Wahlqualifikation Kaufmännische Steuerung und Kontrolle Report Themen

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Du hast die schriftliche Prüfung bestanden und die Einladung zur mündlichen Prüfung erhalten? Gratuliere! Dann bist Du kurz davor, deine Ausbildung erfolgreich abzuschließen. Damit Du auch bei dieser Prüfung bestens vorbereitet bist, zeigen wir dir hier den Ablauf der mündlichen Prüfung für Büromanagement. Außerdem erfährst Du alles rund um’s Thema Wahlqualifikationen, Prüfungsformate und mögliche Prüfungsaufgaben.

Wie ist der Ablauf der mündlichen Prüfung?

Die mündliche Prüfung fällt in den zweiten Teil der Abschlussprüfung und macht 35% deiner Gesamtnote aus. Eine gute Vorbereitung nimmt dir deshalb nicht nur die Prüfungsangst, sondern sorgt im besten Fall für eine erstklassige Endnote. Damit Du dich gut auf die mündliche Prüfung vorbereiten kannst, schauen wir uns zunächst die zwei Prüfungsformate an, die es im Rahmen der Ausbildung Kaufmann/-frau für Büromanagement gibt.

Du kannst zwischen den zwei folgenden Prüfungsformaten wählen: Die Report-Variante und die klassische Variante, bei der Du auf Grundlage deiner Wahlqualifikationen eine praxisbezogene Aufgabe löst. An dieser Stelle noch von uns der kurze Hinweis – Egal, für welche Variante Du dich entscheidest, die Anforderungen der mündlichen Prüfung bleiben dieselben. Unabhängig vom Prüfungsformat solltest Du folgende Fähigkeiten in der Mündlichen demonstrieren:

• Berufstypische Aufgabenstellungen erfassen,
• Probleme und Vorgehensweisen erörtern sowie
• Lösungswege entwickeln, begründen und reflektieren,
• Kunden- und serviceorientiert handeln,
• Betriebspraktische Aufgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge planen, durchführen und auswerten sowie Kommunikations- und Kooperationsbedingungen berücksichtigen.

Die Report-Variante

Die Report-Variante ist eines von zwei Prüfungsformaten. Hierfür erstellst Du für jede der beiden, zu Beginn deiner Ausbildung festgelegten Wahlqualifikationen, einen dreiseitigen Report, in dem Du darstellst, wie Du eine fachbetriebliche Aufgabe gelöst hast. Wer schlau ist, hat die Reporte bereits im Laufe der Ausbildung, also kurz nach Beendigung einer Fachaufgabe, verfasst, denn so kannst Du sicher sein, dass keine Informationen im Laufe der Zeit verloren gegangen sind.

Kurz vor der Abgabe der Reporte (dies sollte spätestens bis zum Tag der schriftlichen Abschlussprüfung Teil 2 erfolgt sein), solltest Du den Inhalt überprüfen und gegebenenfalls überarbeiten. Wenn Du den Report aber schon zu Beginn gewissenhaft geschrieben hast, wirst Du mit der Überarbeitung vermutlich nicht allzu viel Zeit verbringen müssen.

Ablauf der mündlichen Prüfung

Wenn Du dich für die Report-Variante entschieden hast, wird das Gespräch in der mündlichen Prüfung vermutlich folgendermaßen ablaufen:

• Zunächst sucht sich der Prüfungsausschuss einen deiner Reporte aus. Für welchen Bericht sich die Prüfer entschieden haben, erfährst Du am Tag der mündlichen Prüfung.
• Du darfst die mündliche Prüfung einleiten, indem Du kurz und präzise die Aufgabe sowie den damit verbunden Lösungsweg mündlich darstellst. Sämtliche Materialien, mit denen Du deine Präsentation untermauern könntest, sind leider nicht zugelassen – deinen Report kannst Du jedoch ausgedruckt mitbringen.
• Nach der kurzen, ca. 5-minütigen Einleitung wird der Prüfungsausschuss in das Fachgespräch überleiten. Dieses Fachgespräch ist ein Dialog zwischen den Prüfern und dir, dem Prüfling, sodass die Prüfer ermitteln können, ob Du dein theoretisches Wissen flexibel anwenden kannst. Neben fachspezifischen Fragen werden in diesem Dialog auch die Punkte, nach denen dein Report gegliedert ist, erörtert.
• Das gesamte Gespräch dauert ca. 20 Minuten, wobei es natürlich – abhängig vom Prüfungsausschuss – zu Abweichungen kommen kann. Du erfährst direkt im Anschluss, ob du bestanden hast oder nicht. Die Endnote bzw. die genaue Punktzahl werden dir allerdings erst später mitgeteilt.

Report erstellen für Kaufmann/-frau für Büromanagement

Ist es an der Zeit, einen Report zu verfassen oder zu überarbeiten, stellt sich bei vielen Azubis die Frage: Worauf muss ich bei der Reporterstellung überhaupt achten? Nun, hier gibt es einige Aspekte, die Du beachten solltest, damit dein Report NICHT abgelehnt wird.

Grundsätzlich gibt es im wesentlichen drei Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit der Prüfungsausschuss deinen Report für zulässig erklärt:

• Der Report darf keine Routineaufgabe beschreiben. Die Fachaufgabe, für dessen Beschreibung Du dich entschieden hast, sollte „herausfordernden Charakter“ aufweisen und somit den Anforderungen (siehe weiter oben), die die mündliche Prüfung an den Prüfling stellt, gerecht werden.
• Das Thema der Fachaufgabe muss deinen Wahlqualifikationen entsprechen. Wenn Du dich bspw. für die Wahlqualifikation „Marketing und Vertrieb“ entschieden hast, macht es keinen Sinn, eine Fachaufgabe aus dem Bereich Lagerwirtschaft für deinen Report zu nutzen.
• Die Gestaltung des Reports (bspw. Schriftgröße, Schriftart, Seitenrand etc.) wird genau von deiner IHK festgelegt. Informiere dich also am besten bei deinem Ausbilder/Ausbildungsbetrieb über die Gestaltungshinweise und halte diese ein!

Inhaltlich solltest du in deinem Report auf Folgendes achten:

1. Du beschreibst zunächst die Aufgabenstellung/die Ausgangssituation. Hierzu könntest Du dir folgende Fragen stellen: Was muss der Prüfungsausschuss wissen, um die Aufgabe zu verstehen? Was ist überhaupt das Ziel der Aufgabenbearbeitung gewesen? Welches Ergebnis möchte ich erreichen?
2. Schildere und erläutere das Vorgehen bei der Planung. Bei diesem Punkt helfen dir folgende Fragen: Welche wesentlichen Prozessschritte beinhaltet die Fachaufgabe? Welche Lösungsvarianten halte ich für sinnvoll und warum? Was sind meine eigenständigen Leistungen innerhalb der Fachaufgabe?
3. Anschließend beschreibst und erläuterst du die Durchführung der Fachaufgabe. Um bei der Beschreibung der Durchführung nichts zu übersehen, kannst Du mit folgenden Fragen arbeiten: Welche Lösungsvariante habe ich genutzt, um die Aufgabe zu lösen? Warum habe ich mich für diese Variante entschieden? Wie habe ich die einzelnen Arbeitsschritte umgesetzt? Lief alles nach Plan oder gab es Aspekte, die noch optimiert werden könnten?
4. Skizziere die Rahmenbedingungen, der die Fachaufgabe zugrunde liegt: Welche rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgaben und Kriterien musste ich während der Fachaufgabe berücksichtigen? Mit welchen Personen gab es Schnittstellen oder waren Abstimmungen erforderlich? Gab es vor- oder nachgelagerte Prozesse, die ich berücksichtigen musste?
5. Abschließend kontrollierst und bewertest du das Ergebnis. Hier solltest Du folgende Aspekte berücksichtigen: Welches Ergebnis habe ich erzielt? Gab es Probleme, die unvorhergesehen aufgetreten sind? Lief die Zusammenarbeit mit den Schnittstellen reibungslos oder sind Schwierigkeiten aufgetreten? Gibt es Dinge, die zukünftig innerhalb des Prozesses verbessert werden können?

Kann mein Report abgelehnt werden?

Klare Frage, klare Antwort: Ja, dein Report kann abgelehnt werden. Dies kann passieren, wenn Du entweder eine der drei oben aufgeführten Kriterien total missachtest ODER deinen Report zu spät abgibst. Zu spät eingereichte Reporte haben zur Folge, dass dein fallbezogenes Fachgespräch mit Null Punkten bewertet wird. Wenn Du deinen Report pünktlich abgegeben, aber bspw. die formalen Vorgaben NICHT eingehalten hast, wird der Prüfungsausschuss sich noch am Prüfungstag für die klassische Variante entscheiden – vermutlich!

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass – abhängig von IHK und Prüfungsausschuss – solche Situationen unterschiedlich gehandhabt werden. Wenn Du dir also sicher sein willst, dass dein fallbezogenes Fachgespräch auf Grundlage deines Reports stattfindet, halte dich an die Kriterien. Alternativ kannst Du bei deiner IHK vorsorglich nachfragen, was im Falle eines Falles passieren würde.

Die klassische Variante

Wenn Du dich also für die klassische Variante entschieden hast, ist dies in keinem Fall besser oder schlechter als die oben aufgeführte Report-Variante – deine Prüfung wird lediglich ca. 20 Minuten länger dauern:

• Als Du dich für deine Abschlussprüfung angemeldet hast, musstet Du deine zwei Wahlqualifikationen angeben. Im Rahmen der mündlichen Prüfung entscheidet sich der Prüfungsausschuss für eine deiner zwei Wahlqualifikationen und erstellt auf Grundlage dieser zwei praxisbezogene Fachaufgaben.
• Diese beiden Fachaufgaben werden dir vor dem eigentlichen Fachgespräch vorgelegt – Du kannst dir beide Aufgaben in Ruhe durchlesen und dich dann für das Lösen EINER der gestellten Fachaufgaben entscheiden.
• Nun hast Du 20 Minuten Zeit, die Aufgabe zu lösen und dich somit auf das Gespräch vorzubereiten. Dieses wird dann im Anschluss durchgeführt und, ähnlich der Report-Variante, ca. 20 Minuten dauern.
• Wenn der Prüfungsausschuss die Prüfung für beendet erklärt, musst Du den Raum kurz verlassen, damit der Ausschuss sich beraten und entscheiden kann, ob Du „bestanden“ oder „nicht bestanden“ hast. Lautet das Ergebnis „bestanden“ darfst Du dich nicht nur riesig freuen, sondern bekommst auch eine Art Beleg, der das positive Ergebnis bestätigt und dem Ausbildungsbetrieb vorgelegt werden kann.
• Die genaue Punktzahl erfährst Du erst ca. zwei Wochen später – je nach IHK wird das Ergebnis zu dir nach Hause oder aber an deinen Ausbildungsbetrieb geschickt.

Vor- und Nachteile des Reports und der klassischen Variante

Dir ist gerade bestimmt aufgefallen, dass die Inhalte zu der Report-Variante wesentlich umfangreicher sind, oder? Auf den ersten Blick sieht die erste Variante, der Report, deutlich komplizierter und nach mehr Aufwand aus – dieser Eindruck täuscht jedoch. Denn auch, wenn Du für die klassische Prüfung keinen Report vorlegen musst, bedeutet dies im Umkehrschluss NICHT weniger Arbeit.

Bedenke, dass Du mit einem Report das Prüfungsthema grob festlegst und dich somit sehr gut vorbereiten kannst. Natürlich solltest Du auch hier den Lernstoff deiner zwei Wahlqualifikationen von A bis Z beherrschen, jedoch ist es nicht von der Hand zu weisen, dass Du erheblichen Einfluss auf das Gesprächsthema hast. Entscheidest Du dich für die klassische Variante, entfällt zwar das Berichtschreiben, jedoch kann SÄMTLICHER Inhalt deiner zwei Wahlqualifikationen in Form von Prüfungsaufgaben abgefragt werden. Du hast also KEINEN Einfluss auf mögliche Püfungsthemen.

Welche Wahlqualifikationen und Themen gibt es?

Du kannst dir nun den ungefähren Ablauf deiner mündlichen Prüfung bzw. deren zeitlichen und organisatorischen Rahmen besser vorstellen. Werfen wir nun einen Blick auf die Wahlqualifikationen, damit Du auch einschätzen kannst, was inhaltlich auf dich zukommen könnte.

Wichtig: Grundsätzlich solltest Du alles, was du an Kenntnissen, Fertig- und Fähigkeiten im Rahmen deiner Ausbildung gelernt hast, wiedergeben können. Dazu zählt natürlich auch der ausbildungsrelevante Lehrstoff, der dir in der Berufsschule vermittelt worden ist.

• Auftragssteuerung und -koordination: In diese Wahlqualifikation fallen unter Anderem Auftragsinitiierung, Auftragsabwicklung, Auftragsabschluss sowie die Auftragsnachbereitung
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle: Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Controlling
• Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen: Laufende Buchführung, Entgeltabrechnung, betriebliche Kalkulation und betriebliche Auswertungen
• Einkauf und Logistik: Bedarfsermittlung, operative Einkaufsprozesse, strategischer Einkaufsprozess und Lagerwirtschaft
• Personalwirtschaft: Personalsachbearbeitung und Personalbeschaffung und-entwicklung
• Marketing und Vertrieb: Marketingaktivitäten, Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen sowie Kundenbindung und Kundenbetreuung
• Assistenz und Sekretariat: Sekretariatsführung, Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung sowie Organisation von Reisen und Veranstaltungen
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement: Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsmanagement
• Verwaltung und Recht: Kunden- und Bürgerorientierung, Rechtsanwendung, Verwaltungshandeln
• Öffentliche Finanzwirtschaft: Finanzweisen und Haushalts- und Kassenwesen

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