Was versteht man unter einer Hausgeldabrechnung?

In der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) wird einmal im Jahr abgerechnet. Die WEG-Jahresabrechnung oder Hausgeldabrechnung gibt Ihnen als Wohnungseigentümer beziehungsweise Vermieter Informationen darüber, ob Sie noch Nachzahlungen für Betriebskosten leisten müssen oder ob Sie eine Erstattung erhalten. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über den Inhalt, die Fristen und die Kosten für die WEG-Abrechnung.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Die Hausgeldabrechnung oder WEG-Abrechnung gibt eine Übersicht über Einnahmen und Ausgaben einer Wohnungseigentümergemeinschaft und listet auf, welche Nachzahlungen und Erstattungen pro Eigentümer anfallen.
  • Der Verwalter ist für die Erstellung der Hausgeldabrechnung aller Eigentumswohnungen zuständig und die Eigentümergemeinschaft teilt sich die Kosten dafür.
  • Es gibt keine feste Frist für die WEG-Abrechnung, aber sie sollte etwa drei bis sechs Monate nach Ablauf des Abrechnungsjahres bei Ihnen eingehen.
  • Nach Eingang der Hausgeldabrechnung können Sie als Eigentümer die Nebenkostenabrechnung für vermietete Wohnungen ausstellen – nutzen Sie dafür den kostenlosen Service von ImmoScout24!

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  1. Was ist die Hausgeldabrechnung?
  2. Fristen für die WEG-Abrechnung
  3. Wer erstellt die Hausgeldabrechnung?
  4. Kostenträger der WEG-Abrechnung
  5. Unterstützung bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung
  6. Was geschieht bei einer fehlerhaften WEG-Jahresabrechnung?
  7. Beispielfall zu Fehlern in der Hausgeldabrechnung

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Was ist die Hausgeldabrechnung?

Die Hausgeldabrechnung bzw. WEG-Abrechnung dient dazu, alle Einnahmen und alle Ausgaben einer Wohnungseigentümergemeinschaft für den Zeitraum eines Jahres aufzustellen und den Betrag zu berechnen, der auf jeden Eigentümer entfällt. Außerdem listet die Abrechnung gebildete Rücklagen und Kontostände. Es handelt sich sozusagen um die Nebenkostenabrechnung für Eigentümer, zu der unter anderem auch die Abrechnung der Instandhaltungsrücklage der WEG gehört.

Was versteht man unter einer Hausgeldabrechnung?

Gut zu wissen

Mit der neuen WEG-Reform wird die Instandhaltungsrücklage im Gesetzestext durch den Begriff „Erhaltungsrücklage“ ersetzt.

Der Verwalter der WEG ist dafür zuständig, die WEG-Abrechnung oder Hausgeldabrechnung zu erstellen oder sie alternativ bei einem spezialisierten Unternehmen in Auftrag zu geben. Er stellt diese auf der Eigentümerversammlung vor und muss für Rückfragen zur Verfügung stehen. Alle Eigentümer erhalten eine Gesamtabrechnung und ihre jeweilige Einzelabrechnung. In der Einzelabrechnung steht, ob Sie noch Nachzahlungen leisten müssen oder ob Sie eine Rückzahlung erhalten.

Das Format für die Hausgeldabrechnung ist nicht fest vorgeschrieben, weshalb die Jahresabrechnung je nach Hausverwaltung ein wenig unterschiedlich aussehen kann. Die folgenden Informationen müssen jedoch zwingend enthalten sein:

  • Ausgaben und Einnahmen der WEG für das Wirtschaftsjahr in der Übersicht
  • Entwicklung der WEG-Instandhaltungsrücklage im Wirtschaftsjahr
  • Einzelabrechnungen für die individuellen Wohnungseigentümer
  • Genutzter Verteilungsschlüssel

Es ist immer aufschlussreich, die WEG-Abrechnung mit dem jährlichen Wirtschaftsplan der Eigentümergemeinschaft zu vergleichen. Wenn sich keine großen Abweichungen ergeben, hat der Verwalter gut gerechnet und kennt sich mit Wirtschaftsplänen aus. Sollten Abweichungen vorhanden sein, was auch bei guter Rechnung vorkommen kann, ist es oft nötig, den Wirtschaftsplan für das nächste Jahr anzupassen. Unerwartete Ereignisse führen jedoch nicht unbedingt zu einer Anpassung der Hausgeldabrechnung.

Wie lautet die Frist für die WEG-Abrechnung?

Es gibt keine gesetzliche Vorgabe dafür, wann die Frist für die WEG-Abrechnung abläuft. Jedoch formuliert das Gesetz zur WEG-Jahresabrechnung, dass diese „nach Ablauf einer angemessenen Frist nach dem Ende des Wirtschaftsjahres“ zugehen muss. In der Regel handelt es sich dabei um einen Zeitraum zwischen drei und sechs Monaten.

Verschiedene Gerichte haben sogar eine Frist von drei Monaten festgelegt, wobei bei größeren Eigentümergemeinschaften oder bei triftigen Gründen auch eine Frist von sechs Monaten für die Hausgeldabrechnung vertretbar ist.

Normalerweise erhalten Sie die Hausgeldabrechnung zusammen mit der Einladung zur jährlichen Eigentümerversammlung. In der Versammlung müssen Sie über die WEG-Abrechnung und die Instandhaltungsrücklage beschließen und können dazu den Verwalter befragen. Erst nach dem Beschluss der Hausgeld-Jahresabrechnung sind die Nachzahlungen und Erstattungen fällig, die Sie in Ihrer Einzelabrechnung sehen. Als Eigentümergemeinschaft haben Sie nach dem Beschluss noch einen Monat Zeit, um die WEG-Abrechnung anzufechten.

Wer erstellt die Hausgeldabrechnung?

Der WEG-Verwalter ist laut § 28 WEG dafür verantwortlich, die jährliche Abrechnung des Hausgeldes auszustellen. Anders als im Mietrecht, wo es für die Nebenkostenabrechnung eine 12-monatige Frist gibt, besteht bei der Hausgeldabrechnung keine Frist. Jedoch haben Sie als Miteigentümer das Recht, den Verwalter um eine pünktliche Abrechnungsausstellung zu bitten.

Sollte dieser sich wiederholt deutlich mit der Ausstellung der WEG-Abrechnung verspäten oder falls sie gravierende Fehler aufweist, ist dies ein Anlass dafür, ihn zu entlassen. Zudem muss die Eigentümergemeinschaft die falsche WEG-Jahresabrechnung nicht genehmigen.

Was versteht man unter einer Hausgeldabrechnung?

Tipp

Mehr zu den Besonderheiten einer Wohnungseigentümergemeinschaft lesen Sie hier.

Wer trägt die Kosten für die WEG-Abrechnung?

Die Wohnungseigentümergemeinschaft trägt die Kosten für die Abrechnung des Hausgeldes anteilig. Die jeweilige Beteiligung ergibt sich dabei aus den Miteigentumsanteilen eines jeden WEG-Mitglieds. Alternativ kann es sein, dass Sie in der Vergangenheit einen anderen Verteilerschlüssel beschlossen haben, der zum Einsatz kommt. Die Kosten für die Abrechnung finden Sie ebenfalls in der Einzelabrechnung der WEG-Abrechnung.

Unterstützung bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Wenn Sie als Wohnungseigentümer Ihr Objekt vermietet haben, müssen Sie eine jährliche Betriebskostenabrechnung erstellen und diese rechtzeitig an den Mieter senden. Diese Abrechnung ist separat von der WEG-Abrechnung. Beachten Sie für die Nebenkostenabrechnung unter anderem § 556 des BGB zum Gebot der Wirtschaftlichkeit und eventuellen individuellen Abmachungen im Mietvertrag. In diesem Beitrag haben wir Ihnen weitere Informationen zum Thema Nebenkostenabrechnung erstellt.

Ihren Mietern dürfen Sie nur die Nebenkosten, die umlagefähig sind, anrechnen. Alle anderen Kosten, die für die Bewirtschaftung des Hauses anfallen, müssen Sie selbst tragen. Dazu gehören unter anderem Ausgaben für Instandhaltung und Instandsetzung sowie die Ausgaben für die Verwaltung. Diese nicht umlagefähigen Nebenkosten erkennen Sie in der jährlichen Hausgeldabrechnung für Ihre Eigentumswohnung.

Sollte sich nun die Erstellung der WEG-Abrechnung verzögern, kann es sein, dass Sie die Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter noch nicht erstellen können. Um in diesem Fall nicht auf einer Nachforderung oder einer Zahlungsverweigerung des Mieters sitzen zu bleiben, ist es Ihre Pflicht, beim Verwalter die Erstellung der Hausgeldabrechnung so schnell wie möglich zu verlangen. Gegebenenfalls müssen Sie diese sogar einklagen.

Wenn Sie hier keinen Erfolg haben, müssen Sie die Folgen der verspäteten Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter selbst tragen. Sie haben keinen Schadensersatzanspruch gegen den Verwalter – das gilt selbst dann, wenn die WEG-Jahresabrechnung nicht genehmigt wird.

Tipp

Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Sie darauf bestehen, dass im Verwaltervertrag eine eindeutige Frist für die Hausgeldabrechnung enthalten ist. Darüber hinaus ist es hilfreich, eine Frist für die jährliche Eigentümerversammlung festzuhalten.

Wenn Ihnen die WEG-Abrechnung vorliegt, haben Sie einen Überblick über alle Kosten und können die Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter entsprechend vollständig und korrekt ausfüllen. Um sich Zeit und Mühe zu sparen, empfehlen wir Ihnen unseren kostenlosen ImmoScout24 Nebenkostenrechner. Geben Sie einfach die Kosten und den Verteilerschlüssel für das Abrechnungsjahr ein und erhalten Sie direkt einen Überblick! Unsere Vorlage erfüllt alle gesetzlichen Richtlinien. Sie können die fertige Abrechnung nach wenigen Klicks gratis herunterladen und an die Mieter verschicken.


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Was geschieht bei einer fehlerhaften WEG-Jahresabrechnung?

Die Erstellung einer Jahresabrechnung und Vorlage zur Beschlussfassung in der Wohnungseigentümerversammlung gehört zu den gesetzlichen Pflichtaufgaben eines Verwalters (§ 28 Abs. 3 WEG). Kommt der Verwalter dieser Verpflichtung nicht nach, kann dies einen wichtigen Grund zur sofortigen Abbestellung des Verwalters bedeuten.

Jeder Wohnungseigentümer hat einen eigenen Anspruch gemäß § 21 Abs. 5 Nr. 5 WEG auf Vorlage der Jahres-WEG-Abrechnung, den er auch gerichtlich geltend machen kann. Hieraus ist bereits ersichtlich, welchen Stellenwert die Erstellung einer Jahresabrechnung durch die Hausverwaltung hat.

Liefert der Verwalter die WEG-Jahresabrechnung nicht rechtzeitig, hat der Vermieter seinerseits Probleme mit der Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen WEG-Abrechnungsfrist. Dies ist für den Vermieter ärgerlich, denn Nachzahlungsbeträge aus dem Mieter verspätet zugegangener Betriebskostenabrechnung kann er nicht mehr gegen ihn geltend machen. Das gilt auch dann, wenn der WEG-Verwalter der Eigentumswohnung für die Verspätung der Hausgeldabrechnung verantwortlich ist (BGH, AZ: IIIV ZR 249/15).

Um eine fehlerhafte WEG-Jahresabrechnung auszuschließen, können Sie die Angaben anhand von Belegen überprüfen. Achten Sie dabei auf die folgenden Aspekte:

  • Ausgaben/ Rechnungen gehören tatsächlich zu dieser WEG/ diesem Objekt 
  • Kostenvoranschläge stimmen mit Rechnung überein
  • Skonto-Nachlässe wurden ausgeschöpft
  • Die Buchungen wurden den richtigen Sachkonten zugeordnet

Beispielfall zu Fehlern in der Hausgeldabrechnung

In Berlin kam es im Jahr 2016 zum folgenden Fall: Ein Wohnungseigentümer hatte dem Verwalter bereits vor der Versammlung mitgeteilt, dass die von ihm gefertigte Abrechnung einen Fehler enthält. Nach der Hausgeldabrechnung waren ihm mehr als ein Viertel der Heizkosten zugewiesen, obwohl er nur über einen Miteigentumsanteil von sechs Prozent verfügt. Zudem war auch die Instandhaltungsrücklage in der WEG-Abrechnung nicht korrekt dargestellt. Der Verwalter ging hierauf nicht weiter ein und legte diese Hausgeldabrechnung den Wohnungseigentümern zur Versammlung zwecks Abstimmung vor.

Die folgende Entwicklung entstand:

  • Wohnungseigentümer fassen Mehrheitsbeschluss über falsche WEG-Jahresabrechnung: Die Wohnungseigentümer fassten dennoch über die fehlerhafte Hausgeldabrechnung einen Mehrheitsbeschluss und erteilten somit dem Verwalter Entlastung. Die erteilte Entlastung des Verwalters führt dazu, dass die Wohnungseigentümer keine Ansprüche mehr gegen den Verwalter bezüglich der in der Abrechnung erfassten Geschäftsvorgänge geltend machen können, da die WEG-Jahresabrechnung genehmigt ist.
  • Anfechtungsklage gegen den Entlastungsbeschluss: Legt der Verwalter eine fehlerhafte Jahresabrechnung vor, ist das keine ordnungsgemäße Verwaltung. Mit diesem Argument erhob der betroffene Wohnungseigentümer fristgerecht Anfechtungsklage (§ 46 Abs. 1 S. 2 WEG) beim zuständigen Gericht.
  • Urteil: Klage hat Erfolg, Verwalter trägt die Kosten: Das Gericht gab dem klagenden Wohnungseigentümer recht. Trägt ein Wohnungseigentümer dem Hausverwalter berechtigte Zweifel an der Jahresabrechnung vor, darf dieser die Abrechnung nicht ohne weitere Überprüfung zur Beschlussfassung vorlegen. Die Beschlussfassung hierüber hätte bis zur abschließenden Überprüfung durch den Verwalter - ggf. unter Hinzuziehung von Fachkundigen - hinausgeschoben werden müssen.

Dieser Fall zeigt: Führt der Verwalter dennoch in Kenntnis der Umstände ohne weitere Prüfung eine Beschlussfassung über die WEG-Jahresabrechnung vor, muss er im Fall einer erfolgreichen Anfechtung der von ihm gefertigten Hausgeld-Jahresabrechnung auch die Kosten des Rechtsstreits tragen. Im konkreten Fall betrugen diese 13.000 Euro. (Quelle: Landgericht Berlin, Urteil vom 05.12.2016, AZ: 55 T 81/15 WEG)


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Was ist der Unterschied zwischen Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung?

Abgrenzung zur Nebenkostenabrechnung Die Hausgeldabrechnung ist für den Eigentümer bestimmt. Im Gegensatz dazu steht die Betriebskostenabrechnung oder auch Nebenkostenabrechnung genannt, welche für den Mieter erstellt wird. Der Vermieter erstellt diese auf Basis der Hausgeldabrechnung.

Wie sieht eine Hausgeldabrechnung aus?

Eine Hausgeldabrechnung sieht in der Regel genauso aus wie ein Wirtschaftsplan. Sie umfasst dieselben Einnahmen- und Ausgabentypen, also zum Beispiel die Kosten für die Verwaltung, den Hausmeister, Versicherungen oder gemeinschaftlich verbrauchten Strom.

Wie funktioniert das mit dem Hausgeld?

Was ist Hausgeld? Als Hausgeld werden die monatlichen Vorschüsse bezeichnet, die Wohnungseigentümer monatlich an den Verwalter der Wohnanlage zahlen müssen. Sie werden am Jahresende abgerechnet. Das Hausgeld ist somit eine Art Nebenkosten-Abrechnung für Eigentümer.