Serienbrief wenn dann sonst anrede

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Wenn Sie in einen Serienbrief drei verschiedene Anreden nutzen wollen, so können Sie diese schon in der Datenbank erfassen. Wenn Sie aber eine bereits fertige Datenbank nutzen und die entsprechenden Daten nicht nachtragen wollen, so können Sie sich mit dem „Bedingungsfeld“ behelfen.

Normalerweise können Sie mit diesem Feld nur zwei Anreden verarbeiten lassen. Aber mit einem kleinen Trick können Sie die Anzahl auf mehr als zwei erhöhen.

Gehen wir einmal davon aus, dass Sie Ihren Serienbrief erstellt haben und dass in Ihrer Datenbank eine Spalte mit Bezeichnungen wie „Herr“ und „Frau“ erfasst wurde. Nennen wir diese Spalte „Titel„. Um die Bedingungen für „Sehr geehrter Herr“, „Sehr geehrte Frau“ und „Sehr geehrte Damen und Herren“ o. ä. zu gestalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie an die Stelle, an der die Anrede im Dokument stehen soll.
    
2. Wählen Sie aus der Symbol- oder Multifunktionsleiste den Eintrag „Bedingungsfeld einfügen“ und daraus den Befehl „WENN…DANN…SONST…“
    
3. Stellen Sie im nachfolgenden Fenster bei „Feldname:“ die Spalte „Titel“ ein, bei „Vergleich:“ lassen Sie die Einstellung auf „Gleich“ und im Feld „Vergleichen mit:“ schreiben Sie den Begriff „Herr“.
    
4. Bei „Dann diesen Text einfügen:“ schreiben Sie „Sehr geehrter Herr“ und bei „Sonst diesen Text einfügen:“ schreiben Sie nichts rein.
    
5. Bestätigen Sie mit „OK“ und benutzen Sie die Tastenkombination [Alt] und [F9].
    
6. Sie sehen jetzt die Funktion
   { IF { MERGEFIELD TITEL } = „Herr“ „Sehr geehrter Herr“ „“}
    
7. Klicken Sie nun zwischen dem letzten Paar der Anführungszeichen und wählen Sie wieder aus der Symbol- oder Multifunktionsleiste den Eintrag „Bedingungsfeld einfügen“ sowie daraus den Befehl „WENN…DANN…SONST…“
    
8. Stellen Sie im nachfolgenden Fenster bei „Feldname:“ die Spalte „Titel“ ein, bei „Vergleich:“ lassen Sie die Einstellung auf „Gleich“ und im Feld „Vergleichen mit:“ schreiben Sie den Begriff „Frau“.
    
9. Bei „Dann diesen Text einfügen:“ schreiben Sie „Sehr geehrte Frau“ und bei „Sonst diesen Text einfügen:“ schreiben Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“ hinein.
    
10. Jetzt lautet die Funktion so:
    { IF { MERGEFIELD TITEL } = „Herr“ „Sehr geehrter Herr“ „{ IF { MERGEFIELD TITEL } = „Frau“ „Sehr geehrte Frau“ „Sehr geehrte Damen und Herren“ }“ }
     
11. Bestätigen Sie mit „OK“ und verwenden wieder die Kombination [Alt] und [F9].
     
12. Fertig.

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HINWEIS: Möchten Sie weitere Verschachtelungen einbauen, so müssen Sie stets bei „Sonst diesen Text einfügen“ das Feld leer lassen und dort mit einer weiteren WENN-Funktion ansetzen.

Übrigens, in einigen Versionen heißt es statt „MERGEFIELD“ eventuell „SERIENDRUCKFELD“.

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22. September 2014

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie in einem Word Serienbrief die Anrede mit der Wenn-Dann-Sonst-Regel persönlicher gestalten können.

Hinweis: Der Ablauf ist in Word 2007 und Word 2010 identisch.

Anstatt Formulierungen wie

• Sehr geehrte Damen und Herren,
• Sehr geehrte(r) Frau oder
• Sehr geehrte(r) Herr

zu verwenden, können Sie in einem Serienbrief  mit der Wenn-Dann-Sonst-Regel die passende Anrede, also „Sehr geehrte Frau“ beziehungsweise „Sehr geehrter Herr“, automatisch erstellen.

Im Artikel Adressdatei für einen Word Serienbrief in Excel erstellen wird erklärt, wie die persönliche Anrede mit einer Excel-Formel bereits in der Adressdatei als eigenes Feld erzeugt werden kann.

Es geht aber auch anders. Anstelle einer Formel in Excel kann dafür auch eine Regel in Word verwendet werden.

Sollten Sie also bereits eine fertige Adressdatei ohne ein Feld mit der persönlichen Anrede haben, können Sie diese auch direkt in Word erstellen.

Word Serienbrief erstellen

Beginnen Sie damit Ihren Serienbrief zu schreiben und führen Sie ihn mit der Adressdatei zusammen. Wie das geht, ist im Artikel Word 2010 Serienbrief erstellen beschrieben.

Anrede mit persönlicher Begrüßung einfügen

Wechseln Sie oben im Menü gegebenenfalls auf den Reiter Sendungen.

1. Positionieren Sie den Cursor an die Stelle, an der die Anrede stehen soll.
2. Klicken Sie im Menü auf Regeln.
3. Wählen Sie die Option Wenn… Dann… Sonst…

Wenn… Dann… Sonst… Regel anwenden

Es öffnet sich ein Dialog mit dem Titel Bedingungsfeld einfügen: WENN mit dem Sie eine Regel erstellen können.

Wählen Sie in der Auswahlliste von Feldname: das Feld aus, in dem Sie in der Adressdatei die Anrede abgelegt haben. In diesem Beispiel wurde es Anrede genannt.

Füllen Sie anschließend die restlichen Felder der Regel aus.

1. Wählen Sie in der Auswahlliste von Vergleich den Wert „Gleich“.
2. Geben Sie im Feld Vergleichen mit den Text „Herr“ ein.
3. Geben Sie im Feld Dann diesen Text einfügen den Text „Sehr geehrter“ ein.
4. Geben Sie im Feld Sonst diesen Text einfügen den Text „Sehr geehrte“ ein.
5. Klicken Sie auf OK um die Regel zu speichern und zu aktivieren.

Das Fenster wird geschlossen und an der Position des Cursors erscheint nun der Text „Sehr geehrte“. Wenn Sie darauf klicken wird er grau hinterlegt, da es sich um ein Regelfeld handelt.

Vervollständigen Sie die Begrüßung, indem Sie die Felder für die Anrede (Herr/ Frau) und den Nachnamen einfügen.

• Wie das geht, ist im Artikel Word 2010 Serienbrief erstellen beschrieben.

Setzen Sie dabei zwischen den Feldern ein Leerzeichen.

Sie haben die Anrede mit persönlicher Begrüßung fertig gestellt.

Sie lautet nun abhängig vom Inhalt des Feldes Anrede „Sehr geehrter Herr“ oder „Sehr geehrte Frau“.

Word Serienbrief Datum aufbereiten

Wenn Sie ein Datum in Ihrer Adressdatei haben, zum Beispiel einen individuellen Termin für jeden Empfänger, lesen Sie den Artikel Word Serienbrief Datum aufbereiten.