden die Fristen zur Erstellung und Übermittlung der Nebenkostenabrechnung nicht eingehalten. Erhält der Mieter seine Abrechnung nicht innerhalb der genannten Frist, hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf eine eventuelle Nachzahlung. Eine Rückzahlung hingegen muss der Vermieter auch nach Ablauf dieser Frist zahlen.

Ebenso häufig werde falsche Verteilerschlüssel angewendet. Schon ein kleiner Zahlendreher, kann zu hohen Nachzahlungen führen. Wenn Sie das Gefühl haben Ihre Nebenkosten seien zu hoch, lassen Sie sie von Experten prüfen.

Im Mietvertrag wird festgehalten ob ein Mieter Nebenkosten zahlen muss. Gibt es keine schriftliche Regelung, sind die Nebenkosten vom Vermieter zu tragen.

In der Regel werden die umlagefähigen Betriebskosten monatlich vom Mieter in Form einer Vorauszahlung beglichen. Diese wird mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet. Je nach Höhe bekommt der Mieter eine Rückerstattung zuviel geleisteter Zahlungen oder der muss eine Nachzahlung leisten, sollte die Vorauszahlung die tatsächlichen Kosten nicht decken.

Als Alternative zu dieser Vorgehensweise mit den doch sehr komplexen Nebenkostenabrechnungen kann eine Pauschale vereinbart werden. Hier wird die Höhe der Nebenkosten als Pauschale im Mietvertrag festgelegt. Der Vorteil ist klar der geringere Aufwand. Sollten die tatsächlichen Kosten geringer sein als die Pauschale muss der Vermieter diese Kosten nicht erstatten. Ist der Pauschalbetrag jedoch geringer als die tatsächlich angefallenen Nebenkosten, können diese Kosten auf den Mieter nicht nachträglich umgelegt werden, eine Nachzahlung kann der Vermieter also nicht verlangen.

Vermieter haben allerding auch die Möglichkeit, die Abrechnung zu umgehen. Das funktioniert, indem die Betriebskosten als Pauschale erhoben werden. Das muss allerdings bereits im Mietvertrag verankert sein. Der Nachteil: der Vermieter kann diese Pauschale nicht mehr ohne weiteres anpassen, wenn seine tatsächlichen Ausgaben steigen. Allerdings muss er auch nichts zurückzahlen, sollte der Mieter zu viel bezahlt haben.

Da die Betriebskosten auch Heizkosten und Warmwasser beinhalten, spricht man hier von warmen Betriebskosten. Warme Betriebskosten als Pauschale können jedoch nur in Ausnahmefällen zwischen Mietern und Vermietern vereinbart werden, da grundsätzlich die verbrauchsabhängige Berechnung vorgeschrieben ist, um einen sparsamen Umgang mit Energie zu fördern.

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