Was muss man bei einer Registrierkasse beachten?

Seit 2018 gilt in Deutschland die Registrierkassenpflicht. Demnach müssen alle Betriebe, die mit einer Registrierkasse arbeiten, einige Voraussetzungen beachten. Außerdem kann das Finanzamt unangekündigt im Rahmen einer Kassennachschau die Aufzeichnungen der Registrierkasse kontrollieren. Um alle wichtigen Informationen in einem zu finden, haben wir für Sie in diesem Artikel die Voraussetzungen aufgeschrieben und erklärt.

Ist mein Betrieb von der Registrierpflicht betroffen?
Vorab: in Deutschland tätige Betriebe sind nicht dazu verpflichtet eine elektronische Registrierkasse zu nutzen. Demnach bleibt die Entscheidung zwischen einer elektronischen Kasse oder einer offenen Ladenkasse dem Unternehmer selbst überlassen.

Fällt die Entscheidung auf eine elektronische Kasse, so muss die GoBD erfüllt werden. GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. In dieser werden unter anderem die Anforderungen an die korrekte Erfassung und Aufbewahrung von elektronischen Geschäftsvorfällen, Belegen und anderen steuerrelevanten Daten geregelt.

Kassennachschau durch das Finanzamt
Unangekündigt kann das Finanzamt vor der Ladentür stehen, um eine Kassennachschau durchzuführen. Im Rahmen dieser Nachschau wird überprüft, ob die Kassenführung korrekt aufgeführt wird. Hierbei sind vor allem bargeldintensive Betriebe betroffen, wie beispielsweise Einzelhändler und Gastronomen.

Die GoBD schreibt des Weiteren vor, dass alle im Kassenbuch eingetragenen Aufzeichnungen nicht verändert werden können dürfen. Sprich ein Kassenbuch in Word oder Excel zu führen ist nicht ausreichend, da die Daten im Nachhinein verändert werden können und somit keine „ordnungsgemäße Kassenführung“ stattfindet. Sollte das Kassenbuch nur in einem dieser beiden Programme geführt werden, so kann es zu Nachschätzungen kommen, die meist in hohen Nachzahlungen enden. Alle Umsätze müssen einzeln und unveränderbar elektronisch erfasst werden. Zudem müssen sie vollständig sein und für 10 Jahre aufbewahrt werden.

Worauf achtet das Finanzamt bei einer Kassennachschau?
Steht das Finanzamt dann vor der Tür, wird erwartet, dass folgende Voraussetzung erfüllt sind:

  • Möglichkeit eines Datenexports mit GOBD-Schnittstelle
  • Wir empfehlen weiterhin tägliche Zählprotokolle mit Unterschrift des Zählenden
  • Stornierung, Retoure und Kassenentnahmen sollten im Datensatz enthalten sein
  • Aufbewahrung der Originalbelege bei Barzahlungen direkt aus der Kasse
  • Die Speicherung jeder Änderung (bspw. Änderung der Preise im Kassensystem, sämtliche Programmierungen)
  • Protokoll Trainingsspeicherkarten
  • Bedienungsanleitung und Wartungsprotokoll
  • Kalkulationsgrundlagen
  • Die Kasse muss Kassensturz-fähig sein, da das Finanzamt immer eine machen möchte

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) Pflicht
Um Manipulationen der Kasse zu vermeiden, wurde im Rahmen des Kassengesetzes von 2016 die Pflicht einberufen, dass elektronische Kassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen muss. Die Einführung wurde immer wieder verschoben. Ab dem 1.4.21 drohen allerdings empfindliche Nachteile, wenn keine TSE vorhanden ist. Wer noch keine TSE hat, sollte sich dringend an seinen Kassenhersteller wenden. Jede TSE ist zu registrieren – dabei helfen wir gern.

Es ist nicht vorauszusehen, wann das Finanzamt vor der Ladentür stehen wird. Daher ist es immer gut, für diesen Fall zu jeder Zeit vorbereitet zu sein. Falls Sie Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Seite.

Auch weiterhin gilt: Es besteht auch 2022 noch keine Pflicht in Deutschland eine elektronische Registrierkasse einzusetzen.

Doch Betriebe, die mit einer Registrierkasse arbeiten, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Das ist vor allem jetzt relevant - denn seit Beginn 2018 kann das Finanzamt unangemeldet bei Dir vorbeischauen und im Rahmen einer unangekündigten Kassennachschau Deine Kasse prüfen.

Auf der Suche nach Infos zur Gesetzesänderung vom 1. Januar 2020? Alle relevanten Informationen zur Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)  2020 gibt es hier. 

Welche Voraussetzungen Dein Kassensystem laut GoBD bereits seit 2018 erfüllen muss und wie Du jederzeit für eine Kassennachschau gewappnet bist, erfährst Du in diesem Artikel.

Registrierkassenpflicht 2018: Was ist neu?

Seit dem Jahresbeginn 2018 können Betriebsprüfer ohne Vorankündigung und während der üblichen Geschäftszeiten jederzeit eine Kassennachschau durchführen. Dabei wird überprüft, ob bei der Kassenführung alles korrekt läuft. Betroffen sind vor allem bargeldintensive Betriebe wie Einzelhändler, Gastronomen, Friseure, Kioske, Bäcker & Co.

Dies gilt auch für Betriebe, die mit einer offenen Ladenkasse arbeiten. Hier haben sich die Regeln seit dem 01.01.2018 zudem verschärft. Der Beamte kann während einer Kassennachschau einen Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage zeigen lassen.

Dabei müssen im Kassenbericht alle Tageseinnahmen bis auf den Cent genau dokumentiert sein. Außerdem müssen die Zählprotokolle, die seit 2017 Pflicht sind, vorgelegt werden können.

Zu beachten: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreiben vor, dass die ursprünglichen Eintragungen im Kassenbuch nicht nachträglich geändert werden dürfen.

Verwendet man bei einer offenen Ladenkasse Programme wie Excel, kann eine “nicht ordnungsgemäße Führung” beanstandet werden, da sich die Werte nachträglich ändern lassen. So kann es zu Nachschätzungen kommen. Wir haben dennoch eine Kassenbuch Excel Vorlage erstellt, die Deine Arbeit mit Sicherheit vereinfacht, solltest Du eine offene Ladenkasse verwenden.

Hier findest Du Tipps, wie man ein  Kassenbuch richtig führt.

Wen betrifft die Registrierkassenpflicht?

Grundsätzlich gilt weiterhin, dass Betriebe in Deutschland nicht dazu verpflichtet sind, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Der Unternehmer kann also frei entscheiden, ob er eine elektronische Kasse verwenden möchte oder eine offene Ladenkasse.

Betriebe, die ein elektronisches Kassensystem einsetzen, müssen seit 2017 die GoBD (“Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff") erfüllen. 

Und welche Branchen sind betroffen?

Natürlich werden vor allem die bargeldintensiven Branchen, wie die Gastronomie oder der Einzelhandel verstärkt von Mitarbeitern des Finanzamtes geprüft. Allerdings sollten auch andere Branchen, wie beispielsweise Handwerker, Friseure oder Food Trucks auf eine finanzamtkonforme Registrierkasse umsteigen. 

Lade Dir hier den kostenlosen Tillhub GoBD Ratgeber herunter.

Checkliste für elektronische Registrierkassen: Das erwartet das Finanzamt

In Betrieben, in denen viel mit Bargeld hantiert wird, verlangt das Finanzamt zunehmend mehr von der Kasse. Denn die Möglichkeit, den einen oder anderen Umsatz nicht zu verbuchen oder eine Barentnahme nicht zu verzeichnen, ist gegeben.

Grundsätzlich gilt: Alle Umsätze müssen einzeln, unveränderbar und vollständig elektronisch erfasst, gespeichert und für 10 Jahre aufbewahrt werden.

Bedienungsanleitungen sowie Wartungsprotokolle des Kassensystems müssen auch für 10 Jahre aufbewahrt werden. Seit 2020 ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung als Bestandteil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ebenfalls Pflicht.

Checkliste der gesetzlichen Anforderungen an Dein Kassensystem:

Was muss man bei einer Registrierkasse beachten?

Wenn Deine Registrierkasse diese Voraussetzungen erfüllt, kannst Du auch bei einer spontanen Kassennachschau entspannt bleiben.

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Was tun, wenn Deine Registrierkasse die Voraussetzungen nicht erfüllt?

Hast Du festgestellt, dass Deine Registrierkasse nicht alle Anforderungen erfüllt oder du bist Dir nicht sicher? Kontaktiere am besten den Hersteller deiner Kasse. Frage nach, ob es ein entsprechendes Software-Update gibt und spiele dieses möglichst schnell auf. Falls es kein Update auf die entsprechenden Anforderungen gibt, solltest Du Dir eine neue Registrierkasse kaufen.

Denn durch die Kassennachschau-Regelung, die seit 2018 in Kraft getreten ist, kann ein Prüfer ohne Voranmeldung jederzeit während der Öffnungszeiten bei Dir im Betrieb vorbeischauen und die Kasse prüfen. Dementsprechend ist es wichtig, dass Dein Kassensystem den aktuellen Anforderungen entspricht.

Kassennachschau: Darauf achten die Prüfer

Seit 2018 ist eine unangekündigte Kassennachschau (gemäß § 146b AO) jederzeit durch das Finanzamt möglich. Stellt der Beamte nicht ordnungsgemäß verzeichnete Einnahmen fest, kann es zu Zuschätzungen kommen. Das wiederum führt zu Steuernachzahlungen, und bei groben Verstößen droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.

Damit es erst gar nicht so weit kommt, achte auf die folgenden drei Dinge.

  1. Vollständigkeit: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig erfasst sein. Dabei gilt: Alle Z-Bons sind fortlaufend nummeriert - schmeiße Fehlbons daher auf keinen Fall weg. Auch bei Privatentnahmen und -einlagen muss ein Beleg vorhanden sein.
  2. Sachliche Zuordnung: Eine sachliche Zuordnung liegt vor, wenn Einnahmen und Ausgaben klar getrennt sind, Tagesendsummen und die Umsätze mit der Registrierkasse übereinstimmen, sowie alle unternehmensrelevanten Daten elektronisch auswertbar sind.
  3. Zeitliche Zuordnung: Der Beamte überprüft, ob alle Daten für die Buchhaltung, wie bspw. Auswertungsdaten, sowie Z-Bons, Kassenzettel, Bedienungs- und Programmieranleitungen als auch im Trainingsmodus gespeicherte Daten bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden können.

Weitere Tipps, wie Du bei einer unangekündigten Kassenschau reagierst.

Registrierkassenpflicht bis 2022: Auch in Zukunft finanzamtkonform

Die gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme stellen Betriebe seit 2017 vor Herausforderungen. Weitere Änderungen wurden für 2020 im “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” beschlossen.

Im Januar 2020 trat die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassensichV) inkraft. Diese Verordnung ist die praktische Umsetzungsanleitung des zuvor genannten Gesetzes zum "Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen". Während das Gesetz eher theoretisch darlegt, welche Sicherheitsmaßnahmen der Bund zur Kassensicherung vorsieht, beschäftigt sich die KassensichV mit der praktischen Umsetzung des Ganzen. 

Die Kassensicherungsverordnung schreibt für alle elektronischen Regestrierkassen eine Bonpflicht vor, darüber hinaus müssen seitdem alle Registrierkassen so gebaut sein, dass es technisch möglich ist, eine technische Sicherheitseinrichtung (sogenannte TSE) einzubauen, die aus einem Sicherungsmodul, einem Speichermedium, sowie einer digitalen Schnittstelle verfügt. Weiterhin wird eine Kassennachschau für alle Kassenarten eingeführt. Verdeckte Beobachtungen und Testeinkäufe ohne Zeigen des Dienstausweises können dann auch von den Prüfern durchgeführt werden.

Da sich der Zertifizierungsprozess der TSE komplex gestaltete und sich lange hinzog und auch aufgrund der wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona Pandemie, hatten sich die einzelnen Bundesländer bereits 2020 auf eine Nichtbeanstandungsfrist bis 30.9.2020. entschieden. Diese Frist wurde dann von den meisten Bundesländern dann nochmals bis zum 31.03.2021 verlängert. 

Seit 1. April 2021 braucht jede elektronische Registrierkasse also nun endgültig eine TSE.  

Bis Ende 2022 gibt es lediglich für nicht umrüstbare Kassen, die Unternehmer nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 gekauft haben, eine Übergangsfrist.  Jene Kassen, die alle Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 erfüllen, aber nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) nachgerüstet werden können, dürfen noch bis Ende 2022 eingesetzt werden.

Achtung: Neben der TSE-Pflicht gibt es auch eine Meldepflicht von TSE-Kassen beim Finanzamt. Mehr Infos hierzu findest Du in unserem Blogpost: Meldepflicht von TSE-Kassen beim Finanzamt. 

Übersicht der Änderungen, um die wichtigsten Fristen auf einen Blick zu haben:

Was muss man bei einer Registrierkasse beachten?

Fazit Registrierkassenpflicht: Was gibt es zu tun?

Die Entwicklung der letzten Jahre zeigt, dass das Finanzamt die Anforderungen an elektronische Registrierkassen sowie an die offene Ladenkasse verschärft. Damit das Klingeln der Kasse weiterhin Freude bereitet, ist es wichtig, dass Dein Kassensystem stets auf dem neusten Stand der gesetzlichen Entwicklung ist.

Zum Abschluss geben wir Dir drei To Do’s mit auf den Weg, mit denen Du für die Registrierkassenpflicht gewappnet bist.

  • Prüfe, ob Dein bestehendes System alle Anforderungen erfüllt oder aufgerüstet werden muss.
  • Bereite Dich für eine Kassennachschau schon heute vor. Briefe Deine Mitarbeiter und lies Dir unsere vier Tipps durch, wie man bei einer Betriebsprüfung gelassen bleibt.
  • Lasse Dich beraten. Auch wenn wir hier versucht haben, Dir alle Infos gut aufzubereiten, bleiben doch manchmal ein paar Fragen offen. Rufe uns gerne an, um Fragen rund um elektronische Kassensysteme, die Registrierkassenpflicht und die neusten gesetzlichen Änderungen persönlich zu besprechen, damit auch Deine Kasse 100% finanzamtkonform ist und bleibt. 

Du brauchst jetzt eine neue Registrierkasse?

Dann lass uns Dir doch einmal unser intelligentes iPad Kassensystem zeigen. Durch automatische Updates ist es nicht nur stets 100% rechtskonform, sondern unterstützt Dich auch in allen anderen Geschäftsbereichen, um Deine kostbare Zeit zu sparen. 

Für Gastronomen haben wir natürlich auch ein passendes Kassensystem Gastronomie mit branchenspezifischen Expertenfunktionen. 

Vereinbare hier einen unverbindlichen Beratungstermin. Gerne antworten wir Dir alle Fragen und demonstrieren Dir kurz, wie Tillhubs Kassensysteme funktionieren.

Was muss ich an der Kasse beachten?

Besonders an der Kasse sollte man der eigenen Kundschaft höflich, hilfsbereit und zuvorkommend entgegenkommen. Du musst nicht den ganzen Tag mit einem aufgesetzten Lächeln im Laden stehen. Es hilft bereits ein offenes Ohr für Kundenprobleme und -fragen zu haben.

Wie viel Geld darf man in der Kasse haben?

August 2021 gelten neue Regeln der Finanzaufsicht Bafin. Bei Bargeld-Einzahlungen über 10.000 Euro müssen Banken und Sparkassen von Kunden einen sogenannten Herkunftsnachweis verlangen. Eine Obergrenze, wie viel Sie einzahlen dürfen, gibt es weiterhin nicht.

Was muss in der Registrierkasse erfasst werden?

Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:.
Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens..
fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden..
Tag der Belegausstellung..
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung..

Wie führe ich eine Kasse richtig?

Jeder Eintrag muss folgende Details enthalten:.
Kennzeichnung der Buchung als Einnahme oder Ausgabe..
Datum der Kassenbewegung..
Fortlaufende Belegnummer..
Betrag und Währung der Bareinnahme oder -ausgabe..
Umsatzsteuersatz in Prozent..
Umsatzsteuerbetrag..
Erklärender Buchungstext..
Endbestand der Kasse..